情報共有が後押しするDX 柔軟な働き方も実現できるデジタルの職場とは

2022.02.28

オフィスのミカタ編集部【PR】

DXの推進に、情報共有のデジタル化は欠かせない。パンデミックによりテレワークが普及したことで、その重要度は増している。こうした中、ビジネス向けのメッセージプラットフォーム「Slack」が提案するのは、デジタル上での職場環境の充実だ。働き方の柔軟性も実現できるデジタルの職場について株式会社セールスフォース・ジャパンSlack マーケティング本部の伊藤哲志氏に話を伺った。

デジタル庁でも採用されるビジネス向けメッセージプラットフォーム

新型コロナウイルス感染症の世界的大流行により、ビジネスにおけるコミュニケーションは大きく変化した。リアルな出社や対面対応が制限される中、各企業の商談や会議、情報伝達などはオンラインでのやりとりに移行しつつある。２０２１年９月にはデジタル庁が発足し、日本社会のデジタル化を目指し、行政のＤＸ推進を担っている。その最先端の現場で活用されているのが、ビジネス向けのメッセージプラットフォーム「Ｓｌａｃｋ」だ。

Ｓｌａｃｋチームでも、情報伝達や顧客とのやりとりなど全て「Ｓｌａｃｋ」アプリを使用しているという。「Ｓｌａｃｋ」は社内コミュニケーションはもちろん、取引先や提携先とのやりとりなど社外とのコミュニケーションでも活用できる。ファイルの添付やビデオ会議など、これまでのメールに取って代わる機能がグループチャットの形で行え、また、マイクロソフトやＧｏｏｇｌｅ、Ｚｏｏｍなどが提供している２５００を超えるアプリと連携できるため、Ｓｌａｃｋ画面上で多くの作業が可能となるのだ。これにより組織の情報伝達をより円滑にし、ビジネスのスピード向上にもつなげられる。

立ち話とメールを組み合わせたような高い閲覧性を実現

「メールや電話など、従来のコミュニケーションの在り方をそのままデジタルに移行しようとすると違和感があります。Ｓｌａｃｋは、立ち話とメールを掛け合わせたような新たなツールということがいえるでしょう」（伊藤氏）

メールでは、やりとりを重ねるうちに重要な添付ファイルが抜け落ちることや、タイトルと本文の不一致といったケースもよくある。これにより煩雑で閉ざされたコミュニケーションが生まれ、社員間での情報の分断を招いてしまうこともビジネスの現場でありがちな悩みだ。

これに対して、Ｓｌａｃｋでは「チャンネル」と呼ばれるグループ上でチャットを行う。プロジェクトやトピックごとに用意できる部屋のようなもので、ガラス張りのオープンな空間に近い。そこでは情報の垣根がなく、過去に伝えられた内容も検索すればすぐに閲覧ができる。新たなメンバーの途中参加もスムーズだ。

「ＳＮＳのタイムラインと似たような印象です。直接会っていない同窓生の近況もＳＮＳでつながっていれば、なんとなく知っている。ビジネスのコミュニケーションもこうした共有が可能になり、情報共有の難しさの解消や風通しの良い組織づくりに貢献できるのです」（伊藤氏）

またＳｌａｃｋの有料プランでは、自動化ツール「ワークフロービルダー」を利用できる。「ワークフロービルダー」では、さまざまなタスクを「ワークフロー」として追加が可能。特定のキーワードの投稿や新規メンバーの加入などに対して、その後の動作を事前に設定、自動化することができる。ワークフローの設定は直感的に操作・設定ができるので、技術者の手を借りなくても手軽に高機能な運用を実現しやすい。

働き方の柔軟性を実現するＤｉｇｉｔａｌＨＱ

Ｓｌａｃｋがコロナ禍で世界各国のユーザーに対して実施した、働き方に関するアンケートによると、仕事に対する満足度について首位の報酬に続いて、２番目に多く挙がったのは「柔軟性のある働き方」だった。また出社の在り方について「テレワークと出社の掛け合わせがいい」と答えた人は63％にも上る。テレワークの普及で、時間の融通が効くと働きやすくなることが浮き彫りになった。アフターコロナの職場環境には、こうした、時間や場所をはじめとした働き方の柔軟性が、求められることは明らかだろう。

デジタルツールを導入することで、働き方の柔軟性を実現していく。そのためにはデジタル上のオフィスは必要不可欠で、Ｓｌａｃｋはデジタルの職場を実現することが可能だと、伊藤氏は話す。こうした状況下でＳｌａｃｋでは、デジタル上の新しい職場環境「ＤｉｇｉｔａｌＨＱ（会社を動かすデジタル中枢）」の普及に力を入れている。

「パンデミック前は、かっこいいとか居心地のいいオフィスなど、魅力的なオフィスづくりで社員とのつながりを強化してきました。ところが、コロナ禍で出社制限や働き方の多様化が進む中、さまざまなニーズを受け止める必要が出てきています。そこで重要なのがＤｉｇｉｔａｌＨＱなのです」（伊藤氏）

課題とゴールを明確にし、スモールスタートで始める

ＤＸを推進するためには、あえてＤＸをゴールにしないことが大切だと伊藤氏は話す。

「ＤＸはあくまでも手段です。解決すべき課題は、離職率を下げる、生産性を上げる、売り上げの維持など、企業ごとに違ってきます。何のためにＤＸをするのか、腹落ちしていないと誰もついてこられません。課題とゴールを明確にし、きちんと社内に行きわたらせることが大切です。」

そうした中で、Ｓｌａｃｋのようなクラウドサービスの良さは、スモールスタートができることにある。Ｓｌａｃｋは有料プランもあるが、無料で始めることも可能。メールアドレスで登録するだけですぐに利用できる。また使ってきたデータをそのまま有料プランへ移行できるので、予算を組む上でも、まず試しに導入してから本格活用を検討できるので安心だ。

今後Ｓｌａｃｋでは、ＤｉｇｉｔａｌＨＱの普及やチャンネルでのコミュニケーションの活性化に力を入れていく。また２０２０年12月に、Ｓａｌｅｓｆｏｒｃｅによる買収が発表されたこともあり、Ｓａｌｅｓｆｏｒｃｅとの連携を強化。その他のパートナーアプリとの連携による新たなソリューションの提供にも努めていくという。

課題を明確にし、できるところからデジタルを活用する。それがＤＸを成功させる第一歩となる。ビジネス用のメッセージングアプリは、コミュニケーションだけでなく、デジタル化に向けての社内の抜本的な改革を後押ししてくれる。