三菱総研ＤＣＳが提唱する「人事部門が企業活動の根幹を変革させる」体制づくりとは

コロナ禍におけるテレワークという新しい働き方の定着を機に、人事給与領域のデジタル化は一気に加速している。現場担当者の業務負荷軽減のためのみならず、経営課題解決の観点からも意義のあるデジタル化。その重要性を認識してはいながらも、現実にはなかなかうまくいかない企業は少なくないだろう。
「単に業務をデジタル化するだけではDXは実現できない。課題解決の本質は『ＤＸを実現した先』にある」。人事給与ＢＰＯ（業務プロセスの一部を外部の専門業者にアウトソーシングする事）サービス「PROSRV」（プロサーブ）を提供する三菱総研ＤＣＳ株式会社の吉田氏、内山氏、勝野氏は、そう口をそろえていう。創業から50年以上にわたって人事給与領域に取り組んできた同社が「確実に成果に導く」と自信を持って提供するサービスの特徴について、話を聞いた。

業務プロセス整理が効率化の鍵

吉田　人事給与業務のデジタル化・効率化については、現場担当者と経営層の双方から多数の相談をいただいています。現場担当者の方については、特にコロナ禍でのテレワークをきっかけに、ペーパーレス化への高い関心をお持ちのようです。加えて、人事部門の対応業務が年々多角化する中「システムやＢＰＯで日々の定型業務を少しでも楽にしたい」という声も少なくありません。従業員のワークライフバランスを確保する事を目的とした法改正への対応、新しい働き方に伴う人事制度改革、人材不足が深刻化する中で採用競争力・定着率向上を図るための制度改革……これらに取り組む余力を作るためにも、業務効率化が急務になっている状況です。

勝野　一方、経営層の方々からは、人事業務継続性の担保や従業員データの活用といったDX推進や経営観点での人事改革に関するお問い合わせが増えています。経営者としてはこれらの改革を推進したいけれど、「人事部門や現場レベルでは日々の実務に追われてうまく進められない。」「自社で専門知識を持つ人材がおらず、どう手を付けて良いかわからない」といった痛切なお悩みを伺いますね。

内山　双方の立場で大きな課題となっているのは「余裕のなさ」です。その根本的な原因として、特定業務（例えば紙ベースのアナログな運用など）に焦点があたりがちですが、実は業務プロセスが整理できていないことにあると私たちは考えます。企業によって課題は様々ですが、例えば中小企業では少ない人員でバックオフィス業務をこなしている場合が多く、業務が属人化している傾向があります。大企業では事業成長に伴う社内制度改定に都度パッチ的に対応し続けてきた結果、業務が極度に複雑化するといった状況に陥りがちです。そうした業務プロセスを放置していると、現場の業務負荷が増大するだけでなく、担当者の「もしもの事」や「急な退職」といった不測の事態で業務継続が困難になる可能性も否定できません。自然災害やコロナウイルスの流行といった問題が相次ぐ中で、不測の事態は明日にでも起きる可能性がある身近な問題であると認識し、日頃から備える必要があるでしょう。
こうした企業の課題を解決し、人事給与のDXを前進させたい―当社の「PROSRV」は、そうした想いを込めたサービスになっています。

2,000社の実績から適切な業務テンプレートを提案

内山　「PROSRV」はクラウド型人事給与システム「PROSRV on Cloud」を軸に、必要に応じて「スポット事務サービス（年末調整、地方税年度更新など）」「月例事務サービス（給与計算などに関わる事務業務を丸ごと代行）」を組み合わせてご利用いただく人事給与BPOサービスです。
「PROSRV on Cloud」は給与計算はもちろん、Web給与明細や各種社会保険料の計算領域に至るまで、人事給与に必要な項目を網羅しており、同システムだけで人事給与DXの基盤を構築できます。社内で業務統制したい場合はシステムのみ導入いただくこともできますが、実際にはＢＰＯも併せて利用いただくお客さまがほとんどです。特に最近では「人事給与業務そのものを外部の専門業者に委託したい」というニーズが高まっている印象ですね。また、ＢＰＯの範囲もその時々のお客さまの状況に応じて調節いただけます。例えば「最初はスポットで小さくアウトソーシングをして、企業成長などで従業員が増えたタイミングで範囲を拡大する」といった使い方も可能です。

