オフィスのミカタとは

増税前に知っておきたい、通勤費管理システム『らくらく定期.net』とは?

2019.05.13

 通勤費は給料と同時に支給される場合が多い。そのうえで、通勤費は定期代の場合、月額上限15万円以内であれば所得税に対して非課税の対象となることから、企業に勤める殆どの方は減額されることなく通勤費を受け取れるだろう。

 しかし、通勤費は不正受給の対象となることも少なくない。例えば、バス通勤と申請していのにも関わらず、自転車通勤を行っている場合など、会社が把握していないケースもあり得る。加えて言えば、通勤費に対するルールの規定さえ曖昧な場合も多い。

 そのうえで、ここでは通勤費の不正受給が何を引き起こすのか、通勤費管理をシステム化していないデメリット、通勤管理システム『らくらく定期.net』がどのようなメリットを企業に及ぼすのか、などについて見ていこう。

通勤費管理はコスト削減の重要要素

 企業の就業条件の中で通勤費全額支給という条件は多い。しかし、企業に勤めるすべての人々が通勤における正確な金額を追求しているとは限らない。場合によっては、実際には通らない道や使わない手段を会社に届け出ている可能性もある。

 そうなった場合、会社は通勤費に対して余計なコストを払っていることになり、受け取っている従業員は不正受給となる。

 コストに関して言えば、どのような規模の企業であったとしても従業員の通勤費は正確に把握しておく必要がある。数百人単位が不正受給を行うとは考えにくいものの、仮に100人が月に1,000円ずつ5年不正受給を行ったとしよう。その場合は、5年間で6,000,000円もの金額となる。

 どのような業種の企業であったとしても、年間で数百万円単位の余計なコストがかかることはマイナスにしかならないだろう。

 そのため、企業が務めて通勤費の管理を行う必要がある。転居等によって通勤ルートは変化するものであり、その都度報告する必要があることを会社のルールとしてすでに作ってあると思うが、申請されたルートが適正かどうかの判断を事務担当者に委ねるのではなく、判断基準のルールも決めておいたほうが良いだろう。

 通勤管理システムである『らくらく定期.net』を導入した場合、コスト削減において非常に効果的だと言える。例えば、定期代の自動算出や地図との連携、駅すぱあとなどとの連携があることから、履歴を追うことが可能であり、不正受給そのものがしづらくなる。

 また、アルバイトやパートなどを含めた数百人規模の通勤手段の管理も容易となるだろう。ちなみに、通勤手段は企業に申告したルートで出勤するなどの定めがあり、そのルートから逸脱した場合は、労災なども認められないことがあることも従業員に周知しておく必要がある。

非システム化で起こり得るデメリット

 通勤費の精算に関して、システム化していないことによる弊害は大きく分けて3つある。

1.通勤手段の変化に対応しづらい
 通勤手段は従業員の住居が変わった場合、大きく変化する。しかし、会社側がその変化を把握することが難しいパターンも多い。加えて言えば、申告されている通勤手段通りに通勤している...

記事の続きを読むには、会員登録(無料)が必要です。