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電子帳簿保存法とは?改正で保存できる書類と手続き方法をわかりやすく解説

2022.01.14

「電子帳簿保存法」が改正され、2022年1月1日より施行される。電子帳簿を未導入の企業への間口を広げるような規制緩和も多く、今後ペーパーレス化を進めるために電子帳簿を導入しようという企業もあるだろう。今回は法改正のポイントと、改正に対応している会計ソフトを紹介する。

2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正のポイント

今回の改正によって現行法とどういった点が変わるのか、押さえておきたいポイントについて詳しく解説していく。

● 電子データで受け取った取引情報を紙で保存できなくなる
現行法では、電子データで受け取った取引情報は紙でも電子データでも保存可能だった。しかし法改正後は、電子データは電子データでの保存のみが認められる事になる。

● 電子は電子データで。紙は紙印刷か電子データで保存し「保存法」を徹底する
電子データは電子データでの保存のみが法的に認められるが、紙に関しては紙のままでもスキャンして電子保存でもどちらでも可能だ。

今回の規制緩和は電子化を促進するため。2種類のデータを1つにまとめるためには電子データ一択しかない。それにより、企業の電子データ化を促す狙いがある。

● タイムスタンプなどでデータの「真実性の確保」ができるようにする
「真実性の確保」とは、ファイルがいつ受け渡され、変更されていないかを証明することだ。
そのために利用されているのがタイムスタンプ。

電子データの作成日時や改変されていないことを証明するもので、現行法では電子データの発行者も受領者もスタンプを付する必要があった。

しかし今回の改正により、受領者側がデータを改変できないシステムやサービスを利用していればタイムスタンプなしにデータを受け取れるように改変された。

ただ、タイムスタンプの利用には1件あたり数万円以上かかるとされ、負担が大きい。タイムスタンプを使わず「真実性の確保」をするために、データの訂正削除の防止に関する事務処理規定を整備するという方法もある。

具体的にはデータを受け取った際のどうのように社内フローで回したのか、変更や削除を行う場合はどういった手順で行うのか、管理はどのようにするのかを記載した書類だ。国税庁にひな型が用意してあるので参考にしてほしい。

● ファイルの命名規則を設計して「可視性の確保」ができるようにする
保存した電子データファイルに命名規則を設定して、「可視性の確保」をすることも今回の改正ポイントだ。電子データをすぐに検索して取り出せるように保存しなければならず、「日付」「取引先名」「取引金額」の3つの項目でデータを検索できるようにしておく必要がある。具体的な方法については後述する。

電子帳票保存法の対象書類

電子帳票保存法の対象となる書類にはどんなものがあるのか、チェックしていく。

①会計関連書類
主に経理業務で使用される会計関連の書類。対象となる書類は以下の通りだ。
仕訳帳
売掛金元帳
仕入帳
買掛金元帳
固定資産台帳など

②決算関連書類
経理業務の中でも決算時に利用する書類も対象となる。
棚卸表
貸借対照表
損益計算書
その他、決算関連書類

③取引関係書類
他社と取引をする際に利用する書類も電子帳票保存法の対象だ。
契約書
領収書
預金通帳
見積書
請求書など

多くの種類の書類が対象となるため、各部署の担当者にしっかりと認知してもらうようにしたい。

「受け取ったPDFをフォルダに保存」では要件を満たせない改正電子帳簿保存法

「受け取った電子データをフォルダに保存する」というだけでは今回の改正での保存法要件は満たせない。前述した「可視性の確保」をするためにはデータを簡単に検索し、素早く取り出せるようにしなければならいないのだ。具体的な方法について解説していく。

・ 日付、金額、取引先の3つの項目で検索できること
まずは「日付」「金額」「取引先」の項目それぞれでファイルが検索できるようにしなければならない。方法としては3つ。もっとも簡単なのがファイル名に3つの項目を入れてしまうことだ。全部署でファイル名の付け方を統一してしまえばその後の検索も楽にできる。

もう1つはExcelなどで索引データを作り、ファイル名と日付、金額、取引先を連動させるというもの。この場合はファイルを作る手間があるが、ファイル名が長くなることは避けられる。

最後が法改正に対応した電子ソフトを導入すること。この場合は、担当者は特に難しい作業をすることなく検索できるようになる。

・ 日付、金額は範囲を指定して検索できること
日付、金額の範囲を指定して検索できるようにすることも、今回の法改正で求められる。そのためにはファイル名を変更しただけではできない。

Excelなどで索引データを作る必要がある。または会計ソフトを導入すれば、一括管理ができるようになっており、管理・整理業務は不要だ。また、税務署の質問検査権に基づくダウンロード申請に対応すれば、検索範囲の指定は不要だ。

・ 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること
上記の範囲を指定しての検索同様、2つ以上の項目で検索するためにも、索引データが必要だ。ただ、会計ソフトがあれば索引データの作成が不要、税務署の質問検査権に基づくダウンロード申請に対応すればそもそも検索範囲の指定が不要になる。

改正電子帳簿保存法で緩和される要件

今回の法改正では、電子データ化を促進するために緩和されている要件が多々ある。詳しくみていこう。

事前承認制の廃止のワークフローの緩和
現行法では電子データでの保存には税務署から事前承認を受ける必要があったが、今回の改正により廃止された。電子データ保存への最初のハードルが取り払われたというわけだ。

タイムスタンプ要件の緩和
現行法では発行者も受領者もタイムスタンプを付する必要があったが、今回の改正で発行者がタイムスタンプを付し、受領者がデータを改変できないシステムやサービスを利用していればタイムスタンプは不要になった。しかし、やはりシステムやサービスを導入している企業に限るので、システムの導入が不可欠だ。

適正事務処理要件の廃止による内部統制の緩和
紙の書類をスキャンして保存する場合、現行法では社内規定の整備やデータと原紙を突き合わせた検査対応が必要で原紙保存が必要だった。今回の改正でこれら要件が廃止となり、原紙の保存も不必要になる。

検索要件の緩和
電子データの保存に際して検索要件があることは前述したが、現行法ではもっと細かな検索条件が必要だった。今回の法改正により3つまで減らすことで、担当者の仕事が大幅に減ることになる。また、税務署の質問検査権に基づくダウンロード申請に対応できるならば、検索範囲についても不要となった。

改正電子帳簿保存法対応の主要会計ソフト

改正電子帳簿保存法対応の会計ソフトを紹介していく。主要な会計ソフトの多くは改正電子帳簿保存法に対応しているが、不安な場合は税理士にも相談してみてほしい。

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まとめ

今回の法改正では規制が緩和された部分もあるが、今まで曖昧だった部分が厳格化した面もある。自社で理解を深めてすべてに対応するには不安も残るだろう。その場合は専門家である税理士に相談することをおすすめする。

大手会計ソフトであれば、法改正にも対応しているため安心して使うことができる。まだ会計ソフトを導入していない企業については、この機会にぜひ導入を検討してほしい。まずは大手3社のトライアルを利用してみてはいかがだろうか。

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