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Webセミナーなど新規需要が生まれた貸会議室の利用に適した選び方やおすすめ事業者を紹介

2021.09.30

貸会議室といえば、会議や商談の他に株主総会や会社説明会など幅広い用途で活用できるイメージが強いだろう。昨今ではコロナの影響もあり、上記以外にもwebセミナーでの活用や短期的なレンタルオフィスとしての活用など、新たな需要が増加傾向にあることをご存知だろうか。オフィスの在り方が変わってきている今、本記事では貸会議室のニーズの変化から見る貸会議室の用途と、目的に適した会場・業者の選び方やおすすめの事業者などを紹介していく。

コロナによる仕事のオンライン化を踏まえた貸会議室の利用目的

コロナ禍により、多くの企業がテレワークを推進する中、オフィスの経費削減や社員がテレワークを行うための環境整備などが大きな課題となっている。その解決策の一つとなるのが貸会議室の有効利用だ。ここでは仕事のオンライン化を踏まえた貸会議室の利用方法について見ていこう。

● スペースのアウトソースを目的とした商談・会議での利用
web会議やweb商談が増えたことで、最近では十分な会議室を所有しない企業が増えてきている。商談や会議でスペースが必要な際に都度、貸会議室を利用することで固定費の削減につながる。

● コロナを踏まえた株主総会やWebセミナーなどの情報拠点での利用
コロナにより3密を避けるため、株主総会やセミナーもオンラインで行うケースが増加傾向にある。貸会議室ではプロジェクターやスクリーンの他に、マイクなど充実した設備を備えている場所もあるため、情報拠点としての利用も可能である。

● 社員のテレワーク環境整備のためのレンタルオフィスとしての利用
貸会議室は今まで「時間貸し」がほとんどだったが、コロナによって中長期のレンタルも可能になってきている。そのため、社員がテレワークに集中できるよう自宅ではなくレンタルオフィスをリモートワーク中に利用する場合がある。

● BCP対策や地方拠点としての活用を意図したサテライトオフィスとしての利用
BCPとは事業継続計画の略語であり、災害時のリスクを軽減するために社員やさまざまな資源を分散させる目的でサテライトオフィスとして貸会議室を利用するケースがある。また、本拠地を都市部に置き、地方都市などに新たにオフィスを臨時的に設け柔軟な働き方を促進するためにサテライトオフィスとして活用することもある。

貸会議室のおすすめサービス事業者

貸会議室サービス事業者でおすすめなのは、東急グループが運営している「MEETING SPACE AP」と「TKP貸会議室ネット」。それぞれのサービスにはどのような特徴があるのか見ていこう。

◆ 東急グループのAP
「MEETING SPACE AP」は東急グループによる貸会議室サービスである。関東・関西エリアに18拠点が展開され、主要駅から徒歩圏内であるためアクセスも容易。コピー機やFAXだけでなくホワイトボードやプロジェクターなどの設備が充実しているため、様々な用途で使用可能。
https://www.tc-forum.co.jp/

◆ リージャスを買収したTKP
「TKP貸会議室ネット」は全国展開している貸会議室・会場のサービスで、レンタルオフィスや会議だけでなく、研修や催事・懇親会など幅広い用途で活用できる。専任の担当者によるサポートでは会場選びだけでなく食事や宿泊施設の手配も一括で可能。プロジェクターや音響などの備品手配も相談できるため、大規模での利用にも期待できる。
https://www.kashikaigishitsu.net/

貸会議室を探すおすすめポータルサイト

続いては貸会議室を探す際におすすめのポータルサイトを紹介する。各サイトによって強みが異なるため、使用用途で使い分けて見るのがおすすめだ。

❖ 会議室.COM
アスノシステム株式会社が運営する「会議室.COM」は、約1,000施設・4,000会場が登録されている。場所だけでなく用途や人数で検索できるため検索がしやすいほか、様々なキャンペーンが行われている。
https://www.kaigishitu.com/

❖ SPACEMARKET WORK
株式会社スペースマーケットが運営する「SPACEMARKET WORK」は、主に主要都市圏に展開されている貸会議室・レンタルスペースを約4,000施設掲載している。
https://work.spacemarket.com/

