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受付業務を効率化する無人受付システムのサービスの選び方と主要サービスを紹介

2021.10.01

働き方改革が推し進められ、どの分野においても業務の効率化が求められる昨今、何から手をつけたらよいのかと悩んでいる人事担当者も多いはず。なるべくコストを抑えつつ、今すぐ職場の生産性を上げたいなら、まずは受付業務を見直してみてはいかがだろうか。現在、様々な無人受付システムが開発されており、受付に人員を配置することなく来訪者に対応することが簡単に叶うようになってきている。
本記事では、受付システムの種類を紹介しつつ、その中でもコストパフォーマンスに優れ、なおかつ便利に使えるおすすめのシステムを紹介する。選ぶときに考慮すべきポイントも解説しているので、ぜひ最後まで読んで参考にしてほしい。

受付システムの主な種類

受付システムの中で主要なものは、iPadや専用のタブレット端末を使用する「タブレット型」と、受付に専用のロボット機を設置する「ロボット型」の2種類。まずはそれぞれの特徴を簡単に説明しよう。

<タブレット型>
タブレット型には、iPadにアプリをインストールして使うものと、専用のタブレット端末を用意するものの2パターンがある。どちらの場合も比較的安価に導入ができ、誰でも直感的に使えるという操作性の高さが長所。また、薄型タブレットひとつ、あるいは用途に応じてはそれに加えて内線電話を1台置くだけのスペースがあれば十分なので、省スペースになるところもうれしい。

<ロボット型>
ロボット型は、受付に専用のロボット機を設置して運用するシステムだ。中には、来訪者の画像データや音声データを取得し、認証・照合できるハイスペックなロボットもある。ただし、ハイスペックな分、導入費用はかなり高額になることを覚悟しておいた方がいいだろう。最新機器を受付に設置することにより自社のイメージアップ効果も期待できるかもしれないが、コストパフォーマンスの面ではハードルが高い。
そこで本記事では、手軽に導入ができるタブレット型の受付システムをメインに紹介していく。

無人受付システムの主な機能とメリット

それでは、無人受付システムで実現できる主な機能と、その利点を具体的に見ていこう。

来客通知機能で受付を無人化できる
無人受付システムとは、来訪者が来社時に自ら受付に設置された端末を操作すると、システムから担当者へ通知がいくという仕組みだ。通知の方法は、電話やチャット、メールなど、選ぶシステムによって様々。端末ひとつ用意すれば、受付に人員を配置する必要がなくなるため、その分他の業務に人員を割けるというメリットがある。結果、人件費の削減にもつながるだろう。また、対人接触の回数を減らせるので、コロナ禍における感染リスクも避けることができる。

入退場記録機能で来訪者情報の管理ができる
システムを導入すれば、来訪者の名前・所属や、訪問理由などの情報をシステム上で一元管理することができる。来訪予約もシステム上に入力され、実際の来訪時にすぐ照合することができるので、連絡ミスなどによる混乱がなくなり、スムーズな来客対応が可能となる。

来客・社員データ登録機能でオフィスのセキュア化ができる
来訪者だけでなく、在籍社員のデータも登録し、システム上に蓄積していくことができる。このデータを活用すれば、来訪者や社員の入退館管理が簡単に行えるため、オフィスへの関係者以外の侵入を防ぐという危機管理の面でも活躍してくれるだろう。また、アポイントのない突然の来訪者に直接応対する必要がなくなるため、その点でも安心だ。

ビジネスチャットで来客通知を行うおすすめ無人受付システム

無人受付システムでの来客通知の方法は、チャットツールや電話など、システムによって選べるものが変わってくる。社内コミュニケーションツールとしてビジネスチャットをよく使う会社であれば、チャット通知に対応している以下の4つのシステムがおすすめだ。

