運用定着に向けた個別相談会で DXの最初の一歩を安心して踏み出せる！バックオフィス業務を効率化できる「デスクネッツネオ」

2022.02.28

オフィスのミカタ編集部【PR】

不必要な出社を回避するためにシステムを導入したい。けれども複数のシステムを入れると管理が面倒で相互の連携も心配だ。そうした企業におすすめしたいのがグループウェアという選択肢である。今回、株式会社ネオジャパンカスタマーサクセス部係長の橋本宜倫氏に、累計450万人（※）の導入実績を持つグループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツネオ）」ならびにそれをさらに便利に使うための拡張機能「AppSuite（アップスイート）」について話を伺った。

紙の申請業務をＷｅｂ上で忠実に再現　オンラインへの移行がスムーズに

オフィスに出社する社員とリモートワークの社員が混在し、業務の流れが煩雑になりがちだ。オンライン・オフラインを区切らないスケジュール管理や承認フローが求められるものの、なるべく穏やかにスムーズに移行したいというのが各社の本音ではないだろうか。

そうした企業におすすめしたいのが、国産グループウェアデスクネッツネオである。本サービスを提供するネオジャパンは１９９９年からグループウェアを提供している老舗企業であり、企業の業務効率化を支えてきた。スケジュール共有や会議室予約、文書管理、稟議申請等のワークフローなど、さまざまな機能が搭載されている。

「デスクネッツネオ単体でも便利にご利用いただけるのですが、特にご紹介したいのが拡張機能であるアップスイートです」と橋本氏。

「こちらをご利用いただければ、例えば今お使いの紙の稟議書を、その見た目のまま書式としてＷｅｂ上に再現できます。これにより、慣れている紙での運用に近い形で、Ｗｅｂ上で申請が完結する環境を整備することができます。申請データは自動的に台帳管理されるため、検索や集計がしやすく、総務や経理の方から高評価を頂いております」（橋本氏）

デスクネッツネオは日本の組織にフィットするよう作られているが、企業の数だけ異なる業務や働き方がある。アップスイートであれば、その一つ一つの企業に合わせた業務フローをクラウド上に作り上げることができるのだ。

リアルなオフィスの機能をクラウド上に再現する試み

世の中にはさまざまなツールがあるが、「ツールを増やしすぎて逆に手間が増えたと感じているバックオフィスの方もいるのではないでしょうか」と橋本氏は分析している。その点、デスクネッツネオであればオールインワンで便利に使うことができる。

例えば、共通ポータル画面にスケジュールや設備予約といった標準機能のアイコンだけでなく、よく利用する他のＷｅｂシステム（給与システム等）もメニューとして配置できる。急に明日からテレワークとなっても、業務に必要なシステムを迷うことなく利用可能だ。その他に、部署ごとのポータルを作成できるため、各種手続きのマニュアルや、申請フォームのリンクも配置することで、総務宛ての「よくある相談」をポータルで再現できる。また、テキスト情報だけでなく、内線表のような画像も張り付けられる。従来であれば紙で稟議を回したり内線で問い合わせたりしていた内容を、デスクネッツネオで一元管理できるため、クラウド上にオフィスを再現するようなイメージが近いのかもしれない。

ここにアップスイートを導入すれば、「さらにお客様の運用に合致した業務システムを作り込むことができます」と橋本氏は説明する。「例えば、『商品コード一覧から、商品名や単価を表示する』『名簿一覧から、会社名やメールアドレスを表示する』など、ＶＬＯＯＫＵＰ関数を使ったエクセル管理もアップスイートではノンプログラミングで表現できます」

さらに、従来の業務の流れをクラウド上に再現するだけでなく「もっとこうしたい」という要望にも応えられる。

「例えば『従来はメールで稟議書を送付していたけれど、提出したら次の承認者へ回したい』『決裁が完了したら、申請者に通知したい』『エクセルでは項目ごとの期日管理は難しかったが、契約終了一カ月前の担当者への事前通知や、期限が過ぎた際の通知を飛ばすように設定したい』など、アップスイートなら実現できます」（橋本氏）

１on１個別相談会で徹底サポート　各企業にあった運用方法を提案

同社ではコールセンターによるサポートの他に、導入企業との「１on１個別相談会」を実施している。昨年３月に開始して以来、すでに１００回以上利用されているそうだ。
承認経路の作り込みや社員への周知方法などの一般的な内容や、アップスイートに関する運用のコツをカスタマーサクセス専属担当が無料で対応するほか、エンジニアが同席するアップスイート専用の個別相談会も対応してくれる。

「一時間の枠を設けて一対一でディスカッションをさせていただいており、すでに複数回お使いくださった企業様もいらっしゃいます。ご導入後は気兼ねなくご利用いただきたいと考えております」（橋本氏）

コールセンターと個別相談会を利用しつつ、アップスイートを作り込めば、バックオフィスの作業量は大幅に減少するかもしれない。

「管理台帳への反映や集計業務まで行っていただけるので、グループウェアの中で社内手続きに関する業務を完結させられます。」（橋本氏）

実際に、ある導入企業では、アップスイートを利用したことで発注や入荷について一元管理できるようになり、「当社の根幹を支える基幹システムになっているといっても過言ではありません」と評価している。同じく他の企業では、「印鑑がなくなり、ペーパーレス化、業務スピードの迅速化、それに承認後にメールで通知が届くので、承認の可視化が進み、組織力の向上につながっています」と話している。

ＤＸに向けた最初の一歩を安心して踏み出していただくために

ＤＸを進めなければならないと世間ではいわれるが、そのためには土台づくりから始めなければならないというのが橋本氏の考えだ。「まずは、紙やエクセルで行っている管理をＷｅｂ化することが、どんな企業にも当てはまるＤＸの第一歩と感じています」と橋本氏は締めくくった。

―新しい取り組みの一歩目はどの企業でも足が重くなるものだ。あるいはＤＸといわれても、どこを目指して何をどのように運用すればいいのか分からないという声も聞く。こうしたとき、いわゆるユーザーサポートの枠を超え、自社の課題解決を親身になって一緒に考えてくれるメーカーというのは貴重な存在だ。橋本氏によると、個別相談会を行った担当者から「通常業務で忙しく、一人で設定をしていた中、心が折れそうだったが、方向性が見えて安心した」といった感謝をよくされるという。ネオジャパンと二人三脚となり、ＤＸに立ち向かってみてはどうだろうか。