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請求書発行システムとは?導入のメリット・デメリット、おすすめサービスを紹介

2021.11.25

 請求書の作成・送付に関する作業を効率化する「請求書発行システム」。2005年の「電子帳簿保存法」の改定により、請求書をはじめとする国税関係書類の「電子データでの保存」が可能となり、オフィスにおいても作業の効率化が図られるようになった。現在はさまざまなクラウド型システムも登場しており、自社に合ったサービスを選ぶのに苦労している経理担当者もいるのではないだろうか。

 本記事では、請求書発行システムの概要や導入のメリット・デメリット、おすすめサービスを紹介する。自社にあった請求書発行システムを選ぶ際に役立ててほしい。

目次

●請求書発行システムとは
●請求書発行システム導入の3つのメリット
●請求書発行システム導入の3つのデメリット
●請求書発行システムを選ぶ際の比較ポイント
●導入するならこれ!おすすめの請求書発行システム
●まとめ

請求書発行システムとは

 請求書発行システムとは、請求書の作成・送付に関する作業を効率化するためのシステムのこと。まずは、請求書発行システムの主な機能を見ていこう。

請求書発行システムの主な機能
 請求書発行システムには、請求書の作成から送付、入金確認までの一連のプロセスを支援する機能が搭載されている。加えて、見積書や注文書、納品書、領収書などにも対応できるよう、請求書発行以外の機能が付随されているケースも多い。機能が充実すれば当然コストは上がるため、自社に必要な機能かどうかを見極めることが大切だ。

請求書発行システムの種類
 請求書発行システムの種類は、「オンプレミス型」と「クラウド型」に分けられる。「オンプレミス型」は社内のサーバーにシステムを構築するため、月額料金がかからない代わりに導入コストがかかる。一方、「クラウド型」はオンライン上で提供されるシステムを利用するので、導入時のコストは低いが、月額料金が発生する。請求書発行システムを導入する際は、それぞれの特徴を確認し、自社に適したタイプのシステムを選ぼう。 

請求書発行システム導入の3つのメリット

 ここからは、請求書発行システムを導入するメリットを3つ紹介する。

請求書発行業務を大幅に削減し、効率化を図れる
 請求書発行システムを利用すると、請求書の発行から受け渡しまでの全ての業務をオンライン上で行えるため、手間や時間を大幅に簡素化できるのがメリットだ。業務の効率化により、人件費と工数も大きく削減できるだろう。

請求書発行コストを削減できる
 発行システムによる請求書の電子化は、紙代や印刷代、郵送費などのコスト削減にもつながる。取引先が多ければ多いほど、削減率は高くなるだろう。また、これまで紙の請求書を保管していたスペースを有効活用できるのもメリットといえる。

請求漏れや誤請求といった人的ミスがなくなる
 請求書発行業務を自動化することで、未封入や誤請求、請求漏れなどの人的ミスを防止できることもメリットだ。また、万が一ミスが発覚した際は「訂正をせずに再発行することが原則」であるため、記載内容の修正をシステム上で素早く行えるのもありがたい。

請求書発行システム導入の3つのデメリット

 請求書発行システム導入を検討する際には、3つのデメリットについてもしっかり理解しておこう。

インターネット環境が必須
 請求書発行システムはインターネットを介してやり取りをするため、送付する側・受け取る側の双方にインターネット環境が必要となる。システムを経由して取引先と請求書のやり取りをする場合は、あらかじめ相手の状況を確認しておこう。

導入するまでに時間がかかる
 導入までに時間を要することもポイントだ。システムの導入にあたり、社内フローの見直しや社内研修、先方への説明などが必要になる。また、請求書は7年間の保存が義務付けられているため、これまでに紙面化した請求書のデータ入力といった手間も発生する。これらの作業を行う時間も念頭に置いて導入時期を検討しよう。

