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今、オフィスの見直しで、フレキシブルオフィスが注目される理由

2020.06.04

 今、多くの人の働き方が変化している。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、自宅などから業務を行う、リモートワークも定着しつつある。

 一方で、課題も山積している。実際に、リモートワークを行う中で、生産性に影響が出ている企業や、従業員のモチベーション管理が難しいと感じている担当者が多いのではないだろうか。

 そこで、独自のアンケート調査を実施し、リモートワークが抱える課題を考察した。果たして、これからの時代に合った新しい働き方とはどのようなものなのだろうか。

オフィスの抜本的見直しが迫られている

 緊急事態宣言の発令中、人々の働き方は著しく変化した。

 満員電車で通勤をするオフィスワーカーは大幅に減り、その代わりに、在宅で業務を行うリモートワークを実施する企業が急激に増えた。

 これは一時的な現象なのだろうか、それとも今後の働き方にも影響を及ぼすのだろうか。先日実施したアンケートによれば、「今後働き方が変わると思うか」という設問に対し63.3%もの人が「とても思う」と答えている。「そう思う」と合わせると、実に93%の人が今後とも働き方が変わると考えているようだ。不可逆的な流れが読み取れる。

 

 

 働き方が変わるといっても、具体的にはどのような方向に向かうのだろうか。アンケートを行ったところ、79.7%が「リモートワークを織りまぜた働き方への移行を検討している」と回答した。さらに3.1%が「完全リモートワークへの移行を検討している」と回答した。

 

 これは机上の空論ではない。こうした流れを敏感に察知して、多くの企業が実際に「オフィス」の見直しを検討している。アンケートによれば48.4%の企業が「今、オフィスの見直しをしている」「これからオフィスの見直しをする予定」なのだという。リモートワークの導入やオフィスの見直しは、時代背景を鑑みると当然の帰結なのかもしれない。

 とはいえ、リモートワークならではのリスクや課題も多くある。今後リモートワークを導入するにあたって、解決すべき課題を一度確認しておきたい。

リモートワークが抱える課題

 現在、多くの企業がリモートワークを導入している。苛烈な通勤電車からの解放、時間の有効活用など、リモートを歓迎する声が聞こえる一方で、リモートワークが含む課題も浮き彫りになってきた。

 アンケートからは、急激な変化への戸惑いが読み取れる。従業員側の声としては、リモートワークに感じる課題として「仕事とプライベートの切り替えが出来ない」「仕事環境が整っていない」などの声が多く聞こえてきた。今、多くの従業員は在宅勤務を強いられているが、自宅は必ずしも働きやすい環境というわけではないようだ。

 

 一方で、経営側の課題も多くある。アンケートでは「社内コミュニケーションが円滑にできない」「情報セキュリティが担保できない」など、在宅勤務はセキュリティ面での懸念も大きく、早急な対策が必要である。また、コミュニケーション面での課題は、場合によっては新しいアイデアやイノベーション創出の阻害につながりかねない。

 リモートワークを行う上では、そうした課題をひとつひとつクリアしていく必要がある。「セキュリティ」「集中できる空間づくり」「Web会議のためのスペース」など、考えるべき点は多い。そして、全てを在宅勤務で解決するのは容易なことではない。

 緊急避難的な対応を、いつまでも続けているわけにはいかない。そこで新しい働き方の1つとして、「フレキシブルオフィス」という現実的な解決策を紹介したい。

 フレキシブルオフィスといえば、中小企業やフリーランスを中心に利用されてきたイメージがあった。ところが、最近では大企業の利用も見受けられるのだという。フレキシブルオフィスの実態や長所をご紹介しよう。

フレキシブルオフィスのメリット

 フレキシブルオフィスは、その名の通り、「フレキシブル=柔軟」な働き方を迅速かつ柔軟に取り入れられる、新しい時代のオフィスソリューションだ。国内約30拠点で、フレキシブルオフィスソリューションを提供する WeWork では、コワーキングスペース、シェアオフィスなどのサービスの総称と定義している。

