出張予約手配に1時間以上かかるケースが約3割～AIトラベル、出張手配と経費精算に関する調査～

クラウド出張手配管理サービス「AI Travel」を運営する株式会社AIトラベル（本社：東京都港区）は、2019年4月16日に「出張手配と経費精算に関する調査」結果を公開。出張予約手配に1時間以上かかることが面倒だと、約3割の回答があった。

■調査背景

昨今、深刻な人手不足が社会問題になっている。中小企業基盤整備機構の調査結果によると、7割以上の中小企業が「人材不足を感じている」と回答。人手不足を解消するため「働き方改革」としてテクノロジーやAIを活用した、デスクワーク業務効率化などの労働生産性向上が急務となっている。
出張手配の手間とコストの削減を目指すAIトラベルでは、様々な企業の出張手配の担当部署・担当者とやり取りする中、「出張手配を行うために通常業務が止まる」「旅費規定に合う宿泊先を探すのが大変」など出張手配に時間を取られて本来やるべき業務が出来ないことがわかった。このような背景を受け、出張手配や経費精算の実態について明らかにするため調査を実施した。

■約6割が出張の申請に、人的ベースで行っている！

出張申請の仕方を聞いたところ、規定書式を「紙面で申請する」と回答した割合が25.1%と一番多く、ついで「口頭申請」が22.3%、「ワークフローシステムで申請」が21.6%となった。出張の申請に関しては全体の59.1%がシステム（出張管理システム・ワークフローシステム）を利用せず人的ベースで行っている結果となった。

■出張手配の方法で、出張者自身の業務を圧迫⁉

出張手配の方法は「立替で移動手段や宿泊先を手配して後日精算している」と回答した人が全体の61.2％であった。精算部分は個人で行うケースが目立つ。また「自分で内容を選定し、会社に手配してもらっている」が20.6%、「総務部署などの担当者に手配してもらっている」が14.1%、「旅行代理店に手配してもらっている」が3.0%と手配を他部署や代理店依頼しているケースは全体の37.7%であった。「立替」と「手配」を自身で行っているケースが全体の6割を占めており、出張者自身の業務を圧迫していることが伺える。

■出張の予約手配に、1時間以上かかってしまう

出張の予約手配にかかる時間は「30分以上1時間未満」と回答した人が全体の37.5％が一番多く、ついで「30分未満」が34.5%であった。「1時間以上」「半日」「1日」「1日以上」と回答した割合の合計が27.9％となり、予約手配のさらなる効率化に検討の余地があるのではないかと思われる結果となった。

■予約手配にかける時間を削減させる必要の余地あり！

出張でよく使う移動手段は「新幹線（チケット購入）」と回答した人が全体の58.3％であった。ついで「飛行機（国内）」が38.5％、「新幹線（EXサービスを利用）」が38.1％となった。「新幹線（チケット購入）」については全体の6割弱を占めた事からもEX法人カードの利用を進め、予約手配にかける時間を削減させる必要の余地があるのではないか。

■「探す」「調べる」が出張者の負担に

出張申請や手配で面倒と思う事は「条件にあったものを探すのに時間がかかる」と回答した人が31.4％と一番多く、ついで「旅費規定に沿った宿泊先を探すのに時間がかかる」が26.0％、「移動手段を調べるのに時間がかかる」が23.0％であった。「探す」「調べる」といった手間を削減すれば、出張者にとって余分な時間を短縮できるたけでなく、心理的なストレスを解放できるのではないかと考えられる。

■出張の要件を入力するだけ

出張手配業務の課題を解決するクラウド出張手配管理サービス「AI Travel」は、乗換案内アプリのように出張の要件を入力するだけで、最適なホテル・飛行機・新幹線を最小限の手間で予約することができる。また、総務・経理向けの管理機能ではすべての情報をリアルタイムに一元管理することができ、分析および改善施策の立案・実行もサポートし、顧客のビジネスパフォーマンスの最大化に取り組んでいる。

■調査概要

・調査方法：インターネット調査
・調査地域：全国
・対象者　：出張経験のある25～50歳の会社員（男女）
・回答者数：538人
・調査期間：2019年3月12日～14日
・調査機関：Fastask（株式会社ジャストシステム）

■まとめ

出張経費に関して、見えている経費（交通費・宿泊費・日当）については顕在化されやすく削減施策も行われる場合が多いが、本調査のように見えていない部分（申請方法・手配方法・手間と思われる部分）を顕在化し、解決にあたる施策が求められている。
深刻な人手不足が社会問題となっている今、出張手配の手間とコストの削減ができるこのようなシステムを導入してみてはいかがだろうか。

＜PR＞