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【取材記事】四半期決算もテレワークで完結 マネーフォワードの経理部門で取り組んだ業務効率化

2020.08.31

 ウィズコロナの時代、経理部門の働き方は改革を迫られている。政府がテレワークを推奨する中、経理部門のテレワークは約80%実現できていない※というが、マネーフォワードは月次決算、四半期決算をテレワークで乗り切ったという。

 経理のテレワークの実現のポイントについて、株式会社マネーフォワードの経理業務を担当する執行役員 財務経理本部 本部長 松岡 俊氏に話を伺った。

テレワークが日本に浸透 する中、経理部門は出社を 余儀なくされる

 経理部門がテレワークに移行できない原因は大きく分けて三つある。一つ目は出社しなければアクセスできないシステムを使っていること。企業では、社内のネットワークにつながなければ使うことのできないシステムを導入している場合が多い。

 二つ目は紙とハンコの問題だ。社内の承認フローや経費精算など、日本では紙とハンコ文化が根付いている。また、社員が押印した請求書でないと受け付けないといった社内ルールのある企業も多く、社外への請求書作成で出社せざるを得ない場合もある。

 三つ目は社内コミュニケーションだ。経理部門は他部
署とのやりとりが多く発生し、オフラインコミュニケーションが必要とされる場合も多い。そんな中、株式会社マネーフォワード(以下、マネーフォワード)では、2020年3月から5月まで、財務経理本部メンバーは全く出社をせず、四半期の決算までも乗り切ったという。どのようにテレワークで経理業務を進めたのだろうか。

経理のテレワーク推進の ポイントは紙の業務を 減らすこと

 マネーフォワードの経理部門が、出社することなく四半期の決算を乗り切ったのは、出社しなければならない原因を解消することができたからだ。先程説明したとおり、経理部門のテレワークを妨げる原因は大きく三つあるが、一つ目の出社しなければアクセスできないシステム、二つ目の紙とハンコ問題はクラウドツールを利用することで解決に導くことができる。

 マネーフォワードでは、同社の提供する「マネーフォワード クラウド経費(以下、クラウド経費)を活用した。

 「『クラウド経費』には3つの機能があります。一つ目が『立替経費』、二つ目が『汎用ワークフロー』、三つ目が『請求書支払』です。実は、弊社では三つの機能のうち『立替経費』しか使っていなかったんです。請求書については、今まで紙の請求書に上長がハンコを押していましたし、事前購買申請にも番号を手書きして、それを経理部門でシステムに手入力していました。経理部門の管理する箱に社員が請求書を入れ、経理部門が全て入力し処理するといったプロセスでした。しかし、昨年から業務効率化を目的にこのプロセスを変更することにしました。請求書の処理時における科目や部門の入力は現場で行い、請求書のPDFデータを添付して申請することで、一連の流れを電子化することに成功しました。プロセス変更の際は、社内で説明会をしっかりと行い社員全員の認識合わせを行いました。また電子化することによって場所問わずオンライン上で承認が可能となり、承認業務がどこで止まっているのかも一目瞭然で、リマインドしやすくなりました」(松岡氏)

 新型コロナウイルス感染症拡大前から、業務の効率化目的で紙とハンコ業務を電子化した結果、今回のテレワークへの移行にもスムーズに対応できたのだ。
 
 また、「クラウド経費」の三つの機能を使いこなしたという点もポイントである。同じシリーズのシステムで一連の業務を行うことで機能間の連携ができるようになる。例えば、「クラウド経費」の場合、汎用ワークフローで行った事前購買申請番号を、請求書支払依頼の伝票にインプットすることで、経理がワンタッチで事前申請内容を参照でき、利用ユーザー、帰属部門といった承認に必要な基礎情報も1カ所で管理できる。

 このように、システムはつまみ食いするのではなく同じシリーズで連携をとることがポイントである。

業務効率化のために 他社からの請求書も電子化

 日本ではまだまだ請求書を紙で発行し郵送する文化がある。マネーフォワードにも、多くの請求書が郵送で届いていた。しかし、請求書の郵送についても業務効率化を目的に、以前より各社にメール添付で請求書を送ってもらえるよう呼びかけていたという。

 「請求書が紙で届いた場合、封筒を開けてスキャナで保存する手間がかかります。もし、最初からメール添付で届いていれば、最初から最後まで電子化できるので、効率化できます。また、郵送にかかる時間が無くなるため、決算早期化にもつながります。このように業務を改善していたおかげで、7~8割は電子化を実現でき、結果的にこの点もリモートワークの面では有利に働きました」(松岡氏)

経理部門はより付加価値の 高い業務に集中する

 マネーフォワードでは業務の効率化に取り組むことで経理部門のテレワークを実現した。そして、経理部門はより付加価値の高い業務に集中することができる。

 「今まで立替経費の処理は2名の担当者で行っていましたが、クラウド化、電子化、標準化によって立替経費についてはBPOに出すことができました。結果的に、2名の担当者は、売り上げ処理や金額の大きい請求書の処理等に時間を使うことができるため、メンバーのスキルを上げる機会を増やすことにもつながりました」(松岡氏)

 これから経理部門のテレワークも主流となっていくだろう。見える化、効率化を進めるために必要な対応と、テレワークの対応に必要なことの多くは共通しているのかもしれない。今まで行っていた業務のプロセスを見直し、改善していくことが重要だ。

「クラウド経費」3つのポイント

1.交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
2.購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
3.請求書(受領)の電子処理機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応

お問い合わせ情報

担当:マネーフォワード クラウド経費本
メール:mf-ex-insidesales@moneyforward.co.jp
URL:https://biz.moneyforward.com/expense

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