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バーチャルオフィスとは?起業・リモートワーク活用のメリット・デメリットを詳しく紹介

2021.08.25

リモートワークの活用が浸透していくにつれ、全社員が会社にいることがなくなり、オフィスの規模を縮小する企業が増えている。そんな中、オフィスの規模を縮小するのではなく、本社機能をバーチャルオフィスに移し、実際のオフィスはリモートオフィスを利用するケースが出てきている。それに伴い、サテライトオフィスも含め、オフィスの形態も広がって違いがよくわからないという人も増えている。今回はそれら新しいオフィス形態について紹介していこう。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

名前の似ているバーチャルオフィスとレンタルオフィスだが、オフィス内で働けるかどうかという点で2つのサービスには大きな違いがある。それぞれのサービスの特徴をみていく。

■ バーチャルオフィスは住所の提供をするサービス ■
「バーチャルオフィス」とは、基本的には住所貸しをするサービスだと思ってもらって間違いない。そこに郵便物の受け取りや電話の転送・代行、会議室の利用などがサービス提供会社によって付属されていたり別料金で設定されたりしている。

働く場所自体はいらないが、都心の一等地にある住所がほしい場合に利用されることが多い。

■ レンタルオフィスは働く場所を提供するサービス ■
「レンタルオフィス」は、実際に働く場所を提供するサービスで、多くはスタートアップや個人事業主が利用していることが大半。デスクや電話などオフィスに必要なものが個室で揃っているため、自分で用意をする必要がないことから気軽に使えると人気がある。

起業にはバーチャルオフィス、リモートワークにはレンタルオフィス
実務は自宅で行い住所だけがほしい企業であればバーチャルオフィス、実務もこなせるオフィスを探しているリモートワーカーの場合はレンタルオフィスを探すとよいだろう。

起業におけるバーチャルオフィス活用のメリット

起業には何かとお金や手間がかかり、準備に膨大な時間がかかる。その1つがオフィスの準備。通常なら物件を探して審査を受け、敷金を準備して借りる、という工程からさらに事務所内に必要な機器を準備するまで行う必要がある。それらすべてをすっ飛ばして、住所を借りられるのがバーチャルオフィスだ。住所を借りると一口にいってもさまざまなメリットがあるので以下で解説していこう。

①登記住所や郵送物の受け取りが低コストでできる
法人登記をする際に住所が必要だが、バーチャルオフィスの住所を登記住所とすることが可能。郵送物に関しても受け取って転送してくれたり、保管してくれたりするサービスがあり、便利だ。

②法人登記の際の開業までのスピードを早くできる
先に述べたように、物件を借りるまでにはいくつものステップがあり、時間がかかるものだ。バーチャルオフィスは場合によってはサイトで即契約できるものもあり、スピード感を持って開業まで進むことができる。

③比較的低コストで都心の住所を利用できる
都心にオフィスを借りるとなると多額の費用が必要となり、スタートアップ企業にとって大きな金銭的負担となる。バーチャルオフィスを利用すればレンタルするよりもずっと低コストで都心の住所を利用できるため、集客や営業面でもプラスに働くだろう。

④自宅開業と異なりプライバシー保護にもつながる
自宅を登記住所とすればオフィスを借りる費用は0になる。しかし、プライバシー保護の観点やトラブルがあった際などにリスクが上がってしまうのは否めない。バーチャルオフィスの利用料は経費計上ができるため、できる限り自宅で登記せず低価格で利用できるバーチャルオフィスの利用をおすすめしたい。

バーチャルオフィスでの起業は与信が担保しにくい場合も

事業口座の開設審査は厳格化が進んでおり、バーチャルオフィスを利用している場合はさらにハードルが上がる。

2011年に警察が発表したデータによると、振り込め詐欺や出会い系サイト詐欺などで利用の疑いがあるとされた口座のうち、約8割が法人名義口座でそのうち約2割がバーチャルオフィスのものだったという。それにより、警察ではゆうちょ銀行および全国銀行協会に対して、法人名義の口座開設審査の厳格化を求めている。(参照:「コラム② 金融機関に対する法人名義口座開設時審査の厳格化要請」)

https://www.npa.go.jp/hakusyo/h24/honbun/html/o2160000.html

さらに、事業口座が作りにくいことと関連して融資が受けにくくなる可能性がある。銀行融資を受ける際には法人名義の口座が必要となるからだ。融資の審査自体にはバーチャルオフィスであることは関係ないのだが、間接的に難しくなっている。

