購買業務のデジタルトランスフォーメーション Amazonビジネスがバックオフィスの変革を推し進める

Amazonビジネスは、法人・個人事業主向けのEコマースだ。個人向けAmazon.co.jpと同等の品揃え・使いやすさを具備しながら、請求書払い・購買分析など法人向けの機能も搭載されている。アマゾンジャパン合同会社 Amazonビジネス事業本部 事業本部長の石橋憲人氏に、物品の購買・調達分野におけるDXをテーマとして話を伺った。

コア業務に充てるべき時間を購買・調達に割いていた

ＤＸの観点から見ると、購買・調達は特に改善の余地が大きい分野である。例えば業務時間内に物品を購入するときでも、複数のウェブサイトを見比べたり、場合によっては実店舗に足を運んだりすることもある。また、自費で経費を立て替えて領収書を受け取り、社内規定に従って処理をするという業務は、会社員であれば一度は経験するものだ。

このように社員が経費で物品を買うと、総務・経理部門をはじめとしたバックオフィスに負担がのしかかる。大量に送られてくる領収書は、紙・電子など形式がバラバラで、これを期限内に処理しなければならない。用途が不明瞭な領収書であれば確認を取らなければならないし、規定から外れた購買に対しては個別に対応しなければならない。領収書の処理に忙殺されているバックオフィスも多いのではないだろうか。
ほとんどの社員やバックオフィスにとって、物品購入や関連の事務作業は、向き合うべき本質的な業務ではない。そこに時間を割かなければならないことはビジネスチャンスの損失にもつながる。企業としてはなるべく減らすべき人的・時間的コストだといえる。

「このコストをいかに削減していくかということが、購買におけるＤＸだと考えています」と石橋氏。アマゾンビジネスもその発想から生まれたものだと同氏は話している。

物品を購買する際には三つのコストが発生する

石橋氏は、購買に際してかかるコストを大きく三つに分類して説明している。

「一つ目が購買にかかるコスト、例えばＥＣサイトで物品を選んだり実店舗に足を運んだりする時間などのことです。二つ目が金銭的なコスト、物品の対価として支払うお金のことです。三つ目が処理にかかるコストで、例えば各社員が台紙に領収書を貼り付けたり記録を付けたりするコストのことです。特に三つ目はバックオフィスにも大きく関係してくるもので、立て替え精算の処理や支払いの代行、領収書の保管などがそれに当たります」

これらのコストを下げる方法について石橋氏は、「例えばセルフサービス化をしていく必要がありますし、購買業務を可視化する必要もあります。業務のシステム化も有効でしょう。それぞれのコストがゼロになることはないとしても、削減する方法はあります」と話す。一方で例えば、金銭的なコストを下げるために安い物品を探し回り購買にかかるコストを高めてしまっては意味がない。購買フローの一点のみを見るのではなく、全体をとらえたコスト削減方法が求められている。

その意味では、法人・個人事業主向けに作り込まれたＥＣサイトの利用は有力な選択肢だ。例えば個人向けのアマゾンを用いれば、一つ目と二つ目のポイントはクリアできるだろう。ＥＣサイトで購買を完結させられるし、商品比較も容易で割安な購買ができるのはご存じの通りだ。非常に便利なツールであるものの、個人向けのアマゾンのＥＣサイトを法人・個人事業主として利用する場合、処理コストの面で課題が残ってしまう。「法人・個人事業主のお客様のために、その部分をもっと効率化しなければならない。その発想からアマゾンビジネスが生まれました」と石橋氏は話す。

法人・個人事業主の購買に特化したアマゾンビジネス

アマゾンビジネスは、世界で２５０億ドル以上の年間売り上げがある。日本では、時価総額上位１００社のうち80社以上（※１）が購買に活用し、国立大学の90％以上がアマゾンビジネスに登録するなど、多くの企業や組織が利用している。中小企業や個人事業主の利用者も多く、幅広い顧客に支持されてきた。

アマゾンビジネスのメリットとして一番大きいのが、処理コストの削減だ。「アマゾンビジネスであれば、請求書による決済ができます（※２）。例えばアマゾンビジネスを通して社員が物品を購入したとしても、その場では決済を発生させず一カ月ごとにアマゾンから請求書を一本にまとめてお送りすることもできます」と石橋氏は話す。その他に社員の購買履歴をデータ出力することで経費を「見える化」する購買分析機能もある。承認ルールの設定によって、例えば上長の承認がなければ一定金額以上の購買ができないなどとすることも可能だ。会社として購買を推奨している商品には推奨フラグを付けられるし、逆に特定の商品に対して上長の承認がなければ購買できないように設定することもできる。バックオフィスの負担を軽減するさまざまな仕組みが備わっているのだ。

もちろん、使いやすさや品揃えは個人向けのアマゾンに引けを取らない。使い慣れたアマゾンの仕様で利用できるほかに、「ご家庭用にはまず買わないような商品まで揃えています。また一部の商品については法人価格や数量割引も設定されております」と石橋氏は話す。

手作業をデジタル化することで効率的な働き方を実現する

購買・調達業務は、どうしてもＤＸが進みづらい領域だ。だからこそ、コストを下げたり業務の「見える化」によりガバナンスを強化したりという、ＤＸによる効率化の余地がまだまだ残されている分野でもあるといえる。「いま手作業で行われているものをデジタル化することで、効率的な働き方を実現するお手伝いをさせていただきたい」と石橋氏は考えている。

アマゾンのミッションは、地球上で最もお客様を大切にする企業になること。

「購買・調達分野のデジタル化は、時間的・金銭的・人的な余裕につながります。買い出しや小口現金処理にかけていた時間を省き、コア業務に向き合うことで、働き方改善や従業員満足度向上、その企業様にとってのお客様の満足度向上につながります。実際に、アマゾンビジネスでそうした循環が生まれています」と石橋氏は説明した。

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Amazonビジネス
「Amazonビジネス」は、個人向けサイトの「Amazon.co.jp」の利便性に、調達・購買に特化した機能（請求書払い、法人価格、数量割引、法人限定商品、承認ルール設定機能、購買分析機能など）を追加することで、企業による効率的な購買業務をサポートしています。

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