働き方改革を強力に推進する勤怠管理クラウド「kincone (キンコン)」

　2019年4月1日より「働き方改革関連法」が施工され、時間外労働の上限規制が大きなポイントとして注目されている。月の残業時間45時間、年間360時間を原則とし、臨時的な特別な事情がある場合でも年間720時間を上限とすることが求められる。法律での定めとなるので、規制を破れば企業に対し厳しい罰則が課せられる。

　中小企業では勤怠管理をエクセルで行っているケースが未だに多く、全従業員の勤怠状況や有給取得状況を正確に把握している企業は数少ない。

　そんな現状の中、株式会社ダイレクトマーケティングゼロ（本社：東京都渋谷区）も、企業の成長に伴い社員が段々と増えるなか勤怠管理および交通費の精算業務に課題を感じていた。それを改善すべく、株式会社ソウルウェア（本社：東京都豊島区）のシステム「kincone (キンコン) 」を採用。

　「kincone (キンコン)」の導入前と後ではどのような変化があったのか、ダイレクトマーケティング ゼロの中田真依 氏と、ソウルウェアの代表取締役 吉田超夫 氏が対談した様子をお届けする。

中小企業にも対応が迫られる働き方改革

吉田：大企業を対象に、働き方改革関連法の一部が今年4月より施行されました。残業時間の上限や、経営陣による社員の労働時間の把握、年間5日以上の有給を取得させる「有給休暇の取得義務化（全企業対象）」の3つが義務づけられています。まずは、御社の働き方改革に対する意識についてお聞かせください。


中田：有給休暇取得率は良いほうなのですが、残業時間が月に80時間を超える社員もいるなど、正直、まだまだ働き方改革への意識は薄いと感じています。今後、社員数が増えていくのに合わせ、しっかり対応しなくてはなりません。すぐには難しいと思いますが、徐々に意識づけをしていく必要があると考えています。

吉田：当社もシステム会社ですので、以前は会社で寝泊まりする社員がいるなど、残業は当たり前でした。しかし今ではそれが激減し、19時前に帰社する社員がほとんどです。それを実現できたのは、全社員にテレワークを認めたことが大きいと思います。満員電車に揺られての通勤は結構辛いもの。疲れているなかでの仕事はパフォーマンスが下がり、その結果残業が増える、という悪循環が起こっていました。でも今は会社に出てきたとしても電車が混む前に帰る、あるいは出社しない者もいるなど、良い働き方ができています。

中田：それは素晴らしいですね。ただテレワークですと、仕事の評価が難しいように感じます。

吉田：基本的には社員を信頼しています。そして当社はエンジニア職がほとんどですので、仕事には成果物があります。2〜3週間でこまめに進捗をチェックするなど、離れていても仕事を評価することが可能です。来年からは中小企業にも働き方改革関連法が施行されますので、おっしゃられたように、少しずつ働き方への意識を変えていく必要があるでしょう。当社は勤怠管理システム「kincone」をご提供することで働き方改革に貢献できるのはもちろん、自社の経験も活かしながら、企業のみなさまをサポートすることが可能です。

勤怠管理と交通費精算にかかる工数を大幅に削減

吉田：御社は2016年から「kincone」の使用を開始されました。導入前までは、どのように勤怠管理を行っていたのでしょうか。

中田：以前は社員が日々打刻するタイムカードを見ながら、バックオフィスの社員がエクセルに手入力していました。月の中盤に一度タイムカードを回収して打ち込み、月初でまた打ち込んでと、1〜2週間もの時間がかかっていて。それはもう、大変な作業でした。そうした労力を減らそうと、「kincone」を導入しています。

吉田：実際に使われてみていかがですか。

中田：1〜2週間かかっていた業務が2日ほどでできるようになるなど、勤怠管理に要していた時間を激的に減らすことができています。余った時間をコア業務に活かすことができるので、本当に有り難いですね。

吉田：「kincone」は交通系ICカードをタッチするだけ、という手軽さもポイントです。しかも、カードの利用情報をベースに、交通費の精算も簡単におこなうことができます。そのあたりの利便性についてはいかがでしょう。