❖ RECEPTIONIST
業界シェアNo.1を謳う「RECEPTIONIST」。実際に導入した企業のサービス継続利用率は99.5%と、顧客満足度の高さも売りのひとつだ。SlackやMicrosoft Teams、Chatworkほか8種類ものチャットツールと連携ができ、さらにメールやSMS、電話着信による通知も可能だ。受付に設置する端末はiPad。QRコードでの予約対応や、来訪者カードの発行など、受付に欲しい機能をひととおり備え、要望に応じてカスタマイズもできるバランスのいいシステムだ。
(「RECEPTIONIST」の資料はこちら

❖ WowDesk
「WowDesk」もチャットでの来客通知に対応している。iPad来訪者が受付を行うと、WowTalkもしくはMicrosoft Teamsに連絡が入る。茶道にインスピレーションを得て開発されたシステムで、たとえ無人システムであっても「一期一会」の精神で、真心を込めて気持ちよく来客を迎えられるような温かいサービスを目指している。「配達」「面接」など、よく使われる来客理由ごとに受付ボタンをカスタマイズできるので、来訪者により使いやすいように工夫ができるという点も、そのコンセプトの表れだろう。
(「WowDesk」の資料はこちら

❖ Smart at reception
「Smart at reception」もiPadで使用可能なアプリだ。チャットツールもしくは電話に来訪通知が入るよう設定ができる。使えるチャットツールは、Slack、Microsoft Teams、Chatwork、LINE WORKSの4種類。こちらのサービスでは、受付にAI機能を搭載しているのが特長だ。来訪者がキーボードで名前などを入力することなく、iPadに向かって話しかけるだけで受付が完了する。過去に取得した情報を元に予測変換の検索精度を上げていく学習機能もあるので、使えば使うほど便利なシステムへと成長していく。
(「Smart at reception」の資料はこちら

❖ ラクネコ
「ラクネコ」の魅力は、何と言ってもその導入費用の手軽さ。システムへの登録人数にもよるが、一番手軽なプランで月5,000円から利用できる。利用開始までの期間も、最短3日とスピーディな導入が可能だ。キーボード入力での受付だけでなく、手書き入力や、名刺撮影による受付にも対応しているので、来訪者の手間を省くことができる。さらに、来訪受付をした後のサポートも万全で、来訪者に受付画面上で会議室への誘導まで行ってくれる。来訪者・企業双方にとって、かゆいところに手が届く親切なシステムだといえるだろう。
(「ラクネコ」の資料はこちら

内線電話で来客通知を行うおすすめ無人受付システム

次に、システムから直接担当者を電話で呼び出すパターンのシステムを4つご紹介しよう。チャットツールの導入が進んでおらず、電話でのやりとりが多い場合には、こちらがおすすめだ。

❖ MOT/Phone受付システム
「MOT/Phone受付システム」では、来訪者がiPadで担当者を呼び出すと、そのまま担当者と電話が繋がり、直接話すことができる。内線電話のほか、個人のスマホとも連携が可能。電話の取次業務がなくなるため、画期的な業務改善が期待できるだろう。また、受付タブレット上の表示も、企業名を表示して、要望に沿ったオリジナル画面にカスタマイズできるので、企業イメージを壊すような心配も無用だ。
(「MOT/Phone受付システム」の資料はこちら

❖ more Reception
iPadではなく、内線電話がついた独自の筐体を使って受付業務を代行するのが「more Reception」。コンパクトな卓上型から、自立型の大きめのものまで3パターンの筐体から選べるが、どれもできる限り省スペースに気を配ったすっきりとしたデザインだ。受付業務に特化したマシンなので、タッチパネルの操作はとてもスムーズ。QRコードの読み取り口や、入館カードやチケットの発行口など、便利な機能が満載だ。3年間もの手厚いサポートがついている点も心強い。
(「more Reception」の資料はこちら

