購買管理によるコスト削減と利益増加を効果的に実施するための5つの基本原則とおすすめサービスを紹介

企業が生産活動をしていく上で欠かせない業務といえるのが「購買管理」。コスト削減により利益増加を狙える領域であるが、その反面、取引先との癒着による不正などのリスクとも背中合わせだ。ここではリスクを最小限にし、ベネフィットを最大化するための方法や、適正かつ効率的な購買管理を可能にする購買管理システムについて紹介する。

購買管理の定義

日本産業規格（JIS）では、購買管理の定義について以下のように記している。

「 生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系 」

具体的にどういったことを示しているか、詳しく見ていこう。

生産に必要な資材や部品を要求された品質・価格・期日で調達する業務
上記定義を分かりやすく噛み砕いてみよう。企業が生産活動を行う上で必要な資材や部品を、一定の質を維持しながら安定的に調達する業務を購買管理という。購買管理がうまく機能しなければ、商品の品質低下や過剰在庫、コスト増といった問題にもつながってしまう。

単に必要な資材を集めれば良いというものではなく、品質・価格・期日をコントールすることが購買管理の肝となる。

購買管理の5原則

購買管理には、生産計画をスムーズに進める上で大切な「購買管理の5原則」という基本原則がある。1つずつ解説していく。

１．適切な取引先を選定し確保する
供給元となる取引先を選定して確保することは最重要課題だ。安定して高品質な商品を安い価格で供給してくれる取引先を探すようにしたい。

２．適正な品質を確認し確保する
特に製造業に属する企業に関しては重要となるのが品質の確保。仕入れた原材料の質が低いと製品の質まで下がってしまう。仕入れ先から適正な品質を確保できるように注意したい。

３．適切な数量を確認し確保する
数量の適切化も大切なポイントだ。多すぎても過剰在庫となり保管スペースやコストがかかってしまうし、少なすぎると生産活動に支障が出てしまう。適正量をあらかじめ設定し、常に適正量となるように仕入れ・管理をする必要がある。

４．的確な納期を設定し確保する
適正量を設定したら、常にその量を確保するために納期の設定にも気を配りたい。消費した分を補充することになるため、生産管理を参考にする必要があり、他部署との連携も欠かせない。タイミングよく納品できるよう仕入れ先とのコミュニケーションも大切にしたい。

４．適切な価格を決定し履行する
原材料となる資材の仕入れ価格は、製品価格や企業利益に直接影響する。適正な品質を確保しつつ、安く仕入れることが企業成長の大きなポイントとなる。

購買管理の業務フロー

購買管理には上記5原則に則した業務フローがある。ここでは大きく2つに分けて業務フローを説明していく。

見積もり・発注
購買管理の前半の業務フローが「見積もり・発注」だ。まずは見積もりを出してもらい、取引先を決定する。見積もりを出す際には金額だけでなく、納期や品質についても条件提示を忘れないようにしたい。

取引先が決定したら発注だ。納期、検収基準、支払い方法、支払い期日など詳細を詰めてから正式に発注する。

受入・検収
発注した商品が入荷したら、速やかに品質や数量などに間違いがないか検収しよう。納品された商品に問題がなければ原材料となる商品は現場へと発送し、保管しておく場合は在庫管理を行おう。

購買管理とともにシステムの導入・内部統制・ガバナンスの対策を行う

購買管理システムを導入することには、購買に関する内部統制・ガバナンス対策を行うきっかけになる。内部統制・ガバナンス対策とは、企業内で不正や人的ミスが発生しないように管理すること。内部の監視体制の構築やルールの明文化、ミスが起きやにくい業務フローへの改善などは、適正な購買活動に必要不可欠だ。

購買管理はお金が絡む業務ということもあり、取引先の営業担当から不正を持ちかけられ癒着してしまう危険性をはらんでいる。可視化できるシステムを導入することで不正を未然に防ぐことができるだろう。

おすすめの購買管理システム

購買管理を効率的に進め、不正をなくすためにおすすめしたい購買管理システムを紹介する。

楽々ProcurementII
「楽々ProcurementII（らくらくプロキュアメントツー）」は多様な品目や業務フローに対応したシステム。購買管理に関わる業務の効率化やコスト削減、内部統制がまとめて叶う大きなメリットが魅力だ。2000年に発売され、導入実績が豊富なことも魅力の一つだろう。

PROCURESUITE
調達業務工数60%削減を謳う「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」。購買情報を一元化して可視化することで、工数とともにコスト削減も実現できるのが特徴だ。購買業務におけるコンプライアンス強化にもピッタリだ。

SAP Business ByDesign
中堅企業の運営をサポートする「SAP Business ByDesign」は、購買管理を始めとしたサプライチェーン管理、人事、ファイナンス（経理・財務）など企業活動をする上での機能が統合されたサービス。30日間無料トライアルが可能だ。

SOLOEL購買システム
「SOLOEL購買システム」は物品材の購買だけでなくサービス材の契約管理まで行えることが特徴の購買管理システムだ。EnterpriseとLightの2種類のプランがあり、Lightは初期費用が150万円〜、システム利用料30万円〜。Enterpriseは個別で問い合わせてみてほしい。

RFQクラウド
相見積もりの管理や過去実績単価の自動参照など、コスト削減が簡便になる機能が満載な「RFQクラウド」。導入の際には専任担当者が企業ごとの課題や目的に合わせた環境を構築し、サービス導入効果を最大化してくれる。

Tradeshift Buy
自社専用のマーケットプレイスを構築し、普段の買い物のように簡単に企業購買ができるのが「Tradeshift Buy」。ニーズに合わせたカタログ更新も容易で、社内の購買情報に関するコミュニケーションもTradeshift上で行うことができる。

購買管理システムを選ぶ際のポイント·注意点

多様な購買管理システムが存在する中、自社に導入する際に指針にしたいポイントを紹介しよう。

自社の目的に適したシステムか
やみくもに便利そうだからと高機能なシステムを導入しても、使いこないこなせない可能性がある。まずは自社が購買管理について解決したい課題を洗い出し、課題を解決できるシステムを選ぶようにしたい。

部門間の連携が取れるか
購買管理業務は資材管理部門や生産管理部門と密に連携を取っていく必要がある。そのため、他部門と連携しやすいシステムを選ぶことが大切だ。他部門が利用しているシステムと連携ができる、もしくは他部門も共通して使えるシステムを選ぶようにしてほしい。

業種や製品に適しているか
企業ごとに調達する製品の種類や量が異なるため、システムに求められる機能も変わってくる。調達する製品の種類も量も少ない場合はシンプルなシステムで十分だが、大量に多種類を扱う場合は細かな設定ができるシステムの方が使い勝手がよい。自社にとって使いやすいシステムを見極めてほしい。

導入実績が多いかどうか
導入実績が多いということは、企業への導入に際して様々なカスタマイズやサポートを行なった実績があるということだ。それにより、自社にとって最適なサービスを提供してくれる可能性が高まる。自社と同じ様な業態の企業が多く導入しているシステムを選ぶようにしたい。

運用・保守が行いやすいか
トラブルが起きた際にスムーズに対応できるよう、運用・保守が簡便かどうかも欠かせない。ベンダーのサポート範囲をしっかりチェックして、どこまで自社で解決してどこからサポートしてもらえるのかしっかりと認識しておきたい。

まとめ

企業の生産活動の根幹に関わる購買管理だが、大きな金額が絡んでくるため不正が起きやすくミスが起こると大きな損害となる。コスト削減、工程削減が容易にできる購買管理システムを導入することで様々なリスクを大幅に減らすことができるため、ぜひ導入を検討してみてほしい。

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