中田：登録は読み取り機にかざすだけと簡単ですし、普段の出退勤もカードをタッチするだけなのでとても便利です。また、出張の多い社員はそれまで交通費を申請するのに1時間ほどかかっていましたが、「kincone」であれば利用した交通機関の情報を瞬時に読み取ってくれるので、精算にかかる労力も大幅に軽減。残業時間を減らすことにも役立っています。

ダッシュボード機能の追加など頻繁にアップデートを実施

吉田：費用感に対するご感想もお聞かせいただければと思います。

中田：先々月、初めて「kincone」の利用明細を見たのですが、月に5,000円ほどで「こんなに安かったの？」と、思わずびっくりしました（笑）。社員1名につき月額200円というのは良心的ですし、コストを大幅に上回るメリットを感じています。またそのほかの類似サービスと比べ、最大2か月とトライアル期間が長いのもいいですね。まだ使ったことのない企業は、安心して試せると思います。またソウルウェアさんはセミナーを定期的に開催していて、導入のコツや、社内で浸透させる秘訣などを聞くことができるのもいいと思います。

吉田：使用されていて、不具合とかはないですか。

中田：日々「kincone」を使用していて感じるのは、非常に丈夫なシステムだということ。勤怠時間に全く誤差が生じませんし、動作ミスとかもありません。

吉田：ありがとうございます。システムなので障害の可能性はつきまとうのですが、「kincone」が過去に重大なトラブル を発生させたことは一度もありません。勤怠管理システムは昔からあるもので、製品によっては古い設計でできているものもあります。しかし当社は後発ということもあり、クラウド上にシステムを構築。クラウドであれば堅牢なうえ、いろいろと機能を拡張することもできるんです。最近も働き方改革関連法を意識して、トップページに「ダッシュボード機能」を付けました。ダッシュボードには残業時間の多い社員の方10名と、有給消化状況を一目でわかるように表示しています。この新機能については、いかがですか？

中田：今までは誰がどのくらい残業しているかをエクセルで管理していましたが、今は一瞬で把握することができ、非常に便利になりました。その機能を活用して残業が多い社員にはアラートし、残業の削減を促すことができています。また有給をいつ取得したかを日々管理できるのも有り難いです。期の終わりに近づいてから有給未消化がわかっても遅いですからね。来年の働き方改革の施行にも、非常に有効だと思います。

吉田：今後、こういう機能をつけてほしいというご要望はありますか。

中田：ほとんどないのですが、強いて言えばデータを好きなフォーマットでエクセルに移行できると助かります。当社は勤怠データを社労士さんに送付しているのですが、集計したデータではなく、すべてのデータをくださいと言われるんです。そのため、「kincone」から抽出されたデータを社労士さん用のエクセルに移行しています。単純な作業ですし、ほとんど時間がかからないものの、それができるようになるとよりうれしいですね。

吉田：近々、エクセルのフォーマットを変えようと計画しているため、そのタイミングで検討させていただきます。今後も定期的にアップデートをおこなっていきますので、ぜひご期待いただければと思います。

定期的なセミナーで便利な使い方が学べる

吉田：ほかの企業が「kincone」を導入する際に気をつけておくべきことはありますか。

中田：直行したときはこういうふうに申請をしましょうとか、社内制度を整えることが必要だと思います。当社の場合は導入前にルールを決めるのに、少し時間がかかりました。また決めたルールは社員に周知させることも重要だと思います。

吉田：どんなシステムを入れるときでも、ルールをつくるというのは大切なことですよね。参考ご意見ありがとうございます。
実は8月7日 に「kincone」のセミナーを開催することとなりました。セミナーでは先ほどご紹介したダッシュボード機能やその活用方法について解説するほか、働き方改革対策として「kincone」がいかに有効か、といったことなどをお伝えします。これから働き改革に取り組みたい企業のみなさまには、ぜひご参加いただければと思います。

■ お問い合わせ先情報

株式会社ソウルウェア
メールアドレス：cs@soulware.jp
対応時間　　　：平日 10:00～18:00
ホームページ　：https://kincone.com/contact

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