オフィスのミカタとは
総務・人事・経理/管理部その他働きがいを
向上させる為の方の完全無料で使える
ビジネスポータルサイト 「オフィスのミカタ」

受付対応で年間約130時間が奪われている。受付対応の負担を減らし、コア業務に集中できる「WowDesk(ワウデスク)」がβ版をリリース

2019.09.24

 2019年9月19日、利用社数5,000社超を誇るビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を開発・提供するワウテック株式会社(本社:東京都中央区)は、新たなサービスの1つとしてクラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」の提供を開始した。

 受付対応の負担を減らし、コア業務に集中できるサービスのようだ。

■都度阻害されるきっかけになっている受付対応

日々の業務の中で、

・来訪者の頻度が高く、取次、案内、お茶出しに割く時間が1日の割合で大きい

・専業ではない部署が取次を行うので業務に支障がでる

・内線を取り次ぐものの、担当者への連絡漏れが発生した
 というような悩みに直面している担当者も多いのではないだろうか。来客時の内線電話の取次や応対は、仮に1回あたり約5分ほどと仮定すると、1日あたり平均6.5回の来客対応が発生する。一見して小さな業務のようにも見えるが、月間にすると約11時間、年間に換算すると約130時間も来客対応に時間を割いている。

 来客対応という行為自体は多くの企業にとって“何気なく取り組む業務の1つ” という認識の人も多いはずだ。しかしながら、本来の業務、つまりは"集中すべき業務"の合間に(受付対応が)発生することを考えると、業務効率・生産性向上という観点からすれば、都度阻害されるきっかけになっているといっても過言ではない。

■クラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」

 クラウド型受付システム 「WowDesk」は、タブレットで受付対応が可能なサービス。来客対応と取次で発生する時間的ロスを解決することができる。

 訪問者が受付に設置したタブレットで入館手続きを行うことで、(通知が届くように設定してある)担当者のスマートフォンやPCに直接来客があったことを知らせるメッセージが届く。

 従来であれば「内線電話」や「受付専任担当者」によって取次を行っていた業務をタブレット1つ設置するだけで無人化でき、WowDeskがお客と担当者を“ミス無く”“素早く”つなぐことができるサービスとなる。

■WowDesk(ワウデスク)機能概要

 WowDeskを利用する際は、まずは専用のアプリを自社で用意したタブレットにインストールし、受付にそのタブレットを設置する。

 来客履歴の管理や受付ボタン・デザイン設定は、ユーザー専用サイトからPCで設定可能となっており、自社の社風やオフィスの雰囲気に合わせてカスタマイズ可能だ。

 受付通知はビジネスチャット「WowTalk」より確認する仕様となっている。(※1)

 なお、今回のリリースはベータ(β)版の提供のため、仕様は予告なく変更される可能性がある。

※1:メールやSMS通知、他社様のビジネスチャット連携通知なども随時提供予定

■様々な機能

〇iPadアプリ:受付機能
来客時に顧客に入力してもらうための機能。
・来訪ナンバー受付ボタン
・番号なし受付ボタン
・面接、配送等カスタム設定ボタン

〇管理機能:ユーザー向け機能
WowDeskで来客対応を行うユーザー向け(実際に顧客対応する人)の機能。
ユーザー専用サイトから下記の機能を利用することができる。
・案内待ちリスト(※2)
・受付ナンバーの予約リスト一覧
・来訪履歴
・各種エクスポート機能 (※3)

※2:来訪者を動画で記録/確認できる。受付対応後に動画を完全削除することも可能。
※3:エクスポート機能は今後対応予定。

〇管理機能:管理者ユーザー向け機能
WowDeskを導入・管理する管理者ユーザー向けの機能。
・ユーザー登録機能
・基本設定(WowTalk連携、メール送信設定etc.)
・端末設定(iPad表示の内容、通知先の設定etc.)
・デザイン・ボタンカスタマイズ機能

〇通知機能について
 ワウテック株式会社が開発・提供を行うビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」との連携により、来客のタイミングで通知を受け取ることが可能。
 WowTalkを利用していない顧客でも、「通知」と「テキストトーク」に機能を限定したWowTalkのアカウントを無料で付帯。

■WowDesk(ワウデスク)ベータ(β)版の利用方法

・提供期間:2019年9月19日(木)〜9月30日(月)
・利用方法:問い合わした法人にWowDeskアカウントを提供
・料金:無料
・特典:ベータ版提供期間中の申し込みで2ヶ月間無料(※4)

※4:正式リリース後の申し込みによるトライアル期間は1ヵ月間無料

■まとめ

 受付対応時間を削減してコア業務に集中可能になることで、業務効率・生産性向上に一役買いそうな受付システム。

 代替できる作業はツールに任せ、自分たちにしかできない業務に注力することが今後大切になってくるのではないだろうか。

<PR>