業務が煩雑になる原因は「コミュニケーション方法」多忙な総務担当者を業務から解放するツールとは？【Chatwork株式会社 小野 喜彦 氏 インタビュー記事】

　総務部では通常業務に加え、問い合わせ対応や確認作業などの「連絡業務」が業務時間の多くを占める。その原因は非効率なコミュニケーション方法にあり、それを解決する手段として、Chatworkが活用されている。Chatwork株式会社のソリューション＆マーケティング本部で、自身も前職は総務担当だった小野 喜彦氏に、詳しいお話を伺った。

中小企業の総務担当者は毎日幅広い業務に追われている

　総務部は会社全体の業務を円滑に動かす役割を担っており、経理、労務、人事など、幅広い場面で対応を求められることも多い。また、さまざまな部署から「何でも屋」的に頼られるので、イレギュラーな対応も多く、時間外労働も増えてしまいがちだ。

「私自身も前職で総務部に在籍していましたが、連絡方法はメールや電話だけでなく、確認作業のために社内を駆け回り、バタバタしていることがよくありました。特に繁忙期は伝達ミスや依頼事項の漏れ、期日超過などが発生することもあり、一層慌ただしくなります。今振り返ると、多くの時間を費やしていたのが、業務の合間合間で口頭や電話で依頼される連絡手段に関係する時間でした。口頭や電話でのやりとりは、業務が一度中断されてしまう上に、抜け漏れが発生してしまいがちです」と小野氏は語る。

伝達ミスが防げ、連絡業務が楽になる「Chatwork」

　バックオフィスの仕事の中でも特に時間を取られるのが、メールや電話などの「連絡業務」だ。メールをチャットに変えることで、「お疲れさまです」などの枕詞や宛名、件名を毎回入力する手間がなくなる。また、メールは手紙形式のため、一度のやりとりが完結するまでに時間がかかるが、「Chatwork」なら業務ごとに関係者全員が会話形式でやりとりできるので、メールよりも広範囲でスピーディーに情報が共有できる。

「実際にChatworkを導入された企業様からは、メールが10分の1、電話は30％、会議の時間が半分以下になったというお声もいただいております。現状の無駄を省き、円滑に情報を回す仕組みを作ることで、業務過多の問題は改善できるのです」（小野氏）

当たり前に思っていた紙利用、FAX、回覧にも多くの無駄が発生

　バックオフィスの業務では、FAX、付箋、回覧などのほかに、給与計算のための情報、勤怠管理情報など、紙で提出される資料のやりとりが多く、資料をファイリングするなど情報管理業務が発生している。

　しかしChatworkなら、紙で行っていた資料データの送受信も行え、日々やりとりしたメッセージは文面として記録されるので、改めて情報管理をすることなく、検索機能で簡単にメッセージを見返すことが可能だ。

「Chatworkにはファイルの送受信だけでなく、タスク管理機能も備わっており、チャット上でのやりとりをそのままタスクに反映することも可能です。そのため、資料を探す手間が削減できるだけでなく、今まで付箋や紙で依頼されていて、つい期日を忘れてしまっていたようなタスクの抜け漏れ防止にも役に立ちます」（小野氏）

操作がシンプルだから誰でも使え、セキュリティ面も万全

　Chatworkは操作がとてもシンプルで、PCなどの操作が苦手な方でも使うことができる。実際に、70代の方が活用されている事例もあるほどだ。また、連絡業務の効率化はどこの部署でも行えるので、社内全体の業務効率化も実現可能だ。

　では、会社で利用する上で大切なセキュリティの問題はどうなのだろうか？

「Chatworkは、プライベート向けのSNSとは違い、会社側で社員のアカウント管理ができるため、情報漏洩などの心配もありません。また、ISO27001（ISMS）という国際的なセキュリティ規格を取得しており、やりとりはすべて暗号化されるため、導入企業の中には弁護士や司法書士など士業の事務所や、銀行なども数多くございます。ですので、仕事上利用する資料のやりとりなどは安心して行っていただけます」（小野氏）

バックオフィスの業務効率化を進めるための第一歩とは？

　本記事で述べたように、効率化が難しいと思われていたバックオフィス業務も業務効率化の余地は大きく残されている。特に多くの社員とかかわるバックオフィス業務は、業務連絡の手段を見直すことでメールや電話にかける時間を短縮できるだけでなく、タスクの属人化や抜け漏れを防ぐことができる。総務担当者が積極的に業務効率化を推し進めることで、部内だけでなく会社全体の生産性向上にもつながる。

「今は、総務部主導で働き方改革や業務効率化を推し進めている企業様も多く、少しの効率化の動きで大きな効果を出すことが可能になってきました。その流れを受けてChatworkは国内20万社以上に導入いただいており、多くの企業様の業務効率化にも活用いただいています。

　一方、多くのお客様から『業務効率化を進めるには、まず何をすればいいか？』とご相談をいただくことがあります。その際、私がお勧めさせていただいている業務効率化の第一歩は、自分や部署の『業務の無駄チェック』を行うことです。全く新しいことを始めることは難しく、大きな覚悟が伴うかと思いますが、今まで自分や部署が行っていることのチェックでしたら、今すぐに始めることができます。その自社の状況を確認した上で、同じような悩みを持っている企業や、業務改善を実現した企業の事例を自社に適用することが、業務効率化への確実なステップかと思います」（小野氏）

「Chatwork」が選ばれる3つのポイント

1.　誰にでも使える簡単な操作性
2.　情報共有とタスク管理が容易に
3.　国際基準のセキュリティ体制

お問い合わせ先情報

Chatwork 株式会社
メールアドレス：startcw@chatwork.com
対応時間　　　：平日
ホームページ　：https://go.chatwork.com/ja/

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