目的はペーパーレス化やリモートワークだけじゃない Boxがコラボレーションを加速させ生産性を高める

2022.02.28

オフィスのミカタ編集部【PR】

将来を見据えてDXの推進に力を入れている企業は多く、出社することが当然だったバックオフィス業務も変化が求められている。しかし限られた人員で何ができるのかと悩んでいる担当者もまた多いのではないだろうか。会社と在宅といった社内での連携だけでなく、社外との接点が必須となる人事労務はセキュリティ面も心配だ。コンテンツクラウドサービス「Box」を提供する株式会社Box Japanの風間武也氏にDXのコツを伺った。

扱うデータは増える一方　そんな時代のＤＸ

風間氏が入社した当時のＢｏｘＪａｐａｎは、設立１年目で従業員は４～５名と小規模だったが、本社のＢｏｘ・Ｉｎｃが２０１５年に上場すると従業員が一気に増えた。バックオフィス業務全般を整備し、働きやすい組織体制を整えてきた風間氏は、Ｂｏｘを活用しながら社内のＤＸを推進してきた体現者でもある。

「製品やサービスに自信があるスタートアップほど営業に人員を投入しがちですが、バックオフィス業務を軽視すると成長の阻害要因になると思っています。バックオフィス業務については従業員が50名規模になるまでに、法的に整備しておくことが膨大にあります。組織が大きくなる前に着手しないと大変なことになります」（風間氏）

また、昨今のコロナ禍の影響を受けながらの働き方改革、２０２５年問題で労働人口が減るなどのビジネス環境に対応できる組織にしていくために、バックオフィス業務のペーパーレス化を中心とした環境整備は今後より不可欠となる。「労働人口が減っても、扱うデータは増える一方でしょう。また、従来のセキュリティの考え方では、コロナ禍、またその後のハイブリッドワークに対応できません。社外からのクラウドサービスの活用など、複雑な状況を睨んだゼロトラストを強く意識する必要があります」と風間氏は話す。

セキュアな環境でコラボレーション

Ｂｏｘを活用しながらＤＸを推進することで得られる一番のメリットは、「生産性の向上」だと風間氏は言う。

「Ｂｏｘは、コラボレーション基盤を構築するためのサービスであって、単なるクラウドストレージではありません。誰もが働く場所に関係なく、セキュアな環境の中に置かれたデータやコンテンツを管理したり、ワークフローを共有しながら同時編集するなどして、従業員同士やプロジェクトメンバーの円滑なコミュニケーションを推進するプラットフォームです」（風間氏）

Ｂｏｘは元々ＢtoＢに特化して開発されたものなので、海外に拠点があったり、グループ会社の多い大企業などスケールの大きな環境において、高いパフォーマンスを発揮する。しかし風間氏自身がＢｏｘを活用してバックオフィス業務を整備していったという実績に見てとれるように、比較的小規模な企業にも有効だ。現状は従業員が少なくても、急速に規模が拡大されることもあるだろう。「スピード感を持って成長していく企業に最適」だと、風間氏は胸を張る。ビジネス向けに用意された四つのプランは、全てストレージ容量を気にすることなく、初期費用を投じてクラウドサーバーなどを別途用意する必要はない。テクニカルサポート（業務時間内）も受けられる。またＩＴリテラシーが高くない人でも使いやすいシンプルなＵＩが追求されており、統合可能なアプリは１５００以上と外部のアプリケーションとの相性も良い。

タスク管理に電子サイン　全てがＢｏｘ内で完結

入社当時から人事労務をはじめとするバックオフィス業務に関わってきた風間氏は、どのようにＢｏｘを活用しているのだろうか。

「例えば採用においては、面接を終えてからの採用の可否、社内での雇用契約書の確認、そして契約書にサインをしてもらってやっと業務完了です。その業務をタスクで管理したり、ワークフローを作成して手続きがどこまで進んでいるのかを可視化しています。採用者には電子サイン『ＢｏｘＳｉｇｎ』を使ってサインしてもらいますし、必要な書類はＢｏｘ内のフォルダにアップロードしてもらっています。Ｂｏｘアカウントをお持ちでない方でもファイルのアップロードが可能ですし、暗号化などの手間もありません」（風間氏）

Ｂｏｘでは障がい者雇用を推進しており、直近で４名の従業員を迎えた。コロナ禍において書類の提出もＢｏｘを介して行い、４名の雇用契約をたった１カ月で終えることができたという。障がい者雇用を推進する企業の協力を得ながら雇用に取り組んでいるが、その協力企業との連携もＢｏｘを介して行っている。

オフボーディングこそデジタル化が必須

働き方改革の推進も重要だが、以前のように初めて勤めた会社で定年を迎えるということは当然ではなくなった。それは裏を返せば、退職手続きが増えたということになる。「転職の機会や副業の機会が増えたので、オフボーディングに関する業務は今後も増えるでしょう」と風間氏は見込んでいる。日々増え続けるデータを管理するため、退職手続きに関する書類はＢｏｘ内のフォルダに収め、退職者にだけアクセス権限を与えて共有。源泉徴収票など証明書類も、退職者が必要な時にいつでもダウンロードできるようにしている。

「弊社を退職しても同じ領域で働いていれば、また別の場所で再会することもありますし、再雇用で戻ってくる退職者もいます。これは結果として採用に至らなかった方々に対しても同じですが、どこかでつながっていれば、いつか協業できる時が来るかもしれません。そういう方々にＢｏｘを介して情報を発信し続けることで良好な関係を築いていく。Ｂｏｘがネットワーキングのような役割を担っていくと考えています」（風間氏）

対面によるコミュニケーションの機会が減ったことで、同期やチームメンバーと顔を合わせることも少なくなった。そこで仕事上の経験からプライベートな話までシェアできる「学びの場」をオンライン上に設け、交流を深めている。「Ｂｏｘの資産は人」とする企業のマインドを醸成していくことを目的としたクラウドツールの活用にも積極的だ。

「一度利用していただくと、手放せないというお声も頂いています。バックオフィス業務をごくわずかな人数で行っていると、業務を教えてくれる先輩もいなくて孤独です。そんな時にカスタマーサクセスを活用いただければ、解決策を導き出すための情報収集にもなります。何が最善なのかを一緒に考えていきたいと思っていますので、まずはご相談いただきたいですね」（風間氏）