データが消失するリスクがある
 請求書発行システムそのものは、さまざまなセキュリティが施されているため、情報漏洩などのリスクは低い。ただし、オンプレミス型の場合、システムを保存しているパソコンなどがクラッシュするとデータが全て紛失してしまうリスクは考慮すべきだろう。

請求書発行システムを選ぶ際の3つの比較ポイント

 請求書発行システムを選ぶ際に比較したいポイントは3つ挙げられる。

自社の会計システムとデータ連携できるか
 サービス導入にあたり、自社の会計システムと連携できるかどうかは大事なポイントだ。自社システムのデータと簡単に同期できれば、導入後すぐにサービスを開始できる。特に請求書発行システムが「入金の消込作業」「請求漏れの確認」「取引先への督促」といった管理機能を搭載している場合は、各機能が既存システムと連携できるかを確認しておきたい。

取引先へのサポート体制が整っているか
 取引先へのサポート体制が整っているかどうかは、サービスを選ぶ上で重要な選定基準となる。「請求書の電子化を希望しない取引先を対象とした、システムの説明や電子化後のサポート体制が整っているか」「取引先のニーズにあわせた柔軟な対応が行えるか」などを、しっかり見極めよう。

導入後のセキュリティ、バックアップ体制は万全か
 サービスの比較ポイントとして外せないのが、導入後のセキュリティとバックアップ体制だ。クラウド上にデータを保存するにあたって最も懸念されるのは、データ漏洩と紛失といえる。「データセンターの安全性は保障されているか」「24時間365日の監視体制か」「通信データがSSL暗号化されているか」「データのバックアップは常時行われているか」などは、必ず確認したい。

導入するならこれ!おすすめの請求書発行システム

 導入前に知っておきたい、おすすめの請求書発行システムを4つ厳選して紹介する。

MakeLeaps(メイクリープス株式会社)
 「MakeLeaps」は、見積書・請求書発行などの経理業務をクラウド化・AI化することで効率化を図るサービス。作成した帳票の共有や郵送、会計管理までワンストップで実現し、金銭の流れを管理できるのが魅力だ。
(関連記事:『クラウド型請求管理ソフト「MakeLeaps」の「PDF一括送付機能」に追加機能の提供開始』

マネーフォワード クラウド請求書(株式会社マネーフォワード)
 「マネーフォワード クラウド請求書」は、さまざまな業種に対応したクラウド型請求システム。同社が提供する会計ソフトと連携して、売掛金を管理できるのが強みだ。複数人で共有する場合、「編集可能」「閲覧のみ」といった権限管理ができ、人的ミスを軽減してくれる。
(関連記事:『“紙の請求業務” に悩む人を応援するプロジェクト』

BtoBプラットフォーム請求書(株式会社インフォマート)
 「BtoBプラットフォーム請求書」は、請求書はもちろん、納品書や支払通知書などさまざまな帳票の発行、受け取りに対応するクラウド型請求システム。大きな特長は、充実したフォロー体制だ。取引先への利用無料プランがあり、取引先に負担をかけずにペーパーレス化を推進できる。 
(関連記事:『【取材記事】請求書をオンラインで一元管理 BtoBプラットフォーム請求書』

freee (freee株式会社)
 「会計ソフトfreee」は、従業員が1名の小規模な事業所から中規模法人まで利用可能なクラウド会計システム。請求書作成から帳簿管理など日々の業務が効率化できる上に、資金調達に向けた書類作成まで簡単に行えるのが特徴だ。
(関連記事:『「楽楽販売」で作成した請求・支払データをワンクリックでfreee会計に連携』

まとめ

 請求書発行システムは、業務の効率化に加えて、請求書発行にかかるコスト削減にも効果的だ。また、作業を自動化することで人的ミスを予防できるのも大きな魅力といえる。しかし、導入にあたってはデメリットやサービスの比較ポイントもおさえておきたい。本記事で紹介した、比較ポイントやおすすめサービスを参考にして、導入するシステムを検討しよう。

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