契約書の管理・活用で“攻めの法務”を！ 契約DXを実現する「LegalForceキャビネ」の実力

社会ニーズの多様化でビジネスが複雑に変化する中、取引相手とのルールブックである契約書の管理の常識も変わりつつある。これまで契約書は紙やPDFで保管するのが一般的だったが、株式会社LegalForceの「LegalForceキャビネ」は、クラウド上で契約内容を一元管理。契約書管理に特化したAI技術で検索性や閲覧性が向上し、業務効率化はもちろんリスクマネジメントがしやすくなった。弁護士資格を持つ法務のプロフェッショナルである角田望CEOに、契約書を戦略的に活用するメリットや、“攻めの法務”を実現するAI契約管理システムの活用術などについて話を伺った。

事業成長につながるバックオフィスへの投資

―バックオフィス業務のＤＸが進まない理由はどこにあるとお考えですか。

事業成長のためにバックオフィス部門を戦略的に活用できると、気付いている方が少ないからかもしれません。契約社会である欧米は、財務や法務を企業の戦略拠点と位置付けていますが、日本企業はバックオフィスへの投資には消極的ですよね。また、「推進者がいない」「予算がない」こともＤＸが進まない要因の一つだと考えられます。

―契約管理の領域でＤＸはどの程度進んでいますか。

契約書は紙の原本をファイリングまたはＰＤＦ化して共有フォルダで保管するのが一般的です。電子契約サービスの導入も進んでいますが、単にＰＤＦデータを保管しているだけではアナログ情報のデジタル化であり、検索性も閲覧性も担保されていないためＤＸとはいえません。契約ＤＸの実現には、まずは全体像を見える化し、契約をうまく活用できる体制を整えることが大切です。

―契約書を戦略的に管理・活用できないことで生じるリスクや弊害はありますか。

まず理解するべきは、見積書や請求書と契約書はまったく異なるということです。前者があくまで取引の記録であるのに対し、契約書は当事者を法的に拘束します。つまり、締結後の契約にこそリスクがあり、その管理が重要だということです。契約上の権利を有効に活用すれば自社に利益をもたらす一方、義務に反すれば大きな不利益を被ることになりかねません。

したがって管理しなければならない対象は、契約書そのものではなく、契約によって発生する権利や義務など、契約書の中身です。原本やＰＤＦデータの保管だけでは、内容の管理やリスク制御ができませんよね。こうした課題を解決し、契約締結後の権利義務のマネジメントを可能にするのが「ＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネ」です。

締結済みの契約内容を可視化して一元管理

―適切な契約管理体制を構築できるＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネのサービス概要や、機能について教えてください。

ＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネは、紙の契約書をＰＤＦ化してアップロードするだけで、クラウド上での契約書管理を実現するＡＩ契約管理システムです。登録した契約書のタイトルや日付、当事者名、更新の有無などを自動で抽出してデータベース化。契約内容を可視化し、一元管理を可能にします。

読み込んだＰＤＦは、ＯＣＲ技術で全文テキストデータ化されるため、契約書に含まれる単語から必要な契約書を検索することができます。また、同じ顧客と締結した契約書の一覧を作成したり、更新期限をＡＩが自動で計算し、メールで知らせてくれるので、契約の更新漏れを防いだりすることも可能です。

―導入実績はいかがでしょうか。

２０２１年11月時点で導入社数は３００社を超えました。契約書管理は事業規模の大小を問わず、全ての法人に必要なことなので、幅広い事業者様にご利用いただいています。バックオフィスのＤＸ、特に契約書の管理体制をこれから構築しようという事業者様にはとてもフィットするサービスだと思います。

―ＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネの導入で契約管理体制を強化できた好例はありますか。

ある大手小売業様は、８０００件を越える契約書管理を効率化するためにＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネを導入されました。これまでエクセルで管理していた台帳への記入業務が不要になったことや条項の検索性が向上したのはもちろんですが、締結後の契約リスクを可視化して管理・運用できる点を高く評価していただきました。ＩＰＯを見据えるスタートアップ企業様や、契約書管理にコストをかけられない小規模事業者様からも、費用以上の効果を実感しているとの声が届いています。

　

契約管理体制の構築でリスクを制御可能に

―どのような企業であっても、導入効果は大きそうですね。

締結後の契約を正しく管理できていないと、不要な契約が自動で更新され続けたり、更新されるべき契約が期日までに更新されなかったり、重要なライセンスが切れてしまったりするリスクが生じます。「全体像の把握」「期限管理」「権利・義務のマネジメント」という契約管理体制の構築は、今後ビジネスを展開する上でより重要になってくるでしょう。

―逆に言えば、適切な契約管理体制が構築できれば〝攻めの法務〟を実現できるということでしょうか。

そうですね。契約を適切に管理できれば、契約上の義務に違反することで生じるトラブルを未然に防げますし、権利を有効活用して自社の立場を強固にすることもできます。期限管理を徹底することで、訴訟費用などの紛争解決コストや無駄な出費を抑えたり、契約更新のタイミングで優位な立場を確保できたりするメリットもあります。ＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネは、業務効率化はもちろんこうした契約書に潜むリスクを可視化し、マネジメントできる点も大きな提供価値だと思います。

―最後に、契約関連業務のＤＸを検討している読者に向けてメッセージをお願いします。

契約によって生じた権利や義務を可視化する精度を高めるため、今後はＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネのＡＩ分析機能を強化する予定です。契約内容をうまく事業戦略に組み込めるようなソリューションにブラッシュアップし、認知向上と機能強化に努めます。
契約書管理は非常に繁雑な作業ですが、ＬｅｇａｌＦｏｒｃｅキャビネを導入すればほぼ手間なく適切な管理体制を構築できます。契約書は「保管」から「活用」へ――。＂攻めの法務〟を意識しながら、契約ＤＸにぜひ積極的にチャレンジしてください。

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