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「ムダな会議」の企業損失は億を超える。生産的な会議をサポートするサービス「metis sofie」提供開始

2019.08.26

 日本ビジネスシステムズ株式会社(本社:東京都港区)は、企業や組織における会議に関するあらゆる情報を、日本マイクロソフトが提供するチャットベースのワークスペース「Microsoft Teams」上で一元管理し、生産性の高い会議をサポートする「ファシリテーションサポートアプリ metis sofie」(以下、「metis sofie」)を2019年8月23日にリリースする。

 さらに、8月30日には、日本マイクロソフトが主催するイベント「Japan Partner Conference 2019」に初めて「metis sofie」を公開する。会議のムダを省き、企業の生産性の向上に寄与するソリューションのようだ。

■市場の背景

 「時間労働に関する実態調査(第一回・第二回共通)」によると、「ムダな会議」による企業の損失は1万人規模の企業で年間15億円という結果が出ている。

 1年間で社内会議に費やす時間は、係長級で301.2時間、部長級に至っては434.5時間であるにもかかわらず、上司層で27.5%もの人が会議にムダが多いと感じている。

 ムダな会議となる最大の要因として「会議が終わっても何も決まっていない」ことが挙げられており、成果が明確に得られないままに終了する会議が多いことが推測される。
 
 昨今の働き方改革により、業務時間をいかに生産的にするかは企業の喫緊の課題であり、会議のやり方を見直す企業も少なくないようだ。

■「metis」シリーズ

 「metis」は企業の会議に関する様々な課題を解決する、日本ビジネスシステムズ株式会社 が提供するクラウドサービスファミリー。

 「metis sofie」はその第3弾としてリリース、「metis ami」「metis elie」に続き、チームコラボレーションを活性化する次世代コミュニケーション基盤「Microsoft Teams」上で動作するアプリとしてリリースした。

■「ファシリテーションサポートアプリ metis sofie」

 「ファシリテーションサポートアプリ metis sofie」は、会議の参加者全員が、会議の目的やゴール、アジェンダ、残り時間などを意識しながら、タスクを漏れなく協議し、その結果を「Microsoft Teams」上で記録・共有できる。協議や意思決定の促進、発生したタスクの実行や結果の記録など、会議にまつわるさまざまなファシリテーションを支援し、誰もが有意義な会議を開催・統率できることによって会議のムダを省き、企業の生産性の向上に寄与するソリューションのようだ。

■「metis sofie」導入による効果

 限られた時間内で適切な結論を導き出すためには、会議やミーティングが生産的かつ効果的に進むように参加者の発言を促し、話を整理し、また意思決定をサポートするといったファシリテーションが重要とされている。

 その一方で、日本ビジネスシステムズ株式会社の企業調査によると、ファシリテーションスキルは個人により大きなばらつきがあり、主催者や参加者に大きく依存するという結果が得られている。

 「metis sofie」は以下の項目を定型化し、誰もが「Microsoft Teams」に会議情報の入力・参照ができるようにし、日常のコミュニケーションの延長で一元的に会議情報の管理が可能となり、個人スキルへの依存を軽減し、会議の成果を可視化・最大化する。

 日本ビジネスシステムズ株式会社の会議予定一発調整アプリ「metis ami」との連携機能も備えている。「metis ami」で会議を調整する際に入力する「目的」「ゴール」「参加者の役割」「アジェンダ」の情報が自動的に「metis sofie」に連携されるため、会議の計画と遂行を一貫させることが可能。

 「metis sofie」はマイクロソフト製品、また「metis」各種サービスとの連携により、業務時間を大きく占める会議を活性化して企業の生産性向上を図る。

■「metis sofie」で定型化される会議情報

 以下の情報を定型化し、またタイムキーピングを行うことで、会議のファシリテーションをサポートする。
・目的 / ゴール
・アジェンダ
・使用する資料
・意思決定事項
 - これから決定しなければならない事項
 - 過去に決定した事項とその経緯
・タスク(アクションアイテム)
 - 担当者
 - 期日
 - ステータス

 さらに、「Microsoft Teams」の持つ強力なメッセージング機能とシームレスに連携することにより、「metis sofie」を活用した会議登録の漏れ防止、会議画面へのシンプルな移動、議事メモの共有など、使い勝手を向上させている。

■まとめ

 個人スキルへの依存を軽減し、会議の成果を可視化・最大化できる「metis sofie」は、会議のムダを省き、企業の生産性の向上に寄与するソリューションのようだ。

 会議が効率的に進めば仕事全体の生産性も上がり、会議にかかるコストも大幅にカットできる。

 業務時間をいかに生産的にするかを課題にしている企業は、生産性の高い会議をサポートするこのようなアプリの導入を検討してみてはどうだろうか。