新卒採用の内定～企業人事が入社に向けて準備すべきこと、できること

多くの企業で行われている、新卒採用。学生に内定を出してから入社してもらうまでの間、企業として進める必要がある準備は多岐に渡る。「どのような対応が必要になるのか、一度整理したい」という人事担当者もいるのではないだろうか。

今回は、新卒採用の内定～入社までの間に、企業の人事担当者が準備すべきことやできることなどを紹介する。どのような書類や手続きが必要になるかなどを整理し新卒採用にそなえよう。

目次

●内定～入社までの流れ
●新卒採用の内定者に提出してもらう書類
●企業側が行う手続き
●新入社員受け入れ体制の整備を。オンボーディングの実施が重要

内定から入社までの流れ

まずは、新卒採用の内定から入社までの流れを見ていこう。

合格結果（内定）の連絡をする
まず行う必要があるのが内定者への「合格結果（内定）の連絡」だ。電話やメールなどで、新卒採用選考に合格した旨を内定者に伝えよう。その際、「後日、内定書類を送付する」旨を併せて伝えておくことが望ましい。

内定書類を作成をし、内定者に通知する
内定連絡をしたら、次に行うのが「内定書類の作成および内定者への通知」だ。内定書類は、「内定通知書」と「入社承諾書」に分けられる。

「内定通知書」とは、その名の通り、内定が決まったことを知らせる通知書だ。内定通知書には、「差出人」「内定者の入社日」「選考を受けてくれたことへのお礼と、選考に合格した旨」「入社承諾書の返送期日」「問い合わせ先」などを記載する。「差出人」については、人事部長または社長の名前を記載しよう。

「入社承諾書」とは、内定者が入社の意思を示す書面のこと。企業によっては、「入社誓約書」と呼ぶところもある。入社承諾書は、内定者に返送してもらわなければならない。入社承諾書には、「宛名」「内定者自身に記入してもらう日付、署名、捺印欄」「入社を承諾する旨」「入社に関する注意事項」などを記載する。「宛名」には社長の名前を記載しよう。

内定通知書と入社承諾書の他、入社承諾書の返信用封筒も同封しよう。

内定承諾・辞退の連絡を受ける
「内定を受けた企業のうち、どの企業に就職するか」を決めるのは内定者自身だ。そのため、内定書類の送付後は、内定者からの返答を待とう。

残念ながら内定辞退の連絡を受けた場合には、選考を受けてくれたことへのお礼を改めて伝えるのが望ましい。内定承諾の連絡をもらえたら、入社に向けた手続きを進めていこう。

雇用契約を結ぶ【契約成立】
次に、内定者と雇用契約を結ぶ。内定者と雇用契約を結ぶ際には、「労働条件通知書」や「雇用契約書」を交付する必要がある。

「労働条件通知書」とは、企業と労働者が労働契約を結ぶ際に交付が義務付けられている書面のこと。一方、「雇用契約書」は、企業と労働者の間で雇用契約の内容について合意したことを証明する書面だ。雇用契約書の書面での取り交わしは義務ではないが、内定者とのトラブルを避けるため、多くの企業が書面を交付している。労働条件通知書と雇用契約書は記載内容がほぼ同じため、「労働条件通知書兼雇用契約書」という形で作成する企業も少なくない。労働条件通知書や雇用契約書、労働条件通知書兼雇用契約書には、以下の事項の記載が必須だ。

記載が必須な事項
●労働契約の期間
●就業に関する事項
●就業場所
●従事する業務に関する事項
●始業及び終業の時刻
●所定労働時間を越える労働の有無
●休憩時間、休日、休暇に関する事項
●賃金に関する事項
●退職に関する事項

入社日の決定
入社日が決まっていない場合には、できるだけ早く確定する必要がある。新卒採用の場合、入社日は「4月1日」とするのが一般的だ。「通年採用」を実施している企業や、海外に留学している学生を採用する場合には、調整が必要になることもあるだろう。

