説明・確認のやり取りを大幅削減！ “付箋感覚”で使える「AUN」がバックオフィスの業務を変える
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総務、人事、法務、経理などの管理部門（バックオフィス）は、日々さまざまな問い合わせ対応やマニュアル作成に追われている。「複合機の使い方がわからない」「申請書の書き方は？」といった質問が寄せられるたびに本来の業務が中断され、負担を感じている担当者も多いのではないだろうか。そんな社内のコミュニケーションコストを減らし、スムーズな意思疎通を支援するのが、株式会社フォノグラムが提供するビジュアルコミュニケーションツール「AUN（アウン）」だ。同社でカスタマーサクセスを担当する山崎博行氏に、「AUN」の具体的な活用法や導入効果について聞いた。
のべ300万人が使う修正指示ツール
そもそも「AUN」とはどのようなツールなのか。山崎氏に尋ねると、まず強調されたのがその圧倒的な「手軽さ」だった。
「『AUN』は、アカウント登録なしですぐに使える無料のビジュアルコミュニケーションツールです。アプリのインストールも不要で、すべてブラウザ上で完結します。Web画面や画像、PDF、動画などを取り込み、修正したい箇所に付箋を貼るような感覚で指示を書き込みます。あとは発行されたURLを相手に送るだけで、修正情報を簡単に共有できます」
特徴は、指示を受け取る側にもほとんど負担がかからないことだ。ITツールに慣れていない人でも、マニュアルなしで直感的に使えるよう設計されている。
「受け取った側は、送られてきたURLをクリックすれば修正依頼を確認できます。そのままデータを編集して送り返せば作業は完了です。『電話やメールでは説明しにくい』『画面共有するほどではないけれど、パッと伝えたい』という時に便利なツールです。2026年7月末時点で、のべ300万人以上の方にご利用いただいています」
自社の「困った」を改善するために開発
今でこそ多くのユーザーに利用されている「AUN」だが、その誕生の背景には、Web制作会社である同社自身が抱えていた課題があった。
「以前から、文章だけでやり取りをすると認識のズレが生じ、手戻りが発生することに課題を感じていました。修正指示書を作るために画面をキャプチャして、ペイントツールで修正案を書き込み、Excelに貼り付けてメールで送り……。こうした作業には、かなりの時間と手間がかかっていました」
特に細かな修正指示では、何度も確認のやり取りを繰り返すことになりがちだ。
そこで同社は、自社で提供していた保守管理システムに、画面上に付箋を貼るような感覚で指示を出せるメモ機能を追加した。すると、やり取りがスムーズになり、自分たちの業務も大きく改善したという。この機能を単体サービスとして切り出し、2015年に「AUN」として一般提供を始めた。
「当初はWeb制作やクリエイティブの現場での利用が中心でした。ただ、リモートワークが普及し、外部パートナーとの協業も増える中で、幅広い業種・職種の方々に使っていただく機会が増えていきました」
あえて機能を足さない「引き算の思想」
多くの修正指示ツールが多機能化する中、「AUN」がこだわってきたのは、あえて機能を絞り込む「引き算の思想」だ。
「ITツールに不慣れな方でも、説明書を読まずに直感的に使える。『誰でも、迷わず、今すぐ使える』ことを何よりも大切にしてきました」
では、実際にはどのように使うのか。山崎氏に操作の流れを聞いた。
「本当に簡単で、3ステップです。まず、修正したいWebサイトのURLを入力するか、画像・PDF・動画ファイルをアップロードして画面を取り込みます。次に修正箇所を指定し、ふせんを貼る感覚で指示を『メモ書き』します。最後に、発行された専用URLをメールやチャットで相手に共有すれば完了です」
指示へのコメント返信やスタンプでのリアクション、「作業完了」といったステータス変更も、すべてブラウザ上で行える。メールやチャットでファイルを何度も送り合う必要がなく、関連する情報を一つのURLに集約できる点も特徴だ。
劇的な“時短”効果で広がる活用シーン
