庶務の業務を効率化。生産性を向上させるオンラインアシスタント・BPOサービスを紹介

庶務業務は企業や部署ごとに詳細が異なる場合が多く、また属人化しやすい内容であることが多い。そのため退職者が出た場合などに人員確保が困難だった経験がある方も多いのではないだろうか。この記事では庶務の業務を効率化させ生産性を向上させるためのオンラインアシスタント・BPOサービスを紹介していく。

庶務の業務と他職種との違い

庶務は一般事務とも呼ばれる職種で、いわゆるバックオフィスに該当する。バックオフィス業務には庶務以外にも総務や労務などの職種があるが、業務内容にどのような違いがあるのかを見てみよう。

〔 庶務の業務内容 〕
庶務の業務内容は幅広く、主に社員がコア業務へと集中できるよう様々なサポートを行う。下記に挙げる項目が庶務の業務の一例だ。

・書類整理
・電話対応
・来客対応
・備品管理
・データ入力
・発送業務
・清掃

このようにビジネススキルから管理能力が問われるため、マルチに対応できることが求められるだろう。

〔 総務との違い 〕
総務の業務は庶務と同様でサポートがメインの職種のため混同されがちだが、総務は会社全体をサポートするために社内制度の整備や株主総会の運営、社員教育などを業務として取り扱う。

また、総務は一つの課や部署として設置されているが庶務は事業部などの各部署にそれぞれ配属されるという特徴がある。

〔 事務との違い 〕
庶務と事務は名称が異なるだけで取扱業務は同じである。ただし規模が大きい企業の場合には、営業に対してのサポートをメインで行う営業事務や経理のサポートを行う経理事務など、事務の中でも専門の業務を担当するケースがある。

〔 労務との違い 〕
労務は従業員の労働に関する業務を取り扱う職種だ。労務は入退社手続きや勤怠管理、給与計算などを行うため、労働基準法などの法律の知識が必要となる。

社内完結ではなく、オンラインアシスタント・BPOサービスの活用

今までは庶務などのバックオフィスは社内に置く必要があると考えられていたが、最近ではオンラインアシスタントやBPOサービスなどを活用することで外部へのアウトソースが可能になってきている。無理に社内で完結させようとするのではなく、このようなサービスの利用を検討してみると良いだろう。

庶務業務をアウトソースするメリット

上で解説したようなサービスを利用し、庶務業務をアウトソースすることで得られるメリットについてここで解説していく。

・コア業務への集中による生産性の向上
ルーティン業務や企業の売上に直結しないノンコア業務をアウトソースによって切り出すことで、コア業務へリソースを集中させ生産性を向上させることが期待できる。

・人件費削減
アウトソーシングでは人件費の削減が期待できる。社員を雇用すると一定の固定費が発生するが、アウトソーシングでは閑散期や繁忙期などに合わせてリソースを確保し、柔軟に費用を調整することが可能だ。

・業務の質が担保される
アウトソーシングサービスを専門に取り扱っている業者は、今までのノウハウが蓄積されているため納品される業務の質が担保される。また、法改正による業務内容の変更などにも柔軟な対応が期待できるだろう。

庶務業務のアウトソーシングのおすすめサービス

ここからは実際に庶務業務をアウトソーシングしたい方のために、おすすめのサービスを紹介する。サービスの利用を検討する際にはぜひ活用してみてほしい。

「 フジ子さん 」
フジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービス「フジ子さん」。無料トライアルではスタッフの実力を事前チェックが可能。プラン変更や翌月解約が行えるため、スケジュールに合わせて依頼の調節ができる。

「 CASTER BIZ 」
「CASTER BIZ」は株式会社キャスターが提供するオンラインアシスタントサービス。問い合わせから利用開始まで最短5日とスピーディな契約ができるほか、全てオンラインで完結可能。スタッフはオンラインだけでなく業務に応じてオフラインでの作業も依頼できる。

「 HELP YOU 」
株式会社ニットが提供している「HELP YOU」のアシスタントは採用率1%の優秀な人材が揃っている。チーム制を採用しているため幅広い業務へ対応でき、窓口として専属ディレクターが企業をサポート。サービスの継続利用率は98%を誇っている。

「 ビジネスアシスト 」
株式会社ビジネスアシストが提供する「ビジネスアシスト」は電話代行に特化したサービスだ。スタッフは全て正社員のため、クオリティが担保されている。料金は通常のプランとは別に士業専門のプランが用意されていることも特徴だ。

「 Selly-s 」
株式会社ビズリンクスが提供する「Selly-s」はセールスとマーケティングに特化したサービス。営業サポートやインサイドセールスの他に、Webプロモーションなどのマーケティング支援、クリエイティブ制作などを依頼できる。

「 Remobaアシスタント 」
株式会社Enigolが提供する「Remobaアシスタント」はチーム制を導入しているアシスタントサービスだ。スケジュール調整やメール対応、データ入力などの業務を請け負っている。そのほかにも採用を一任できる「Remoba採用」や経理に特化した「Remoba経理など」を展開している。

庶務業務のアウトソースサービスの選定ポイント

上で挙げた以外にも庶務業務のアウトソースサービスを提供している企業は多い。そこで、どのようにサービスを選定すれば良いのかをここでは紹介しよう。

✓ アシスタントの品質が高いか
アシスタントの能力が業務品質に直結するため、事前に確認してみよう。
サービスによってはアシスタントの採用条件に経歴や資格の有無などが設けられている場合があるので、基準の確認またはトライアルを検討してみると良いだろう。

✓ 業務ごとに臨機応変なオーダーができるか
アウトソースサービスを利用するにあたって、自社にとって最適な形で必要な業務をアウトソースできるかどうかを重要視しよう。ほとんどのサービスはプランに応じてパッケージ化された業務内容に対応する形だが、臨機応変なオーダーに対応できるようカスタマイズプランなどを用意しているケースがあるので、幅を利かせられるかどうか担当者に確認してみよう。

✓ サポート体制は万全か
サービスごとに導入前のサポートや稼働後のアフターフォローなどの条件や内容は大きく異なる。特にサービスを長期間利用する場合には、安定的な運用ができるようフィードバックを受けられることがあるため活用してみてはいかがだろうか。

✓ 必要な業務量のみ依頼ができるか
閑散期と繁忙期で依頼する業務時間が異なる場合、稼働時間の調整が可能かどうか料金プランを確認してみよう。また、中には残りの稼働時間を翌月に繰り越すことが可能な場合がある。

✓ 対応業務領域は広いか
特定の業務だけでなく、場合によっては複数のジャンルにおいてアウトソースを依頼したくなることがあるかもしれない。そんな時にいざ対応していないとなると余計なリソースやコストが生じることになるため、事前に対応業務の領域は広いかどうかをチェックしておこう。

✓ 情報漏えいのリスクはないか
業務の中には個人情報の取り扱いや企業の重要な情報を取り扱うものがあるかもしれない。そのため、アウトソーサーがどのように情報を管理しているのか、また、スタッフと秘密保持契約(NDA)を締結しているかどうかなどを目安にしてみると良いだろう。

まとめ

庶務業務はどの企業においても必要不可欠だが無理に社内で完結させる必要はなく、むしろアウトソーシングサービスを利用することでさまざまなメリットを享受することができる。人員コストを削減したい、採用が難航しているという場合には庶務業務を含めノンコア業務のアウトソースを検討してみてはいかがだろうか。

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