勝野　一加えてシステムや業務プロセスはお客さまに合わせてオーダーメイドするのではなく、当社が提案する業務テンプレートにお客さまの業務プロセスを合わせていただくことで、より効率的に運用が可能なサービス設計になっているのも、「PROSRV」の特徴です。
例えば、給与の締日と支給日のサイクルが短い場合、短期間で処理を行う必要があり、業務負荷が大きくなる。この運用を維持したままシステムの入れ替えや、ＢＰＯ導入を進めたとしても、効果を最大化出来ない場合もあります。単なるシステム化やアウトソーシングではなく、業務プロセスに潜む非効率な運用ルールを取り除き、根本的な課題解決を行ったうえで、人事給与業務全体の最適化を目指すべきだと、当社は考えています。

吉田　「自社の業務プロセスを既存のテンプレートに当てはめて変える」と聞くと不安を感じてしまうかもしれませんが、当社では従業員規模や業種、事業フェーズなどを考慮したテンプレートを複数確立しており、お客さまに最適なものをご提案しています。これらテンプレートの根拠になっているのは、創業から50年以上にわたり、多種多様な業種、従業員規模のお客さまの支援を行い、現在稼働しているだけでも約2,000社の人事給与業務をサポートする中で蓄積してきたノウハウです。いわば2,000通りの人事給与サポート経験から抽出したより効率的な成功パターンを適用することで、お客さまの費用負担を抑えながら確実に成果に導く。それが「PROSRV」の最大の肝になっています。

「定型業務」から解放され「創造的業務」に着手するべき

内山　導入で期待できるもっとも大きな成果は属人化の解消です。ＢＰＯ部分はもちろん、お客さま社内での状況も含めて、すべての業務プロセスを当社がドキュメント化して管理。少数精鋭の人事給与部門で担当者にもしものことがあった際にも、業務継続性を担保できます。またある程度規模の大きなバックオフィスでは、業務の複雑化に伴うブラックボックス化を解消できるでしょう。

勝野　中小企業ではペーパーレス化も一気に進められると思います。どこか一箇所でも紙を使った運用が残っているとそれがボトルネックになってしまいますが、「PROSRV on Cloud」では各社特有の申請も含め、あらゆる申請をデジタル化可能です。スマートフォンからの申請もできるため、個人単位でパソコンを支給していない企業でもスムーズにデジタル申請へ移行できます。

吉田　実際に導入いただいたお客さまからも「デジタル化と業務プロセスの整理で現場の業務負荷が大幅に軽減した」という声を多数いただいています。ある企業の方は「毎年、年末調整の時期にデスク前にできていた質問の長蛇の列が『PROSRV』導入初年度になくなった」とおっしゃっていたのは印象的ですね。別のお客さまからは「定型業務やシステム対応から手離れできたおかげで、より戦略的な制度改革や組織改革に着手できるようになった」といった感想もいただいています。こうした「PROSRV」の導入成果が、優秀な人材の確保や顧客サービスの改善、果ては売上の向上や従業員さまの給与増にまでつながれば、ベンダーとしてこれほど意義深く感じることはありません。

最短4カ月で導入可能　ぜひ早めの相談を

内山　具体的なサービス導入手順としては、ヒアリングで現在の給与規程や就業規則等を丁寧に確認したうえで、お客さまの人事制度を把握した当社エンジニアが移行作業を行う流れとなります。人事給与担当者さまやIT担当者さまの作業負担を最小限に抑えながら、最短4カ月で導入が可能です。

勝野　お客さまには、導入作業そのものより「PROSRV」導入によって実現したい業務の在り方や組織の姿を描くことに注力いただきたいです。DXの中長期的なビジョンまで明確化できれば、成果に向けてより着実に取り組めるようになります。また、私たち三菱総研ＤＣＳは人事給与システム、ＢＰＯサービスのご提供だけではなく、総合システムベンダーとして、 様々なＩＴソリューションを提供しています。PROSRV導入後も、デジタルを活用したビジネスの生産性向上、業務効率化を適宜ご提案させていただきながら、お客さまのビジョン実現に向けて伴走していきます。

吉田　DXというと大きな話に感じるかもしれませんが、人事給与業務に少しでもお悩みの方は、まずは一度ご相談ください。現場担当者、経営者の双方がパンクしてしまう前に、ぜひ早めに手を打てればと思います。

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