請求書の電子化で請求業務を変えていく 60万社が利用する「BtoBプラットフォーム 請求書」

一般に請求書といえば、送る側が勝手にレイアウトを決めるものだ。送る側の立場から手間を削減するシステムは多いものの、受け取る側にも配慮したシステムはほとんどないのではないだろうか。今回は送る側・受け取る側双方の利便性を追求しているBtoBプラットフォーム 請求書について、同サービスを提供する株式会社インフォマート 執行役員の木村慎氏と事業企画部 部長の園田林太朗氏に話を伺った。

請求書のやりとりを電子的に完結させたい

インフォマートが提供するＢtoＢプラットフォーム 請求書（以下、本サービス）は、請求書のやりとりを電子的に完結させられるサービスだ。データをクラウド上で管理するためペーパーレス化につながり、電子帳簿保存法にも対応している。本サービスの特徴の一つに、請求書の発行者のみならず受け取る側も同じプラットフォーム上でやりとりを行うことが挙げられる。「社会全体の変革を進めるためには、相手方への配慮も必要」と木村氏。相手方の電子帳簿保存にも配慮するなど、導入企業のみならず取引先も含めてＤＸを進めるための工夫が随所に施されている。

導入企業の取引先にも配慮　60万社を超える導入実績

本サービスでは、請求書を送る側と受け取る側の双方にＩＤを発行する仕組みをとっている。郵送やメールでのＰＤＦ送付でもなければ、紙で受け取ったものを単に電子化するわけでもない。基本的には発行側のみならず受け取る側もプラットフォームにログインし、そこでやりとりを行う仕組みだ。紙媒体での郵送代行やメール・封筒で送られてきた請求書のＯＣＲも利用可能だが、原則としてプラットフォームで請求業務を完結させる仕組みは日本ではほとんど見られない。

クラウド請求書サービスにおいては、国内シェアNo・１（２０２１年６月現在　東京商工リサーチ調べ）だ。利用企業数は、昨年の７月に60万社を突破した。

選ばれる理由の一つは、利用企業のみならずその相手方にも配慮した仕組みにある。もちろん利用企業が既に導入しているシステムとのシームレスな連携は言うまでもなく、「皆様が思い付くような販売管理システムや会計システムにはたいていつなげられますし、独自開発のシステムにもつながるように小さな開発を繰り返してきました」と園田氏。しかしそれだけではなく、「本サービスであれば、データが保存されているプラットフォームに相手方もアクセスできるため、相手企業様にとって使いやすい形で出力いただける仕組みとなっております」（園田氏）

また、プラットフォーム上でやりとりを完結させることで安心・安全な取引につながる。「たとえば紙やメールで請求書を送付する場合、届いているかどうか不安であったり、その確認に手間がかかったりしますよね。またメールでのＰＤＦ送付は簡単に転送できてしまうため、セキュリティ的な懸念をお持ちの企業様もいらっしゃいます」と木村氏。その点本サービスであれば、設定によって開封確認やセキュリティの担保に取り組むこともできる。

もっとも、紙の請求書が完全になくなることはないだろう。それに備えて、郵送代行サービスやＯＣＲ読み取り機能も用意されている。

「有料ではありますが、本サービスでデータを入れていただければ郵送まで弊社で代行します。またＡＩ–ＯＣＲで読み取ったものも、通常のフローを辿ってきたものと同様にシステムに入力されるようになっています。最終的には導入企業様のシステムにデータを流し込むこともできるので、電子化を無理なく進めていただけます」（木村氏）

実際に本サービスを導入している日野自動車株式会社では、98％の帳票を電子化することができたのだという。従来であれば２日間かけて約８００社の仕入先に帳票を送付していたところ、作業時間は１時間にまで短縮することができたそうだ。紙での郵送を希望する仕入先に対してはオプションの「郵送代行サービス」も利用しており、本サービスの導入により「仕入先様からも確認がスムーズになったと喜ばれています」という声が届いている。

単なるデジタル化に止まらず次々に手を打つための初手として

本サービスは請求書をデジタル化するものである。ペーパーレス化・デジタル化がにわかにキーワードとなっているが、それらが話題に上がる前から取り組んできた。「本サービスは１９９８年に始まった飲食業界向けシステムに端を発します。ＩＴがまだまだ浸透していなかった時代からシステム化を支援してきた経験を活かして、時には泥臭く、導入から運用までお手伝いさせていただきます」と木村氏は話す。

改正電子帳簿保存法にも対応し、その信頼性の高さはＪＩＩＭＡ認証を取得していることからも分かる。「入力されたデータは弊社が保管いたします。発行側・受け取る側の双方は、契約上の保存期間であればいつでもそのデータにアクセスできます」と木村氏が言うように、取引相手にも配慮した仕組みとなっている。かねてから電子帳簿保存法で定められた「電子取引」に準拠してきたが、今回の法改正を受けて多様な運用パターンに対応するということだ。

一方で、請求書のデジタル化は「ＤＸの入り口に過ぎない」と園田氏。「取引先とのやりとりに請求書は欠かせませんが、一方で請求書だけの関係は存在しませんよね。だからこそ、これをきっかけに受発注や契約行為なども含めた商取引全体をスムーズに変えていける工夫を凝らしています」

その工夫の一つが、商行為全体の「見える化」だ。同社はＢtoＢプラットフォームの中で請求書や契約書、見積書、発注書、納品書といった商行為に必要なさまざまなサービスを展開しており、これらを同じＩＤで利用できるよう設計されている。そのため、プラットフォーム内で請求の前行為である契約や受発注などの履歴に横串を通すことができる。これにより何にお金を支払うのか一目瞭然となっている。請求書の電子化を皮切りに、バックオフィス業務の在り方を変えていただきたいというのが同社の狙いだ。

園田氏は「本サービスの導入はゴールではない」と言い切る。本サービスの導入は、バックオフィス担当者にとってはＤＸを主導するチャンスかもしれない。上から指示されて行うデジタル化にももちろん価値はあるが、本サービスをきっかけとしてバックオフィス主導の改革も進めていただけるのではないだろうか。

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