入社
入社日を迎えたら、無事に入社となる。入社日には、新卒採用者全員を対象とした入社式を開くのが一般的だ。コロナ禍で入社式を行う際は、「開催方法」や「式の所要時間」などに配慮すると良いだろう。

新卒採用の内定者に提出してもらう書類

新卒採用の内定者に提出してもらう書類は、「どの企業でも必要な書類」と「企業によって必要な書類」に分けられる。それぞれ、どういった書類が必要なのかを表にまとめた。

どの企業でも必要な書類
どの企業でも必要な書類は、以下の通りだ。

加えて、社会保険や税の簡素化を目的とした「マイナンバー」についても、内定者は企業に知らせる必要がある。

企業によって必要な書類
企業によって必要な書類は、以下の通りだ。

健康診断を入社後に実施する企業の場合、入社時に健康診断書の提出は必要ない。入社時に健康診断書を提出してもらう際には、入社3カ月以内に受けた健康診断の結果しか認められていないため、注意が必要だ。

企業側が行う手続き

新入社員を受け入れるにあたり、企業が行う手続きは「必ず行うもの」と「必要に応じて行うもの」に分けられる。それぞれの手続きについて、見ていこう。

必ず行うもの
必ず行う手続きには、「社会保険の資格取得手続き」や「雇用保険の資格取得手続き」「雇入れ時の安全衛生教育の実施」がある。手続き内容について、表にまとめた。

必要に応じて行うもの
必要に応じて行う手続きとしては、「配属に向けた準備」や「入社後に必要となる書類の準備」「社内システムへの登録」などが挙げられる。具体的にどのようなことを行えば良いのかを、表にまとめた。

新入社員を安心して迎え入れられるよう、これらの手続きを円滑に進めよう。

新入社員受け入れ体制の整備を。オンボーディングの実施が重要

新入社員を迎え入れる際には、新入社員が安心して働けるよう、受け入れ体制を整備することも重要だ。その一環として近年注目されている「オンボーディング」について、紹介する。

オンボーディングとはなにか
「オンボーディング」とは、「新入社員」や「中途入社者」といった新メンバーに早期に力を発揮してもらえるよう、組織として新メンバーをサポートする仕組みづくりのこと。教育・育成プログラムの1つとされている。オンボーディングでは、企業の人事担当者や配属先の社員が中心となり、新メンバーに働きかけを行う。例として、「会社概要や事業内容の説明」「上司や人事担当者との定期的な面談」「メンター制度の運用」「歓迎会での交流」などが挙げられる。

企業にとってのメリット
オンボーディングには、「早期の即戦力化」と「離職の防止」という2つの大きなメリットがある。

近年、多くの企業にとって課題となっているのが、入社後のミスマッチや人間関係の悩みなどを理由とした「新卒社員の早期離職」だ。そうした状況に鑑み、「新入社員が配属先で実力を発揮できているか」「離職を考えている素振りはないか」などを注意深く観察することが、企業の人事担当者には求められている。オンボーディングを実施することで、早く職場に馴染めたり、メンバー間のコミュニケーションが活発化したりするため、「早期の即戦力化」と「離職の防止」が期待できる。

新入社員が実力を発揮できるようになれば、「業務効率化」や「生産性の向上」にもつながる。人材が定着するようになれば、人材採用を行う頻度が減り、「コスト削減」にも寄与する。また、オンボーディングには、「人事担当者」や「配属先の社員」「メンターを担当する別の部署の社員」など多くのメンバーが携わるため、「メンバーの横のつながりの強化」も期待できるだろう。

まとめ

新卒採用の内定から入社までの手続きや必要な書類などは多岐に渡る。新入社員を不安にさせないためにも、諸手続きを滞りなく行う必要がある。また、新入社員の受け入れ体制を整備する一環として、オンボーディングの実施を検討することも重要だ。新入社員を安心して迎え入れられるよう、さまざまな準備を確実に実施しよう。