オフィスのミカタとは
総務・人事・経理/管理部その他働きがいを
向上させる為の方の完全無料で使える
ビジネスポータルサイト 「オフィスのミカタ」

出張手配から旅費精算までをシームレスに対応可能に。AI Travel、クラウド会計ソフト「freee」と連携

2019.06.14

 クラウド出張手配・管理サービス「AI Travel」を運営する株式会社AIトラベル(本社:東京都港区)は、freee株式会社(本社:東京都品川区)の運営するクラウド会計ソフト「freee」と、システム連携を行う連携アプリを「freeeアプリストア」において6月13日より提供を開始した。

 今回の連携によって、シームレスな出張旅費の精算・管理が実現できるようになり、両サービスを利用する企業の経理担当者にとって出張手配・管理業務の利便性および業務効率化の向上が期待できる。

■サービス連携の背景

 出張関連業務は、出張者、承認者、総務、経理など多くの従業員が関わり、出張申請ワークフローシステム、経費精算システム、会計システム、人事マスタなど、関連するシステムも多岐に渡る。現状はこれらのシステム連携が進んでいないため、システムをまたがる際に手動で作業を行う箇所が発生し、煩雑な業務フローを生んでいた。

 AIトラベルでは、出張手配の業務効率化だけでなく、関連するシステムとの連携を強化していくことで、出張関連業務を最大限に効率化し、各システムの持つ情報を有機的につなぎ合わせることで移動の最適化を進めている。

 今回連携を開始する会計freeeは、「AI Travel」導入企業の中でも、利用する企業が特に多いことから、サービス連携を行うことにより両サービスを利用する企業の出張関連業務の利便性向上が見込める。

■多くの企業が出張手配業務の効率化・可視化・適正化に対する課題を抱えている

 AIトラベルの取り組む「出張手配業務」においても、ホテルや新幹線、レンタカーなどそれぞれのサービスサイトで予約する、出張後に立替精算するなど煩雑な業務が多く、見えにくい業務コストが多く発生しているにも関わらず、クラウドサービス導入による業務効率化が遅れている。

 AIトラベルの実施した調査によると、出張手配や経費立替を出張者自身が行っているケースが6割を超え、一回の出張手配にかかる時間は約3割が1時間以上かかっていると答えている。多くの企業が出張手配業務の効率化・可視化・適正化に対する課題を抱えている。

■連携アプリの主な機能

〇請求書PDFの会計freeeファイルボックス自動送信機能
 AI Travelから送られる請求書のPDFが、会計freeeのレシート類取り込み機能(通称:ファイルボックス)に自動送信され、請求書のアップロード作業が不要になる。これにより、これまで経理担当者が請求書PDFを手動でダウンロードして、会計freeeへアップロードしていた作業が不用になる。

〇利用明細の会計freee「取引」自動登録機能
 AI Travelの利用明細が会計freeeの「取引」として自動で登録されることにより、これまで経理担当者が手動で行ってきた旅費交通費の取引登録作業が不要になる。

■今後追加する予定の連携機能

〇出張で発生したAI Travel手配以外の経費情報を連携し、経費申請の効率化を図る。

〇会計freeeで構築したワークフローをAI Travelと接続し、AI Travel上で申請した出張予約を会計freeeで承認可能にする。

〇会計freeeの従業員マスタと接続し、AI Travelのアカウント情報と同期可能にすることで、アカウント管理の手間を軽減する。

 その他、両サービスを利用する企業の出張手配・管理業務の利便性および業務効率化の向上させるために、経理担当者が手動で行う登録作業を自動化する機能を随時追加していく予定だ。

■まとめ

 出張前の出張手配業務や帰ってきてからの経費計算など、出張に関わる業務は意外と多いもの。

 クラウドサービスと連携することによって煩雑な業務を一元化することができる今回のサービスで、出張時の煩わしい作業を効率化することができそうだ。