リモートワークの本当の課題って？実は集中力です。

今や本当の課題は『集中力』です。

コロナウイルスが流行っています。今では誰もがオンライン会議を行い、家から仕事をして、フレックスタイムを使うことができます。今や本当の課題は『集中力』です。これから世界経済への影響は加速するでしょう。イベントや観光業界は、最も大きな影響を受けています。パフォーマンス向上にフォーカスしている私としては、この状況での良い側面も垣間見えています。人事部門や最高経営層が実現困難と考えていた働き方が、わずかな日数で、承認され、有効になりました。何が問題だったのでしょう？今、問題は何でしょう？そこから改善して、以前の方法に逆戻りしないようにするには、何をすべきでしょうか？

何が問題だったのでしょう？

日本企業は、一般的に従業員を信用しない傾向があります。そして信用は相互的な属性であるので、従業員も会社を信用していません。2016年の Edelmanの研究によると、調査した28カ国中、日本は自分の会社を最も信用していないという結果でした。シンガポールでは従業員の73%が、インドは83%が自社を信用していますが、日本は40%で最低でした。最高の信用はメキシコの89%で、 アメリカは64%でした。


自分のチームを信用してなければ、重要な決断を行わせるため権限委譲は行いません。決断は経営層に持ち帰り状況が厳しくなるとその階層は強固になります。 しかし、今回は違いました。メディアの過剰報道は、皆を警戒させ、大人数が集まるリスクに皆悩みました。コロナウイルスは特に高齢者に厳しいようで、60歳を超える割合が世界で最高の国である日本では特に不安なことです。


私見では、本当に大きな効果があったのは、早期に学校を閉鎖したことです。親は子供だけ家に置き去りにはできません。企業は突然1か月の休暇を与えることはできません。従業員もどこにも旅行に行けないのに有休を使いたくありません。だから、多くの人が自らリモートワークを開始したのです。顔を合わせる会議をオンライン会議に変え、出社する必要がある場合には、混雑した電車を避けるため、最終的には作業スケジュールの変更が許されたのです。


WelcomeHRで働く社員は、いつも柔軟なポリシーがあるので、世間が当社のように働き始めたと感じています。:-) 家や自宅近くのカフェから仕事をしたり、電車での移動を制限して。

今は何が課題でしょうか？

現在、最大の課題。実は『集中力』です。自宅から仕事をするための意志や力、集中力が全員にあるわけではありません。職場をジムと考えてみましょう。誰でも家でエクササイズはできますが、ジムに通う選択をします。ジムには、特別なマシンがあり、同じことをしている人たちがいて、何をすべきか教えてくれるサポータがいます。ジムは、エクササイズしたくなる環境を作り出しています。同じ論理がオフィスにも当てはまります。だから、仕事のムードになるために、オフィスに通勤するのです。


リモコンを争っているこどもが二人いる時に、自宅で集中できますか？大音量の音楽が聞こえ、絶えず周囲に人が出入りするカフェで、集中できますか？ 完璧な答えはわかりません。自分で試して効果のあったテクニックなら教えることができます。


1- 静かさを買おう：
ノイズキャンセル・ヘッドフォン/イヤホン。 耳を閉じることはできません。危険な時に私たちが生き延びさせたこの耳というメカニズムが、今やストレスレベルを不必要なほどに高めています。優れたノイズキャンセル製品は約2万円で買えます。でも、生産性が向上するのですぐに元が取れます。音楽を聴きたくない場合でも、静かさを買えるのです。


2- 頭脳をリセットする：
簡単な3～5分の呼吸法による休憩テクニック。 カフェでもどこにいてもかまいません。PCを閉じて、5分タイマーをセットし、目を閉じてただ深呼吸しましょう。上級レベル1では、呼吸する回数を数えます。上級レベル2では、心臓のあたりに意識を集中し、安らぐことを考えましょう。https://www.heartmath.org/articles-of-the-heart/the-math-of-heartmath/heart-focused-breathing/&ved=2ahUKEwip18rvprToAhUbK6YKHR1rB38QFjABegQICxAJ&usg=AOvVaw3TFftyV-cldHYzhrr0BGGl


3- 集中を維持する：
仕事を始める前に、前日の夜または当日の早朝に作業リストを作成しましょう。そのリストに優先順位を与えます。そうしてリストに従い、順番に項目をチェックします。

そこから改善して以前の方法に逆戻りしないようにするには何をすべきでしょうか？

オフィス空間ほどの広さは不要で、お互いに信用できることにみんなに気付いてほしいと思います。しかし、それを証明するには二つの項目に全員で一緒に取り組む必要があります。


1- パフォーマンス：
パフォーマンスは会社の中でのあなたの役割次第で、売上、ボリューム、それとも品質かも知れません。このような極めて厳しい時にパフォーマンスをできるだけ高く維持すれば、後でやるための手段を作ることができます。「コロナウイルス危機の間、リモートで仕事をしながらこれをやったことを思い出そう。自由を維持できるならば、そのレベルを維持できる」。