❖ Instabase
株式会社Rebaseが運営する「Instabase」は貸会議室のほかに音楽スタジオや古民家、ライブハウスなどをレンタルできるサービス。貸会議室の検索は用途・利用人数・設備・周辺環境などで絞り込むことが可能。
https://www.instabase.jp/

貸会議室の一般的な選び方

貸会議室を利用する上で選ぶ基準となるものは、料金・立地・設備(備品)の3項目が一般的である。ここではそれぞれどのようなケースにおいて、どういった貸会議室をレンタルすれば良いのかについて解説する。

● 予算に即した料金形態から選ぶ
貸会議室は設備が新しくアクセスが良い場合、基本的に料金が上がる傾向にある。逆に、古かったり駅から少し離れていたりする場合には料金が安いことが多い。もし社内の簡単なMTGであれば、予算を抑えて安い会議室を利用するのが良いだろう。

● 利用者・来客者の属性に即した立地から選ぶ
高額な貸会議室の多くは主要駅から徒歩圏内に多く、豪華な内装や設備の他に周囲にコンビニなどがあるなど利便性の高い場合が多い。社外の人物を多く招くような場合や重要な商談の場合には、駅から数分圏内の貸会議室を利用すると良い。

● 利用目的に即した設備・備品・オプションサービスから選ぶ
貸会議室を選ぶ上で重要なポイントとなるのは、どのような設備が用意されているのかという点である。セミナーを行う場合にはプロジェクターやスクリーン、マイクなどがあるかどうか事前に確認しておく必要がある。また、通常料金で利用できる設備や備品、オプション料金が発生するサービスなどを把握しておこう。

利用目的に応じた貸会議室の選び方

続いては利用目的に応じた貸会議室の選び方を紹介していこう。商談・webセミナー・テレワークなど貸会議室は多種多様な用途で使用できるため、ぜひそれぞれのポイントを押さえて選んでほしい。

● 場所確保に重きを置く商談・会議での利用は立地と料金を重視
商談や会議では参加者に応じて立地と料金を重視するべきである。参加者が社外の人物である場合には、迷わないようアクセスが良いだけでなく周辺施設や設備が充実している高めの会議室を用意。逆に社内の人物だけでMTGを行う場合などには簡素な設備で料金を抑えても良いだろう。

● ビジネスイベントや情報拠点での利用は広さと通信インフラを重視
会社説明会やwebセミナーなど、人が多く集まる場合あるいはオンラインイベントを開催する場合には、広さと通信インフラを重視してほしい。急遽参加人数が増えることが想定されるケースでは余分に椅子や机を配置しておく必要があるほか、webセミナーを行う際に通信が重いと映像が乱れ、配信がストップしてしまうことも考えられるからだ。

● テレワーク推進のレンタルオフィスでの利用はトータルコストを重視
レンタルオフィスは最初からある程度のオフィス機能を有しているため初期費用を抑えることが可能だ。一方で、契約保証料や管理費・共益費など賃料以外にもランニングコストがかかってくるため、月々の賃料と初期費用だけでなく大体の利用期間にかかるトータルコストを重視することが重要だ。

● 新規拠点確保のサテライトオフィスでの利用は立ち上げに必要な設備を重視
新規でサテライトオフィスを開設する場合には、オフィスとして必要な設備が整っているか・利用できるのかを重視することが大切だ。電源は必要数確保されているか、Wi-Fiなどのインフラが整っているかなどを必ず確認しておく必要がある。また、オフィスとして最低限のセキュリティについても検討しておきたい。

まとめ

コロナを踏まえ貸会議室のニーズは多様化してきている。また、場所という資産のシェアリングエコノミーとして貸し借りできるサービスも出始めている。

そのような多様な需要と供給の変化もあり、選ぶ際には何を基準として、どう活用したら良いのか悩むだろう。本記事ではそのような悩みに対して、貸会議室の用途と選び方を紹介した。上記で紹介したAP・TKPなどの大手以外にも自社の目的にあった事業者・サービスもあるはずなので、紹介したポータルサイトも活用しながらぜひ、探してみてほしい。

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