【2021年度版】コミュニケーションツールを徹底比較|主要サービスを紹介

リモートワークの導入で対面でのコミュニケーション不足を感じている企業は多いのではないだろうか。HR総研が2020年に社内コミュニケーションについて調査した結果でも、社員間のコミュニケーション不足が業務の障害になると9割以上の企業が答え、現状に課題を感じている企業も約8割となっている。（参考サイト：【HR総研】「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査）

リモートワークをしながらも活発なコミュニケーションを促すためには、メールでは役不足となるだろう。そこで各社が続々と取り入れているのがコミュニケーションツールだ。ツールを導入したいが、一体どのツールが自社にとって最適なのか悩んでいる担当者も多いことだろう。本記事では、主要なコミュニケーションツールを紹介するため、ぜひ比較・検討して導入の一助となって欲しい。

コミュニケーションツールの比較・選び方のポイント

まずはコミュニケーションツールを比較・選ぶ際のポイントを紹介しよう。

誰でも使いやすいように工夫されているかどうか
コミュニケーションツールとして導入するのに、使いこなせない人がいたら意味がない。誰でも使いやすい簡単な操作性やインターフェイスが担保されているかどうかは比較する際の重要な指針だ。

PCだけではなくスマートフォンにも対応しているかどうか
ツールへのアクセスのしやすさも見逃せない。PCでしかアクセスできないようだと、メッセージを見逃してしまう可能性が高まる。スマートフォンに対応していることはもちろんだが、専用のアプリも搭載されているとより使い勝手がよいだろう。

拡張性があり必要他ツールとの連携ができるかどうか
社員のITリテラシーの平均値によるが、比較的若い社員が多く、新しいツールにもすぐに対応できそうな場合は拡張性があるツールを選ぶとよいだろう。SFA などの営業支援ツールや会計管理システムを始め、APIや外部サービスと連携することで、業務スピードのアップも推進できる。

逆にITリテラシーのばらつきのある場合に、使う人を選ぶようなサービスを導入してしまうと、使いこなせない社員のフォローするための人員が必要になるなど、返って負担になる可能性がある。

自社の状態をしっかりと把握して選ぶようにしたい。

コストと目的の機能とのバランスが取れているかどうか
コミュニケーションツールの中には無料版もあるが、制限もあり多くの企業では有料プランを選ぶことになるだろう。そして、一度導入すると他製品へのスイッチコストがかかることを忘れてはいけない。最初から自社の目的とする機能があり、コストパフォーマンスに優れた、ベストと思えるようなツールを選ぶようにしたい。

主要コミュニケーションツールのサービス比較

すでにツールを取り入れている多くの企業が利用しているサービスをピックアップした。それぞれの特徴を比べて、自社に最適なサービスを選んでほしい。

❖ slack
世界150カ国以上で使われている最大規模のコミュニケーションツール。拡張性が高く、コミュニケーション不足の解消に加えて業務効率も上がるサービスだ。社内のITリテラシーが高い企業におすすめだ。

❖ chatwork
日本初のコミュニケーションツール。個別チャット、グループチャットが簡単に作成でき、シンプルな仕様で誰でも簡単に使いこなすことができる。タスク管理ができ、自分だけでなく他のメンバーへのタスク依頼もできるのが大きな特徴だ。（Chatwork株式会社「chatwork」の資料はこちら）

❖ MicrosftTeams
53もの言語で対応している「MicrosftTeams」は、セキュリティの高さが魅力だ。二段階認証はもちろんのこと、シングルサインオン、保存データの暗号化などにも取り組んでいる。マイクロソフトブランドから、大企業から特に支持されている。

❖ kintone
長年、日本企業の業務改善プラットフォームづくりに取り組んできたサイボウズが提案するコミュニケーションツールが「kintone」だ。SNSのような気軽なコミュニケーションとデータ管理が一元化されていることで、抜群の使いやすさを誇っている。

❖ LINEWORKS
多くの人が日常使いしているLINEを仕事仕様にしたのが「LINEWORKS」だ。操作画面も操作方法も同じであるため慣れている人が多い分、利用者にとっても使いやすいだろう。通常のチャット機能の他にも掲示板やカレンダーなど、ビジネスに特化した機能も見逃せない。

❖ Workplace
Facebookのビジネス向けSNSツールとして登場した「Workplace」。特に効果を発揮するのが大企業での利用だろう。普段交流のない部署間でのやりとりが簡単にできることが最大の特徴。部署を超えたやり取りで、新たな事業の芽が生まれる企業も出ている。

❖ Direct
建設・工事現場と現場にいない社員をつなぐことに力を入れたツールを提供している。現場写真や動画・位置情報を共有することで、遠く離れていても業務が滞らないコミュニケーションを取ることができる。

❖ Talknote
「Talknote」は理念浸透や文化醸成を促進するカルチャーマネジメントツールとしてつくられたサービス。AIを使った解析機能が搭載されていることが他社との大きな違いだ。従業員の心理面のフォローができ、離職意向を早期に発見して未然に防ぐことができるだろう。

❖ Tocaro
仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるツールだ。プロジェクト管理とリアルタイムチャット、タスク管理ができるワークボードの3本柱がシンプルな使用感で誰もが使いやすい。（伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「Tocaro」の資料はこちら）

❖ WowTalk
「すべての人が自信を持って幸せに働ける世界をつくる」をミッションに掲げるワウテック社が提供するのは直感的な操作性で、社員がすぐに使いこなせるサービス。必要最低限な機能が整っており、ITリテラシーにばらつきのある企業でも導入しやすいだろう。（ワウテック株式会社設立「WowTalk」の資料はこちら）

❖ airy
「人財育成×社内SNS」をテーマに、社内SNSに特化したエアリーシリーズを10年以上にわたって運営しているEDGE株式会社。リモートワークにおける社内コミュニケーションを活発にするのはもちろんのこと、産休・育休中などで休業中の社員の情報も一元管理し、SNSの特徴を活かしたコミュニティーツールとしての活用も可能だ。

❖ Oneteam
会議の時間を大幅に削減し、チームの生産性を高めるツールとして提供されている「Oneteam」。会議時間を減らした分、企画など創造的な仕事に時間を割くことができ、チームの活性化や生産性の向上を促すことができるだろう。

コミュニケーションツール導入にあたっての注意点

コミュニケーションツールを導入する際には、自社にとってベストなツールを最初から導入したい。そこで、不要なトラブルを防ぐためにもツール導入にあたっての注意点を紹介する。

事前にツール導入の旨を社内アナウンスする
いきなり、「明日から導入する」とトップダウンで取り入れることがないように、事前周知を徹底するのは必ずしてほしいことだ。実際に使う現場の人たちがどのように使うのか、検討してもらう時間を作ることが大切だ。

導入の際に自社内で活用ルールを決める
社内でのルールを決めることも大切だ。コミュニケーションが活性化することが目的とはいえ、仕事中にメッセージが増えすぎて業務に支障が出たり、休日や終業後も連絡が取れるために仕事に縛られていると負担に感じてしまったりする可能性もある。また、私的に利用するメンバーが出てくることでトラブルに発展する例も。

仕事以外には使わない、終業後の連絡はよっぽどのことがない限りはNGなど、事前にルールを共有するようにしたい。

まとめ

コミュニケーションツールを活用する文化は確実に強まってきている。万人が使いやすいツールを導入し、社員全員が使えることを目指してコミュニケーションが活性化するよう促したい。そのためにも一度体験版を使用してみて、使用感を確かめてみることをおすすめしたい。

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