経費精算システムのメリット・デメリットを解説！選び方のポイントとは

経費精算を行う際、申請や承認などの業務を効率的に行うことができる「経費精算システム」。システムを導入することで、どのようなメリットや効果があるのか知りたい経理担当者もいるのではないだろうか。今回は、経費精算システムの概要や導入で得られるメリットやデメリット、経費精算システムの選び方を紹介する。経費精算システムを導入する際の参考にして欲しい。

目次

●経費精算システムとは、経費精算業務を効率化できるシステムのこと
●【立場別】経費精算システムを導入するメリット
●経費精算システムを導入するデメリット
●経費精算システムの選び方。押さえておきたいポイント
●まとめ

経費精算システムとは、経費精算業務を効率化できるシステムのこと

経費精算システムとは、経費の申請・承認・支払いなどの煩雑になりがちな業務を効率化できるシステムのこと。そもそも経費精算とは、従業員が立て替え払いした経費を会社が支払うことだ。経費の種類は消耗品や交通費、通信費や物品購入費など多岐に渡るため、企業の経費精算に対する業務負担は大きい。

紙ベースで経費を管理する場合、申請者と承認者双方に多くの時間や労力がかかる。しかし、経費精算システムを導入すれば、スキャン機能やICカード連携による入力機能など業務のペーパーレス化・自動化を図れる機能が備わっているため、経費精算業務の効率化に役立つ。

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【立場別】経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのだろう。ここからは、「申請者」「経理担当者」「経営者」3者の立場から見たメリットを解説する。

「申請者」のメリット：申請作業や時間の削減
申請者視点でのメリットは、経費の申請作業や時間を削減できることだ。経費精算システムには、申請作業を効率化するためのさまざまな機能が備わっているため、従業員の業務負担を軽減できる。経費精算システムに備えられている、主な機能は以下の通り。

・スマートフォンで領収書やレシートを写真撮影し、データ化できる機能
・交通系ICカードのほか、法人向けクレジットカードや銀行APIのデータを取り込める機能
・経費検索することで交通費が自動計算できる機能

データの自動取得や自動計算の機能を使えば、申請業務の手間や時間が省ける。また、申請時の金額入力ミスも防げるだろう。スマートフォンを使い申請できるシステムであれば、外出先から経費精算を申請することも可能だ。

「経理担当者」のメリット：承認作業の迅速化
経理担当者にとっては、承認作業をスムーズに行えることがメリットだ。申請状況をWeb上で一元管理できるため、経費申請の処理状況が把握しやすくなり、承認業務の迅速化につながる。

紙を使った申請を承認する場合、入力ミスの指摘や申請の催促などは申請者のもとへ出向く必要が生じるが、経費精算システムならクラウド上で全ての対応を行えるため便利だ。システムによっては、出先から承認業務を行うこともできる。会計ソフトと連携すれば、精算業務と振込業務を一体化できるため、精算業務を遅滞なく進めることも可能だ。

「経営者」のメリット：内部統制の強化と生産性の向上
経営者にとっては、経費精算システムの導入で内部統制の強化と生産性の向上が期待できる点がメリットだ。例えば、ワークフロー機能を活用すれば、業務のプロセスや承認者が誰なのかなどが可視化できるため、迅速な対応やトラブルの防止に役立つ。情報を一元管理できるため、不正や不備を抑止・防止することができ、内部統制の強化につながるだろう。

また、経費精算にかかる時間やコストが大幅に削減できるため、浮いた時間をよりコアな業務に費やすことができ、企業の生産性も向上する。

経費精算システムを導入するデメリット

経費精算システムを導入すれば大きなメリットが得られるが、デメリットも少なからず生じる。ここでは、導入する際に知っておきたいデメリットについて紹介する。

導入コストがかかる
経費精算システム導入時には、初期費用と利用料金といったコストが発生する点がデメリットだ。サービス内容や運用方法によって機能や料金は異なるため、自社で効率化したい業務内容などを洗い出し、必要なサービスについてしっかり検討する必要があるだろう。

情報漏えいの危険性がある
経費精算システムの多くは、情報を電子化してクラウド上で管理している。データ化された情報のやり取りには情報漏えいの危険性が伴うため、注意が必要だ。

プライバシーマークや暗号化通信を導入しているかなど、導入するシステムのセキュリティについて事前にチェックしておくと安心できるだろう。

社内規定やフローを変更する必要がある
システムの導入にあたって、システム利用を前提とした社内規定やフローの変更が必要となる点もデメリットだ。社内の業務フロー変更時には、社員が混乱したり、慣れるまでに時間がかったりすることが想定される。社員に利用方法を共有するため、研修や説明会を開く、マニュアルを整備するなどの環境整備が必要となるだろう。

経費精算システムの選び方。押さえておきたいポイント

経費精算システムを導入する際、どのような点に注意して選べばよいのだろうか。選び方のポイントを3つ紹介する。

自社に必要な機能を備えているか
経費精算システムにより効率化を図りたい業務内容は、企業によってさまざまだ。まずは、経費精算業務の課題を洗い出し、その課題を解決するために必要な機能を備えているシステムを選択しよう。

例えば、経理処理のミスや漏れを防止したい場合には会計ソフトと連携できるシステム、経費精算業務を最新の法令に対応させたい場合は電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶのがおすすめだ。

サポート体制が充実しているか
システムを導入したものの、社員が活用方法を理解できず、システムを使いこなせないケースも想定される。このような状況を防ぐためには、サポート体制が充実しているシステムを選ぶこともポイントだ。導入時に利用方法についてのサポートがあるか、困ったときの相談窓口があるかなど、受けられるサポートの内容について確認しておくとよいだろう。

「クラウド型」か「オンプレミス型」か
システムの運用方法には、「クラウド型」と「オンプレミス型」がある。クラウド型は、すぐに利用を開始でき、導入コストが比較的抑えられているほか、クラウド上に情報を保管するため出先からアクセスできるという特徴がある。一方、オンプレミス型は、自社サーバーを用意する必要があるため導入コストは高くなるが、利用環境は社内に限定されるため情報漏えいのリスクが少ない点が特徴だ。

クラウド型とオンプレミス型にはそれぞれ異なる特徴があるため、自社が重視したい点を考慮して選ぶと、後悔が少ないだろう。

まとめ

経費精算システムを導入すれば、経費精算業務を効率よく進めることができる。申請者・経理担当者・経営者それぞれに導入のメリットがあるため、デメリットを十分理解した上で、導入を検討するとよいだろう。

経費精算システムを選ぶ際は、自社に必要な機能を備えているかなど、留意したいポイントがある。ここで紹介した内容を参考に、自社に適した経費精算システムの導入を進めてみてはいかがだろう。

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