リモートワークにおけるレンタルオフィス活用のメリット

リモートワークが働き方の1つとして定着する中、レンタルオフィスを活用するメリットはどういったものか、紹介していこう。

①リモートワークにおける社員の労働環境を整備できる
リモートワークを推奨している企業は増えているが、その労働環境を整えるところまで至っておらず、従業員が不満に思っている企業は多い。レンタルオフィスを利用すれば、個々の労働環境を整えなくても良いため、企業・従業員双方にとってメリットとなる。

②低コストで遠隔オフィスの運用ができる
都心でのオフィスの維持には多額の固定費がかかるが遠隔オフィスであれば、家賃も安く大幅な固定費減につながる。従業員にとっても、都心に向かう満員電車に乗らずにオフィスへ向かうことができる環境はプラスになるだろう。

社員分のレンタルオフィス契約はオフィス賃料経費での損金が大きく増える

従業員の業務環境をリモートワークに移行して最終的にメインの働き方にしていく場合、本社を解体してバーチャルオフィスに移転するもの1つの方法だ。レンタルオフィスの値段次第では、もともとのオフィス賃料よりも経費を抑えた運用が可能だろう。

バーチャルオフィス・リモートオフィス契約前の注意点

バーチャルオフィスやリモートオフィスを契約する前に事前に確認しておきたいポイントを紹介する。

・利用できるサービス・オプションを比較する
バーチャルオフィスは住所貸し以外にも、さまざまなサービスやオプションを提供しているところが多い。会議室や電話、郵便物、作業ブースなど、利用する可能性があるサービスをあらかじめ想定し、提供しているバーチャルオフィスを利用するとよいだろう。

・郵便受け取り・電話サービスの対応の質を吟味する
多くのオフィスでは郵便物の受け取りや電話対応を行っているが、そのサービスの質はさまざま。具体的には、郵便物を受け取った後、どのように処理してくれるのかは各社で違う。

・転送はしてくれるのか
・直接受け取りは可能か
・転送する際の頻度(その都度なのか、固定で週に何回かなのか)
・転送サービスの料金、郵送料は別途かかるのか

等、郵便物の取り扱いだけでもこれだけのチェックポイントがある。電話サービスに関しても

・電話を転送する際は自動転送なのか、オペレーター転送なのか
・番号は自社で使うものを持ち込み、持ち出しできるか
・通話費用
・電話秘書代行サービスの有無やサービスの内容

と、このあたりはしっかりとチェックしてほしい。

・最低契約期間・頭金の金額を確認する
バーチャルオフィスには敷金や礼金といった賃貸契約のようなシステムはないが、入会金や保証料がかかることが多い。また、最低契約期間が設定されている場合もあるので、気になったバーチャルオフィスでいくらかかるのか、しっかりと確認してほしい。

コロナ禍におけるサテライトオフィスの活用

サテライトオフィスとは本社等から離れた場所に設置されたオフィスのことで、近年では地方にサテライトオフィスを持ち、そこで働く人も増えている。ただ、場所が移動しただけで通常のオフィスと働き方は変わらないため、感染症から従業員を守るという意味では個室完備のリモートオフィスの方が現状では使いやすい可能性があるだろう。

まとめ

コロナ禍で、リモートワークで働く従業員が増える中、固定費のかかる広いオフィスを手放す動きは加速している。バーチャルオフィスとリモートオフィスを組み合わせるスタイルやサテライトオフィスの活用など、今後も働き方の多様化は進むだろう。そんな各社の動きを察知して、バーチャルオフィスやリモートオフィス、サテライトオフィスのサービスも進化しているので、ぜひどんなことができるのか、調べて問い合わせてみてほしい。

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