2- コミュニケーション：
PCで仕事をしている場合、あなたが本当に仕事をしているか、Youtubeを見ているだけなのか誰にもわかりません。何をしているのかマネージメントや同僚がわかる唯一の方法は、あなたの机を通りすぎるか、オンラインでやり取りするかです。Slack、Chatworks、Line works、MotifyHRなど、好みのツールを選んで今何をしているかを共有しましょう。応答時間も重要ですが、常に更新しフィードバックを求め、他人の更新にコメントすることが不可欠です。面倒なことは承知していますが、オンライン環境上でプレゼンスを示すために、これまでに分かっている唯一の方法がこれです。一度習慣化すれば、あなたがどこにいても仕事しているという信用が得られます。


この危機を乗り越え、将来あなたの利益として使えるよう、お役に立てれば幸いです。 Welcと当社は、スマートフォンから入社するための手続き全てをデジタル化するお手伝いも行っています。もっと柔軟なワークスタイルのお役に立てればと思います。
コメントやご要望があれば、ぜひお聞かせください。

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Corona Virus came and now everyone can do remote meetings, work from home and use flexible time. Concentration is a real challenge now.


For sure, the impact on the world economy will be tremendous. The event and the tourism industry are the ones who will suffer the most. As a work performance enthusiast, I see a bright side to it all. Several work practices that were considered too hard to implement by HR and high-upper management got approved and were effective in a matter of days. What was the problem? What is the Challenge now? What should we do to improve from there and keep from going back to the old ways?


What was the problem?


Japanese companies, in general, tend to not trust their employees. And because trust is a mutual attribute, employees distrust their company as well. In 2016, A study from Edelman https://www.weforum.org/agenda/2016/03/where-do-employees-trust-their-companies-the-most/ shows how Japan had the lowest trust of the 28 countries surveyed. While in Singapore 73% of employees trust their companies and in India 83%, Japan was the lowest with 40%. Mexico had the highest trust with 89% and the US had a 64% score.


If you don’t trust your team, you don’t empower them to make important decisions. You bring the decisions back to top management and when things get hard, you make the hierarchy stronger.


But this time it was different. The media over coverage made everyone alert and the risks involved with mass gatherings made everyone worried. Coronavirus seems to be especially strong with the elder, and in the country with the highest percentage of people over 60 in the world, that is very alarming.


In my opinion, what really made all the difference was the early closure of schools. Parents could not leave their kids alone at home and the companies could not suddenly give a full month Holliday. Employees also did not want to use their holidays since they can’t really travel anywhere. So a lot of them started doing remote work on their own, changing face meetings to online meetings, and, if they needed to be at work, they were finally allowed to change their work schedule to avoid the crowded trains. At WelcomeHR we always had a flexible policy, and my feeling is that people just started working like us. :-) From home and from the Coffee shops around their houses, limiting their train rides.




What is the Challenge?


The biggest challenge now is actually concentration. Not everyone has the will power and concentration to work from home. Try to think of the workplace as a gym. Anyone can exercise from home, but we choose to go to the gym because they have special machines, there are other people doing the same, there are supporters that will teach you what to do. The gym creates an environment for you to feel like exercising. The same logic can be applied to the office. So you go to the office because it puts you in the mood to work.


How can you concentrate from home when you have 2 kids fighting all the time for the remote control? How can you concentrate on a Cafe where there are loud music and people coming and going all the time around you?


I don’t have a perfect answer. I can only share the techniques that I tested and worked for me.

1- Buying Silence: Noisy Cancelling headphones/earphones.
You can’t close your ears and that mechanism that kept us alive during dangerous times, now unnecessarily keep our stress levels high. A good one will cost you somewhere around 2man yen. But the boost in productivity pays it off very quickly. Even if you don't want to listen to music, silence can be bought.


2- Reset the Brain: Simple 3-5 minute breathing break technique.
You can be in a cafe or anywhere. Close the PC, put a 5 min timer, close your eyes and just breathe deeply. For Advanced level 1, count the number of times you are breathing. For Advanced level 2, focus on the heart area and think of something that makes you peaceful. https://www.heartmath.org/articles-of-the-heart/the-math-of-heartmath/heart-focused-breathing/&ved=2ahUKEwip18rvprToAhUbK6YKHR1rB38QFjABegQICxAJ&usg=AOvVaw3TFftyV-cldHYzhrr0BGGl


3- Keep the focus: make a list of tasks the night before or very early in the day, before any work starts. Put that list into priority order. Now just follow the list, checking items in the order.




What should we do to improve from there and keep from going back to the old ways?


I hope people will notice they don't need as much office space and that they can trust each other. But to prove that, we all need to work together on two items:


1- Performance.
That might be sales, might be volume, might be quality depending on your position in the company. So keep performance as high as possible during those extreme days so you can create leverage to do it after. "Remember that I did that while working remotely during the Corona Virus crisis? I can keep up on that level if I can keep the freedom.


2- Communication.
When you are working on a PC, nobody knows that you are really working or just watching YouTube videos. The only way management and colleagues know what is going on is if they pass through your desk or you communicate with them online. Slack, Chatworks, Line works, MotifyHR, etc, choose your weapon of choice and share what you are doing. Response time is also important, but constant updates, requests for feedback and comments on other people's updates are essential. I know it is troublesome, but that is the only way we know so far to show presence in the online environment. Once this becomes a habit, you build trust that you can be anywhere and will be present at work.




Hope this helps you to go through the Crysis and use it to your advantage in the future.
WelcomeHR also helps to digitalize all the procedures to join a company from the smartphone, so we hope to be of help for a more flexible workstyle. Any comments and questions, I would love to hear from you at dore@motify.work

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