❖ iPult
「iPult」は、iPadと内線電話を受付に設置することで、無人での受付と電話応答に対応したシステム。膨大な社員データもcsv形式で一気に読み込み、50音順または所属情報で素早く検索・表示することができるので、来訪者に面倒をかけずに済む。自動ドア解錠機能など、豊富なオプション機能も魅力的だ。また、来訪者がワンタッチで日本語・英語の表示を切り替えられるため、海外からの来訪者が想定される場合にもおすすめだ。
(「iPult」の資料はこちら

無人受付システムを選ぶ際のポイント

ここまでたくさんのシステムを紹介してきたが、実際に選ぶ際のポイントもしっかり抑えておきたいところ。詳しく解説するので、ぜひ自社での検討に役立ててほしい。

● 会社規模と用途に合った機能が揃っている
会社の規模によっては、入館の際に規約への同意が必要となったり、管理者設定が複雑であったりと、事情が大いに異なる。社員数が多い場合は、来訪者向けの社員検索画面の利便性も重要な判断基準となるだろう。まずは自社の規模や受付規定をあらかじめ確認し、必要な機能を見極めてから検討を始めよう。

● 設置場所・設置工事に手間がかからない
いくら便利なシステムでも、場所的な制約で設置ができなければ元も子もない。自社にどのくらいの受付スペースが用意できるのかはきちんと確認しておこう。また、内線電話を使用したい場合は、設置場所の電話線の有無も問題となってくる。工事が必要だとなれば、相応のコストがかかってくるため、iPadから直接電話がかけられるシステムを選ぶか、チャットの活用を検討するなど、他の方法を考える必要があるだろう。

● 操作性がシンプルで使いやすい
会社に来訪する人は、タブレット操作に慣れた若いビジネスパーソンばかりとは限らない。タブレット操作に慣れていない人でも、パッと見て迷うことなく使えるような、シンプルかつ親切なUIのシステムを選ぶことも大切だ。受付は会社の顔ともいえるので、そのときに受けた印象が今後のビジネスに関わってくる可能性も十分に考えられる。導入を検討する際には来訪者の立場でも使ってみて、しっかり使用感を確かめておこう。

● 端末などの導入も含めたコストが適正である
受付システムを導入するには、まず端末の用意が必須である。元々備品としてiPadが自社にあるのであれば、導入コストが抑えられるので、iPad対応のシステムを選ぶべきだろう。新しい端末を導入するにしても、どのくらいのコストがかかるのか一度問い合わせみて、最も費用対効果が高いシステムを選びたい。導入費用だけでなく、月額制でコストがかかってくるシステムもあるため、料金形態はしっかり確認して、社内でコンセンサスを取っておこう。

既存コミュニケーションツールとの連携がしやすいサービスがおすすめ

先に見てきたように、受付システムごとに連携可能なコミュニケーションツールは千差万別だ。同じチャットツールを使うにしても、それぞれ対応しているツールが違ってくる。受付からの通知フローをスムーズに行うためには、自社で使用頻度の高いコミュニケーションツールとの連携が必須。導入済みのコミュニケーションツールと受付システムの相性も忘れずにチェックしておこう。

まとめ

無人受付システムにはまだなじみのない方もいるかもしれないが、実は今使っているチャットツールや電話などと容易に連携ができて、すぐにでも業務フローに取り入れることができる手軽なツールなのだ。
とはいえ、人的コストを削減するためのシステムに、見込める効果以上のコストがかかってしまったら意味がない。受付システムの導入を検討する際には、手間やかかる費用、利便性などを総合的に見て、しっかり比較して選んでいくことが肝要だ。
ほとんどのシステムでは短期間のトライアルが可能なので、実際に使用感を試してみてから選ぶといいだろう。ツールの使い勝手を検証する際には、来訪を受ける自社側の利便性だけでなく、来訪者側の気持ちも十分に考えて選ぼう。自社の要望や状況によってかかる費用は変わってくるため、まずはぜひ一度、資料請求をしてみて最適なシステムを見つけてほしい。

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