契約や見積もり・社内ワークフローなどの合意に使える電子署名世界180カ国で使用されているドキュサイン

2022.02.28

オフィスのミカタ編集部【PR】

ドキュサインは世界で10億ユーザー、100万社の契約社数を誇る電子署名サービスだ。日本でも多くのユーザーがドキュサインを利用しているが、「そもそも日本には電子署名自体があまり広がっていない印象だ」という。電子署名を導入することで働き方はどのように変わるのか、ドキュサイン・ジャパン株式会社カントリーマネージャー立山東氏に尋ねた。

電子署名の導入で契約書や上司の承認、見積もりも電子化

仕事を進める上で、合意が必要な場面は多々ある。「契約書が代表的な例ですが、たとえば上長の承認や営業先への見積もりも合意の一つです。ありとあらゆるところで生まれる『この内容でいいですよ』という合意が、ビジネスを前に進めています」と立山氏。

そうした合意形成に対しては、何らかの痕跡を残さなければならない。現在の日本では、紙とハンコもしくは紙とサインが一般的だ。それに対して「我々の電子署名サービスを使えば、契約・合意やそれに関わるプロセスを電子化できます」と立山氏は話す。

確かにこれまでの日本流のやり方も、「決して悪いものではありません。極めて優秀な人材が慎重に運用しているから、間違いはほとんど起こらない」と立山氏。「ただしその分、一つの合意に膨大な時間と労力がかかっています。現代社会においては、常に生産性を上げていかなければ生き残れないことも事実ではないでしょうか」と語っている。こうした観点から提供されているのが同社の電子署名だ。

面倒なシステム構築が不要　電子署名は簡単に導入できる

電子署名によって実現できることは種々ある。スピーディーなビジネスの実現は、最も分かりやすい例だろう。

「例えば以前なら、営業が紙の見積書や契約書を客先に持参して、サインを受領し帰ってくるという光景が普通に見られましたよね。また、『あのオーダー、どこまで承認進んだの？』『注文書まだ届かないの？』といった会話は今でも普通に聞こえてきます。しかし電子署名であれば、オーダーフォームをメールで送り、相手方は署名をクリックするだけでやりとりが完了するわけです。合意の形成プロセスが可視化されることに加え、何時間もかけていたやりとりがわずか数分間で済みます」と立山氏は説明する。

非常に便利な電子署名システムだが、「闇雲に電子化、ＤＸを進めればいいというわけでもない」とも立山氏。「電子化はゴールではありませんし、ゴールであるべきでもありません。業務の効率化、営業プロセスの短縮化、あるいは顧客満足度の向上など、各社・各部署で定めたゴールに向かうための手段です」と話す通り、まずは目的を見定めることが大切だ。
ただし、ひとたび目的が定まったのであれば少しでも早く一歩目を踏み出すべきだと同氏は続ける。

「特に電子署名は構築も必要ないのですから、とりあえず導入してみて、仮に自社に合わないのであればすぐに使用を中止すればいいと思います。１週間もあれば十分に使い始められるので、一度使ってみてください」

なぜドキュサインは世界中で選ばれているのか

ドキュサインは、アメリカの政府機関でも利用されるほどの安全性を誇る。情報セキュリティに関するＩＳＯ２７００１も取得しており、世界中の名だたる企業からの信頼を勝ち得ている。可用性にも優れており「システムがダウンしているから契約できないなどということもほとんど発生しません」と立山氏は話す。

また、他システムとの連携にも強みがあり、連携できるシステムは約３５０にも上る。ＡＰＩを公開してさらに連携を広げており、「ドキュサインの導入をきっかけに、社内のＤＸを進めていただける」と同氏は考えている。

そうした電子署名の導入で、ビジネスはどう変わるのか。

「例えばパート社員を雇用する企業様でありがちな課題として、採用から働き始めるまでのタイムラグが挙げられます。契約書の送付・締結や免許証コピーの徴求など、意外と時間がかかるものです。ある小売業のお客様からは、『ドキュサインを導入したことでパートさんが働き始めるまでの段階を全てオンラインで完結させられた。スピード感が格段に上がった』というお声を頂きました」（立山氏）

もちろんその他にも、企業間取引や社内のワークフロー効率化にもお使いいただける。「世界１８０カ国の人事部や総務部、営業部などあらゆる部署のビジネスに貢献しています」と立山氏が話すように、色々な場面でお使いいただけるのがドキュサインなのである。

ＤＸはあくまでも手段　目的にあったツールの導入を

最後に、なぜ日本のＤＸが進まないのかを伺ったところ、「何から始めていいのかが分かりづらいからではないでしょうか」とお答えいただいた。

「今の時代、企業が生き残るためにはＤＸが必須であることは間違いありません。しかしＤＸの目的を間違えたり、具体的な目的を定めないまま形だけデジタル化したりしても、結局何も進みません。その点を見誤ると、世の中にあふれる電子化ツールの選定にひどく時間がかかったり、せっかくコストをかけて導入したのに使わずに終わってしまったりします。まずはバックオフィスで実現したいことを見つけた上で、そのために必要な道筋を考えることで、目的を見失わずにスムーズなＤＸが可能になるでしょう」（立山氏）

その点、電子署名はＤＸの初手としてふさわしいツールだといえる。「それぞれの目的に応じて部署ごとにお使いいただけるので、全社的な検討は必要ありません。まずは部署単位でご使用いただき、その上で使いやすいとご判断いただけた際に全社的な導入に広げてほしい」と立山氏。小さく入れて大きく育てられる電子署名の導入をきっかけに、企業も大きく成長するはずだ。