リコーがクラウド型会議室管理システムを提供開始。空予約や長時間の会議を削減し、社内リソースの運用を効率化！

　株式会社リコー（社長執行役員：山下良則）は、Microsoft® Office 365®とシームレスに連携し、会議室や各種設備など社内のリソースを簡単に予約・管理できるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス」を10月21日に提供開始する。予約されていても実際に使用されない空(から)予約や、会議の長時間化などを削減し、リソース運用の最適化と業務効率化をサポートするサービスのようだ。

■働き方が多様化する一方、設備やスペースの不足が課題

　近年、ICTを活用したリモートワークなどの導入が進み、働き方が多様化しつつある。

　一方で、東京都心など都市部への企業従業員の集中に対して、新規オフィスの供給が追い付かず不足感が高まっているのも事実だ。こうした状況下で、各企業のオフィスにおいては限られた設備やスペースを効率的に活用することが求められている。

■「RICOH スマート予約サービス」の概要

　「RICOH スマート予約サービス」は、Office 365®のアプリケーションと各部屋に設置されたタブレット端末(ルームモニター)をクラウド上で連携させることで、スムーズな利用を実現するクラウドソリューションだ。

　Office 365®アプリケーションのスケジューラー上で社内の会議室の空き状況を確認して会議を予約すると、システムと連携した会議室に設置したルームモニターに予約情報が表示される。利用者は会議室への入退出時に、各部屋に設置されたルームモニターからチェックイン/チェックアウトを行う。予約時刻を過ぎてもチェックインされない場合は自動キャンセルとなり、Office 365®上に空室として反映され、他の利用者が代わりに使用できるようになる。

　また、予め設定された会議終了時刻を端末から音声アラートで通知することで、会議の長時間化を抑制する。

　さらに、リコーの「RICOH Interactive Whiteboard」と連携し、入退出する際に自動でスリープ状態のオン/オフを制御する。

　今後、さまざまなエッジデバイスとの連携機能を強化・拡張していくという。

■サービスの特徴

・簡単に予約し空予約を削減
Office 365®アプリケーションから会議を予約すると、予約情報がシステムに自動連携される。リマインダーとチェックイン/チェックアウト機能により、空予約を削減する。

・各設備の利用実績を可視化
個人ごとに利用率や空予約率、利用時間などを把握することができるようになる。Microsoft Power BI®を使って利用状況の可視化が可能。

・リコー機器と連携して円滑な会議運営を実現
リコーの「RICOH Interactive Whiteboard」と連携することが可能。チェックインと同時にスリープ状態から復帰し、チェックアウトと同時にスリープ状態になるため、電源の切り忘れ防止に役立つ。

■社内実践では、設備の効率的な運用に手応え

　リコーでは、このシステムを自社オフィス内に導入し、社内実践に取り組んできたようだ。

　その結果、「入室がなく自動キャンセルされた会議が14％を占め、このうち52％が再予約され有効に使われた」「会議の25％が終了予定時刻の5分以上前に終了できた」といった効果を上げ、社内アンケートでも導入効果ありという結果が得られたということだ。

■まとめ

　今回紹介したサービスは、社内設備の効率的な運用をサポートするのはもちろん、会議の長時間化などによる生産性低下の防止にも一役買いそうだ。

　企業としては、多様化する従業員の働き方に柔軟に対応するためにも、限られた設備の効率的な運用は欠かせない。管理システムなどもうまく取り入れながら、自社に合った運用方法を模索してみてはいかがだろうか。

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