 従来型オフィスでもなく、自宅でもない。第三の働く場所として、フレキシブルオフィスという選択肢がある。フレキシブルオフィスには、インターネット設備や電話ブース等、リモートワークに必要な機能が完備されている。また、近年は、1フロア専有で、セキュリティやプライバシーが確保しやすいプランも増えている。

 今、オフィスを見直すにあたって、既存オフィスの課題は多岐にわたる。アンケートからは「不要なスペースが発生している」「柔軟な働き方にあっていない」といった意見から、「運用コストが高い」「セキュリティに不安がある」といった声まで広く聞こえてくる。

 それを踏まえて WeWork に話を伺うと、オフィスの見直しに際して考えるべきポイントは3つあるという。①オフィス費用の削減、②多様な働き方にあったオフィスの整備、③事業継続性の向上だ。そして、これらのポイントをクリアできる可能性があるのがフレキシブルオフィスの魅力である。

 以下、具体的に見ていこう。

①オフィス費用の削減
 たとえば、従業員数500名の企業の場合、従来のオフィスでは人数分のスペースを用意していた場合が多かった。しかし、全従業員が同時にオフィスにいる、という場面は一般的に少ない。

 フレキシブルオフィスの場合、200席だけ用意しておいて、もしそれ以上の従業員が同時にオフィスで仕事をしたい場合は、共用エリアや共用会議室を活用するという方法を選択出来る。これにより、オフィス費用の大きな削減が期待できる。

 また、契約の柔軟性も、フレキシブルオフィスの大きな特徴だ。先行きが不透明な社会情勢では、人員や組織の変動が多いことが想定される。従来のオフィスでは、柔軟にオフィスを運用することができず、費用の無駄が発生する可能性がある。1ヶ月ごとに契約できるフレキシブルオフィスなら、費用の無駄も最小限に抑えらえるだろう。

②多様な働き方にあったオフィスの整備
 1名1ヶ月ごとに、複数拠点でオフィスを契約しやすいのも、フレキシブルオフィスの特徴だ。従業員にとってアクセスがいいエリアに数カ所、フレキシブルオフィスを確保できれば、通勤時間を軽減させ、またリモートワーク等の多様な働き方を支援することも可能になる。特に、従業員数の多い企業にとっては、一度試してみることをおすすめしたい。

③事業継続性の向上
 複数拠点のオフィスを運用することは、オフィス分散の実現にも繋がる。オフィス分散を進めることができれば、様々な外部環境の変化にも柔軟に対応できるようになり、事業継続性の観点からもメリットになる可能性が高い。まさに、フレキシブルオフィスは、今の時代に合ったオフィスと言えるのかもしれない。

 フレキシブルオフィスは、フリーランスや中小企業向けのイメージがあるが、実は今では大企業にとっても選択肢の1つとなっている。

WeWorkで、大企業も新しい働き方を実現

 WeWork は現在、国内約30箇所にフレキシブルオフィスを展開している。都心の一等地にある快適なオフィス空間には、共用エリア、電話ブース、Wi-Fi等、テレワークに必要な機能を完備。

 数あるフレキシブルオフィスの中でも WeWork は、1ヶ月単位、1名から最大数百名までの契約が可能ということもあり、中小企業、スタートアップはもちろんだが、従業員の多い大企業が、数多く契約している。実際、直近で、サテライトオフィスの設置やオフィス分散の需要も増えているという。1フロア専有で、入居企業のプライバシーやセキュリティを確保しやすいプランを用意していることも、非常に特徴的だ。

 今後、自由な働き方が拡がっていく中で、本社スペースを最小限にし、あとは必要に応じてフレキシブルオフィスを活用していくことで、オフィスの運用費用を従来型のオフィスよりも安く抑えられるケースが増加していくだろう。

 いわゆる従来のオフィス同様、もしくはそれ以上に快適な環境で働けるフレキシブルオフィス。WeWork では、問い合わせから入居までを一週間で対応した例もあるほど、迅速かつ柔軟な契約が可能だという。新しい時代の働き方に、一度ご検討してみてはいかがだろうか。

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