コロナ禍でも出張ニーズは健在「じゃらんコーポレートサービス」から始める経費精算改革

2022.02.28

オフィスのミカタ編集部【PR】

企業経営にとって欠かせない出張。しかしそこに関わる「手配業務や経費精算」に煩わしさを感じるビジネスマンは少なくない。コロナ禍により在宅勤務やペーパーレスが叫ばれる中、こうした業務への見直しも重要だ。そこで「じゃらんコーポレートサービス」ではシームレスな出張予約サービスを展開。事業担当者の松島亮太氏に話を伺った。

コロナ禍で出張に対する企業意識が変化

世界的な規模で新型コロナウイルスの感染拡大が急速に起きたことにより、日本のビジネススタイルも、さまざまな場面で変化した。例えば、人が都市から都市へと移動し現地に赴いて対面する行為は、感染予防の観点からは望ましいとされない。東京を中心に第１回目の緊急事態宣言が発令されて以来、出張数は以前と比べて、減少傾向にある。各企業のオンライン環境が整備され、かつては出張して対峙するのが当たり前だった仕事でも、リモートでの対応へ取って代わっているケースが増えているのだ。

しかし緊急事態宣言の解除時には、出張数は回復傾向にあり、アフターコロナでも出張のニーズは相変わらず高いのではないかと松島氏は話す。また、限られた出張に対するガバナンスの強化や経費精算に伴う出社をなくすための仕組みづくりなど、出張に関わる新たな課題が浮き彫りになったという。そのため出張管理に伴う課題には、今後も継続して企業が取り組む必要がある。

初期費用・ランニングコストが無料の出張予約サービス

こうした状況下で、日本最大級の宿泊予約ポータルサイトである「じゃらんｎｅｔ」では、企業向け出張宿泊予約サービスとして、「じゃらんコーポレートサービス」を展開している。「じゃらんコーポレートサービス」は、レジャー旅行向けでおなじみの「じゃらんｎｅｔ」を企業向けにカスタマイズし、出張宿泊に特化したサービスを提供している。

「じゃらんコーポレートサービス」は、企業単位で契約。社員が出張時の宿泊先を予約する際にサービスを利用する仕組みだ。最大の特徴は、初期費用・ランニング費用が完全無料であること。導入障壁が低いこともあり、現在およそ２万社が利用している。
利用者のニーズに合わせた、宿泊プランの設計にも取り組んでいる。「じゃらんコーポレートサービス」では、３万軒以上の登録施設数、３６０万以上のプラン数と豊富なラインナップを提供している。また「じゃらんコーポレートサービス」でのみ利用できる、安価なシークレットプランも多数提供している。これにより出張旅費そのものの削減ができる。また出張が可視化されることで、出張管理に関わる業務プロセス全体の見直しにつながるケースも多いという。

出張の経費精算がボトルネックに

出張旅費の精算は、経費精算の中でも面倒なフローを抱えているケースが多いと松島氏は話す。

「コロナ禍で、各企業ではキャッシュレスやペーパーレス、テレワークの普及が進んでいます。しかしながら、出張旅費の精算が経費精算全体のボトルネックになっており、そのためにやむなく出社する必要があるというケースも多いです」（松島氏）

こうした状況に対して、「じゃらんコーポレートサービス」では、法人一括決済を提案している。宿泊代金を「じゃらんｎｅｔ」が立て替えることで、個々の宿泊先への支払いが不要。月ごとにかかった宿泊費を「じゃらんｎｅｔ」にまとめて精算ができる。そのため社員との出張精算の手間や社員の大量の領収書処理がなくなり、社員の立替金負担の軽減のほか、経費精算の工数削減や出張に関わる間接コストの削減もできる。

ユーザー企業のガバナンス強化にも対応している。日本ＣＦＯ協会の「出張費用マネジメントの実態調査」によると、不正出張やカラ出張、プランに付与される金券の不正授受といった、社員の不正が約半数の企業で発生している。「じゃらんコーポレートサービス」では、検索画面上での特定ワードを含むプランの非表示やプランの上限金額の事前設定など、ユーザー企業の規定に合わせたカスタマイズが可能となっている。

手離れ良くフィット感の高いサービスを提供

「じゃらんコーポレートサービス」では、サポート体制を強化しており、ユーザー企業が手離れ良く導入できるように努めている。事前申請の有無や経費精算の方法など、出張に関わる業務プロセスは企業によってさまざまだ。こうしたユーザー企業の現状について、担当者がヒアリングを実施し、各企業に合わせたサービスを実現する。また従業員へ向けてサービスの認知や利用方法の説明など、ユーザー企業の出張旅費改革の実施プロセスの設計を「じゃらんコーポレートサービス」がサポート。社内周知や定着の支援まで、伴走しながら対応してくれる。

「総務部は、コスト削減全体の改善に取り組んでいて、出張旅費に特化しているわけではないですし、ミッション化されていないこともあります。なるべく手間がかからず、成果を出すことに貢献できればと思っています」（松島氏）

提携先との協業にも力を入れている。「じゃらんコーポレートサービス」は、出張に関わるさまざまな予約について取り扱うビジネストラベルマネジメントシステム（ＢＴＭ）とも連携。ＢＴＭは宿泊先だけでなく、ＪＡＬやＡＮＡ、ＪＲといった交通系サービスの予約、購入にも対応している。これにより、出張旅費全体の改革も可能となっている。また経費精算システムとのデータ連携も行っており、出張旅費を起点にさまざまな業務効率化を実現できる体制を整えている。

昨今の状況から業務プロセスそのものの改革が求められている。これは、経済産業省やデジタル庁が牽引する国を挙げてのＤＸが、単なるデジタル化ではなくデジタル活用による抜本的な変容によって、産業分野全体の競争力強化や社会の変容を求めていることとも、無関係ではない。リモートシーンの増加とともに企業経営に欠かせない出張を、ハイブリッドの形で効果的に活用していく仕組みを整えることが、アフターコロナではますます必要になっていくだろう。