社内SNSとは？機能・メリットやサービスの選び方をわかりやすく解説

働き方の多様化とコロナ禍の影響により、テレワークなどオンラインでの業務が一般的になりつつある。テレワークの導入により業務の生産性が上がった企業がある一方、社内のコミュニケーション不足が問題となる企業が増えているのも事実だ。
そんな状況を解決するために活用したいのが社内SNSというサービスである。本記事では、社内SNSのメリットや使い方について解説していく。

社内SNSとは企業向けにカスタマイズされたSNS

社内SNSとは、簡単に表現をするとLINEやFacebookなどプライベートで使用しているSNSのビジネスバージョンである。ビジネス向けであるため、ファイル共有機能があり、プロジェクトのタスク管理もできる点が大きな違いだ。

メールでは難しいニュアンスも共有しやすいコミュニケーションができる
社内SNSのメリットの1つが、メールよりも気軽にコミュニケーションができる点にある。通常、メールを送る際はタイトルから始まり、形式的な挨拶文、締めの言葉などが一般的であるが、社内SNSはそういった堅苦しいことは必要ない。

社内で会話をするように気軽に投稿でき、メンバー内で共有できることが大きな魅力だ。

マルチデバイス対応で場所に囚われずコミュニケーションができる
多くの社内SNSではさまざまなデバイスでアクセスできるため、テレワークの社員はもちろんのこと、営業などの外出が比較的多い社員も気軽にコミュニケーションができる。

情報・ノウハウといったナレッジが共有もできる
メールとは異なりメンバー間の会話内容が、情報やノウハウといった知識として共有できるのも社内SNSの利点だ。新入社員は、他社員の会話の流れを見るだけでも業界知識や仕事の進め方のノウハウをキャッチアップすることもできる。

代表的な社内SNSツール

多くの企業で採用されている代表的な社内SNSツールを紹介する。

❖ LINE提供のLINEWORKS
言わずと知れたLINEが提供するビジネスに特化したSNSだ。使用方法がLINEを近く、シンプルな操作で使用できる。また、タスク管理も容易にできることも人気の要因だ。
https://line.worksmobile.com/jp/

❖ Microsoft提供のYammer
Microsoftが提供するYammerは、Microsoft365に搭載されている機能の1つ。主に大企業で取り入れられることが多いSNSであり、部署ごとのグループだけではなく、共通の関心を持つ人が集まるグループも作成できることなど、部署を超えた社内でのつながりを持つことができる。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview

社内SNSにおける運用ルールの必要性とあり方

社内SNSには社員同士のコミュニケーションを活発化するというメリットがあるが、もちろんデメリットも存在する。デメリットを表面化させないためにはルール作りが大切だ。導入前にしっかりとルールを周知し、厳守するように徹底してほしい。

誰の発言かを明示するための所属や実名記載のルール
一般的なSNSと違って社内で運営するからには所属部署や実名表記は当然としたい。気軽なコミュニケーションの場ではあるが、発言に責任を持つことが大切だ。

SNS疲れを防ぐための利用時間のルール
いつでもどこでアクセスできるのがメリットではあるが、休日や深夜でも投稿する社員がいると、関係者たちには反応をしなくてはならないというプレッシャーがかかる。
緊急の場合を除いて、勤務時間外・休日の投稿を禁止するなど、社員のSNS疲れを起こさないように気をつける必要がある。

公私混同を防ぐためのコミュニケーション内容のルール
社内SNSが社内に浸透すればするほど気をつけたいことが公私混同だ。私的な内容を投稿する社員が出てくる中で、「少しだけなら」と許容をすると、ほころびが広がってしまう。導入時から私的な会話はNGというルール作りも必要だ。

ナレッジ共有のためのファイル共有・格納・命名規則のルール
社内SNSの利点として前述のようにファイルやデータの共有ができる点がある。しかし、各自が自由にファイルデータのアップをすると、必要なデータを探す手間が増えてしまう。そのためにも、ファイルの格納場所やファイル名の付け方なども初期の段階でルール化し、誰にとっても分かりやすいように共有をできるようにしたい。

トラブルシューティングのための管理者へのフローと相談ルール
トラブルが発生した際に誰が対応するのかについても、あらかじめ決めておきたいルールだ。社員からの使用方法の質問などを受け付ける担当者、社員間のSNSトラブルに対応する担当者、システムトラブルを管理者に連絡する担当者等、責任の所在を明らかにする必要がある。

社内SNSの浸透には心理的安全性が必要

社内SNSに限ったことではないが、誰でも臆することなく発言できる雰囲気作りが肝心だ。どんな発言でもまずは否定しない、積極的にリアクションを取るといったことを通じ、発言しても安全な場所という意識を社員に持ってもらい、発言したいと思うような場所作りをすることで、はじめて社内SNSは浸透するだろう。

社内SNSツールの選び方

社内SNSツールは多くの会社が提供しておりサービス内容も多様だ。初めて導入するときに選択の指針にしたいポイントを挙げる。

導入・教育コストが低い分かりやすいUIであるか
パッと見て使いやすいかどうかはとても大切な観点である。特段の指導がなくとも感覚的に使えるツールであると教育にかける手間が減るという利点がある。使いやすさに優れたツールを選ぶようにしたい。

簡単にアクセスできるようIOS・android両方に対応しているか
社内SNSはパソコンだけでなく、スマートフォンからのアクセスについても考える必要がある。現在、スマートフォンのOSとして多くのシェアを占めるIOSとandroidの両方に対応しているかどうかは必須の確認事項だ。

情報漏洩など防ぐためのセキュリティは万全か
社内SNSのログデータは、会社として知的財産のデータとも考えられる。情報漏洩などを防ぐためにもセキュリティの対策に徹底しているツールを選ぶことが後々のトラブルを摘むためにも重要だ。

ナレッジ共有が活用できるように検索機能が充実しているか
長く社内SNSを運用していると過去のやりとりなどを知りたくなることが増えてくるだろう。せっかく積み上げた知識を活用するためには検索機能の充実が不可欠だ。ワード検索はもちろんのこと、ファイル内の全文検索などもできると利便性が高まる。

導入後のカスタマーサポートが充実しているか
導入時のサポートはもちろんのこと、導入後に何かしらのアクシデントが発生した際に、きちんとサポートをしてくれるサービスであるかどうかも大切だ。サポート方法にしても、メールやチャットのみの対応や、電話対応が可能であるなど各社で異なるため、しっかりと確認したい。

会社・組織として便利なオプション機能が実装されているか
社内SNSには、イベント機能やカレンダー機能など多彩なオプションがある。最初から実装されている機能もあるが、ツールによっては有料オプションでつける形のサービスになっていることもあり、事前の確認が必要だ。

全社導入した際の金額コストが適切か
最終的には全社導入を目指す会社が多いだろう。その場合のコストに見合った使い方ができるのかをしっかり検討してほしい。一度導入を試みると、他社内SNSツールへの切り替え自体にコストがかかるため、数年後も使えるといった長期視点でのイメージを持って判断したい。

まとめ

社内SNSはメールやチャット以上に社員同士のコミュニケーションを活性化することができるツールである。また誰もが発信しやすい雰囲気を作る努力が社内SNSの浸透のポイントであるとともに、運用ルールの整備を怠ると社員のSNS疲れを助長してしまう。

多くのサービスで無料トライアルを提供しているため、まずは部署内など小さな単位で実際に試してみてほしい。そして自社に必要な機能を定義した上で、コストとのバランスを見ながら本格導入を進めることが望ましいだろう。

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