近年は、企業のバックオフィス部門でも「AUN」の活用が広がっているという。代表的な活用シーンの一つが、社内マニュアルの作成だ。
「例えば、新しい複合機を導入すると、総務担当者には同じような質問が何度も寄せられますよね。そこで、操作画面や機器の写真を取り込み、『ここのスイッチを長押し』といった矢印やコメントを『AUN』上に書き込み、そのURLを社内に共有しておくのです」
これだけで、担当者が同じ説明を何度も繰り返す必要がなくなるという。
また、言葉だけではレイアウトのイメージを伝えにくい申請書類のフォーマット改訂などでも力を発揮する。
「取り込んだ画像に対して、『この枠を右にずらして』『この項目を追加して』といった赤入れ指示を、該当箇所にピンポイントで出せます。言葉だけで説明するよりも認識の齟齬が起こりにくく、手戻りを減らしながら正確に改訂できます」
では、バックオフィスで「AUN」を活用することで、具体的にどのような効果が期待できるのだろうか。
「ユーザーの皆様からは、『指示書の作成時間が従来の6分の1程度になった』という声もいただいています。修正箇所を視覚的に示せるので、確認のラリーが減り、リードタイムも短縮できます」
複数のツールを介して情報をやり取りすると、時間のロスだけでなく、コミュニケーションミスや反映漏れが起こりやすい。「AUN」に情報を集約することで、そうしたトラブルも防ぎやすくなるということだ。
ビジネス利用を支える有料プラン
「AUN」は無料でも利用できるが、ビジネスで継続的に活用する場合には、有料プラン「AUNプレミアム」という選択肢もある。
「無料版はデータの保存期間が最大7日間です。一方、継続的に利用される場合は有料プランをおすすめしています。個人向けの『プロ（月額3300円／1人）』、チーム向けの『チーム（月額15400円／5人）』、組織向けの『ビジネス（月額33000円／11人）』の3種類があり、最大50年間データを保存できます」
有料プランでは、作業効率をさらに高める機能や、ビジネス利用を支えるセキュリティ機能も利用できる。例えば、マイページからこれまで作成したAUNファイルをフォルダ分けして一覧で確認できるため、「前にも同じような説明資料を作ったような……」という無駄な作業を減らすこともでき、引き継ぎも楽になる。
「特にバックオフィスの方々から好評なのが『文字スキャン（OCR）機能』です。選択した範囲の文字をAIが自動で読み取って書き起こしてくれるため、手入力で打ち直す手間を省けます。修正指示の作成やデータ転記も、かなりスピードアップできます」
このように、リリースから10年以上が経過した現在も多くのユーザーに利用されている背景には、こうした手軽でシンプルな操作性だけでなく、強固なセキュリティへの取り組みがある。同社はISMS認証やプライバシーマーク（Pマーク）を取得し、第三者機関による脆弱性診断も毎月実施。大企業や官公庁の厳しい安全基準にも対応しているという。
「法務や情報システム部門の方々が特に懸念されるセキュリティ面について、しっかりと管理体制を整えています。こうした信頼性やユーザー満足度を評価していただき、『ITreview Grid Award』では最高位の『Leader』を11期連続で受賞することができました」
こうした特徴を踏まえ、「AUN」をまだ利用したことのない「オフィスのミカタ」の読者に向けて、山崎氏は次のように語る。
「『AUN』では、有料プランの全機能を試せる15日間の無料トライアルをご用意しています。保存期間の延長や複数ページの一括キャプチャ、文字スキャン機能など、有料版ならではの便利さを実際の業務で試していただけます。
クレジットカード情報の登録は必要ですが、15日以内に解約すれば請求は発生しません。また、年間契約などの縛りは一切なく、いつでも解約できます。まずは日々のちょっとしたやり取りや申請書類のチェックなどで、業務のスピードやコミュニケーションがどう変わるのか、気軽に体験していただければと思います」
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