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人事総務担当者必見! テレワークの始め方。メリットや導入の手順、ポイントを紹介

2020.01.28

 時間と場所にとらわれず、柔軟な働き方を実現する「テレワーク」。働き方改革の推進により、積極的に導入する企業も増加傾向にある。また、今期に開催を控えた東京オリンピックの影響による、通勤混雑対策の一つとしてこれから導入を検討する企業もあるのではないだろうか。

 テレワークの導入にあたっては、人事総務担当者として社内ルールの整備やセキュリティ対策など、入念な準備を漏れなく進めることが必要だ。今回は、テレワークの種類と導入することのメリットに加え、スムーズで効果的な導入をするための手順と気を付けたいポイントについて見ていく。

目次

●テレワークの種類と導入するメリット
●テレワーク導入の手順
●テレワークを導入する際のポイント

テレワークの種類と導入するメリット

 テレワークとは、離れた場所という意味を持つ「tele」と、働くという意味を持つ「work」を合わせて作られた言葉で、情報通信技術(ICT)を活用した、時間と場所にとらわれない柔軟な働き方のことを指す。ここでは、テレワークを始めるときに知っておきたいテレワークの種類と導入することで得られるメリットについて見ていく。

テレワークの種類

 テレワークは、働く場所によって「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」といったの3つの種類に分けられる。

 一つ目の「在宅勤務」とは、会社のオフィスに出勤をせずに自宅を就業場所として働くこと。エンジニアやプログラマーなど、パソコンを使う専門職で取り入れやすいと言える。二つ目の「モバイルワーク」は、移動中やコワーキングスペースなどで、パソコンやスマートフォンを使って働くテレワークだ。営業職などの外出が多い職種に向いていると言えるだろう。三つ目の「サテライトオフィス勤務」は、サテライトオフィスやテレワークセンターなど、本社から離れた場所に設置されたオフィスで働くことを指す。「オフィスへの出社義務はないが、自宅のインターネット環境が整っていない」「全国にスタッフがいるが、オフィスを構えていない」といったケースで用いられる働き方だ。

 自社でテレワークを導入する際には、どの種類が適しているのかを業務内容と合わせて検討しよう。

テレワークを導入するメリット

 テレワークを導入することのメリットとしては、社員の通勤時間や移動時間の削減と通勤混雑によるストレス回避が挙げられる。空いた時間は、自己啓発や趣味の時間として有効に利用することもできそうだ。また、育児や介護を抱える社員にとっては、在宅勤務などを取り入れることによって、ワークライフバランスの実現がしやすくなるだろう。
 
 一方、企業にとってのメリットも多い。例えば、社員の居住地がオフィスの場所に左右されないことで、結婚などのライフイベントが離職につながる影響も最小限に留めることができそうだ。また、社員のストレス緩和や有意義な時間の使い方が可能になることで、生産性の向上も期待できるだろう。

テレワーク導入の手順

 テレワークは、柔軟な働き方を実現する効果的な手段としてさまざまな企業から注目を集めている。一方、導入体制やルール整備が不十分な状態で導入を進めると、トラブルや失敗に繋がる可能性もあるようだ。ここでは、実際にテレワークを始める際に理解しておきたい手順を紹介する。

手順①導入目的を決め、課題を把握する

 テレワーク導入の際に最も大切なことは、導入の目的を明確にすることだ。そのためには、経営側だけでなく、社員からの意見も十分にヒアリングすることが必要となる。自社におけるメリットや導入するテレワークの種類などは明確にしておきたい。目的について、双方の認識を揃えることができたらガイドラインなどを策定し共有しよう。

 その後、具体的な検討段階に進んだら、テレワーク導入において労務管理や人事評価など、改正が必要となるものを洗い出すことが必要だ。現状の課題を正確に把握できるよう努めたい。

手順②テレワーク推進体制を構築し、社内ルールを作成する

 テレワーク導入にあたって生じる課題を把握した後は、推進体制の構築に着手しよう。スムーズに導入するためには、社内の各部署が導入する目的と意義を理解することが必要と言える。プロジェクトチームを設置し、テレワーク導入に向けた社内のルールづくりを行うことも効果的な手段となりそうだ。

手順③ICT環境の整備とセキュリティ対策を行う

 テレワークの導入には、ICT環境の整備が不可欠と言える。リモートデスクトップやクラウド型アプリケーションの利用、会社で使用しているパソコンの持ち出しを可能にするなど、仕組みを整えることが必要だ。それぞれのITツールを導入する際には、社外からの不正アクセスや情報漏洩が生じるリスクがあることも忘れてはいけない。徹底したセキュリティ対策を行う意識も求められそうだ。

手順④テレワークのトライアルと評価を行う

 実際にテレワークを運用するときは、事前に十分なトライアルと評価を行うことが大切だ。量的評価の視点では顧客対応や情報処理における件数、時間がどのように変化したかについて効果測定を行うと良いだろう。また、質的評価では業務改善や業績、仕事への満足度における効果について確認したい。

テレワークを導入する際のポイント

 テレワーク導入の際は、今後生じる可能性のあるリスクを洗い出し、それに対する対策を考えることも重要だ。また、新たにテレワークを導入する際はコストがかることを懸念する会社もあるだろう。ここでは、テレワークを導入する際に押さえておきたいポイントについて見ていく。

コミュニケーション環境を整える

 テレワークの導入によって、通常であればオフィスで行えていた社員同士の会話の機会が減少し、「相手の顔が見えない」「情報共有が不十分」といった課題を抱える企業もあるようだ。コミュニケーション不足が生じないようにするためには、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどの活用を検討すると良いだろう。テレワーク利用者のモチベーションや業務効率が低下しないよう、十分な配慮が必要だ。

勤務状況の管理を行う

 テレワークの導入においては、労務管理の方法についても検討することが必要になる。リアルタイムで社員の勤務状況を把握するためには、始業や終業時間の記録可能なクラウド型の勤怠管理システムの導入を検討するとよいだろう。その際、対象社員全員が問題なく使用できるツールを選択したい。

「時間外労働等改善助成金」を活用する

 テレワークという新たな働き方を導入することで、企業には少なからずコストが発生するだろう。導入を検討している企業が中小企業である場合、「時間外労働等改善助成金助成金」の申請が可能だ。テレワークコースとも呼ばれる助成金で、時間外労働や長時間労働改善に向けてテレワークを推進する企業を支援するために作られている。自社における助成条件や助成額などを確認し、よりスムーズな導入と効果的なテレワークの実現を目指したい。

まとめ

 テレワークを導入するときは、事前に明確な目的を持つことが重要だ。そのためには、導入することでどのような課題を解決したいのかを考え、自社においての効果や得られるメリットを確認できると良いだろう。

 また、初めてテレワークを導入する場合は、入念な準備と検討の後、必要な手順を踏みながら進めることが必要となる。夏に開催を控えた東京オリンピック・パラリンピックに備え、自社においてテレワークが効果的に働くような運用方法を検討し、新たな働き方の実現を目指してみてはどうだろうか。