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導入されているツール、60%が満足していない。人事総務担当者に聞いた「直面している課題」

2019.10.29

 人事総務担当者は、働いている社員が円滑に業務を遂行することができるようにサポートする業務を担っており、企業にとって重要な役割を果たしている。しかし、その反面、会社からするとコストセンターとしてみられてしまうことも多く、ITツールによる業務効率化や生産性の向上が求められているのだが、ITツール導入はなかなかうまくいかないのが実情だ。

 そこで今回、AI塔載型チャットツール「チャットプラス」の開発・提供を行う『チャットプラス株式会社』は、人事総務担当者を対象に、「業務の悩みや業務の効率化」に関する調査を行い、現場が抱えているホンネを聞いた。
 
 現在利用しているツールへの満足度は40%と低いものの、将来的に利用するAIや自動化ツールに対する期待は80%と高いことがわかった。

■業務の効率化を課題に挙げる人事総務担当者が多数

 「人事総務の業務においての課題はどのようなことですか?」という質問をしたところ、
・勤務評価及び業務の能率化・効率化(60代/男性/宮城県)
・ペーパーワークの減少、および効率化(50代/女性/神奈川県)
・勤怠管理が大変、個人情報保護の徹底(40代/女性/福島県)
・定型業務の効率化(50代/男性/東京都)
・社員の教育研修、優秀な人材確保(40代/女性/和歌山県)
などの回答があった。

 多くの業務をこなしながら日々さまざまな課題を感じている人が多いようだ。

 なかでも、上記のように業務の効率化が課題と回答した人の割合が多く、人事総務の現場では非効率的な業務が多いことが伺える。

■定型業務や都度対応の改善が、現場では求められている

 次に、「定型化されている業務にはどのようなものがありますか?」と質問をしたところ、
『書類関係』(35.3%)という回答が次点の『入社関係』(34.7%)を僅差で上回り最多となった。以降、『発注関係』(16.5%)、『制度関係』(11.2%)という結果だった。

 定型化されていることで業務自体の難易度は下がっているかもしれないが、まだまだ効率の面で疑問に感じる部分も多いようで、より効率的な方法の探求が大きなポイントでもあるようだ。

 続いて、「日々の業務で大変だと感じることはなんですか?」と質問をしたところ、
『都度対応』(37.3%)という回答が最も多く、次いで『管理業務』(21.7%)、『同じ説明を繰り返すこと』(21.5%)、『書類の整理』(17.5%)と続いた。

 IT化が進んでいる現代社会だが、そこから取り残されてしまったようなアナログな対応に煩わしさを感じている人事総務担当者が多くいるようだ。

■業務効率化ツールのニーズは高い一方、導入している企業はまだ半数程度

 「業務を効率化するために必要だと感じることを教えてください。」という質問をしたところ、『人材の確保』(40.7%)という回答が最も多く、次いで『ツールの導入』(26.8%)、『不要な業務を省く』(23.8%)、『外注委託』(8.2%)という結果になった。

 新たな人材の確保については言うまでないが、新たなツールを導入することも、定型化された業務の中から不要な業務を省くことも一社員の一存では決定できないため、企業主導で一刻も早く業務を効率するための対策をとって欲しいと感じている人も多いのではないだろうか。

 そこで、「業務を効率化するためのツールは導入されていますか?」と質問をしたところ、
『はい』という回答が49.72%と、半数以下という結果になった。

 ツールの必要性を感じている人がこれほど多いにも関わらず、実際にツールが導入されているのは半数以下という結果から、イニシャルコストやランニングコストを懸念して、ツールの導入をためらっている企業も多いのが実態のようだ。

■導入しているツールの満足度は決して高くはないのが実態

 ツールが導入されていると回答した人に、「導入されているツールの満足度を教えてください」という質問をしたところ、『低い』(48.5%)という意見が最も多く、次いで『高い』(34.9%)、『かなり低い』(12.6%)、『かなり高い』(4.06%)と続いた。

 せっかく業務効率のためにツールを導入しても、操作が複雑であったり煩雑であったり、汎用性が低かったりなど、自社に合っていないシステムを利用している企業も多いのではないだろうか。

 実際に使用する人の満足度が低くては、コストをかけて導入しても全く意味がない。どのようなツールを導入すべきかをしっかりと検討する必要があるようだ。

 また、ツールを導入されていないと回答した人に「自社に合う自動効率化ツールがあれば導入したいですか?」という質問をしたところ、8割以上の方が『はい』(82.9%)と回答した。

 これほど自動効率化ツールが現場では求められているという事実を、企業側はしっかりと受け止め検討しなければならないだろう。

■AIを利用したツールやチャットボットへの期待は大きい

 前項の結果を受けて、「今後10年間で、ITツールやAIの導入によりバックオフィス業務の生産性は向上すると思いますか?」と質問したところ、8割以上の人が『はい』(80.4%)と回答した。

  また、「人事、総務の自動効率化ツールで有効と思われるものはなんですか?(複数選択可)」と質問したところ、『労務管理』や『勤怠管理』、『経費精算』と共に、『採用管理(ATS)』や『チャットボット』、『RPA』といった回答にも多く票が集まる結果となった。

 今後の業務効率化の鍵はこうしたAIを利用したツールにあり、また、それを多くの人が望んでいるという現状が読み取れる。

■まとめ

 人事総務部担当者への聞き取りの結果、自社に導入されているツールに対して満足していないと回答する人が多かった。

 企業の規模に関わらずなくてはならない存在である人事・総務部門。その担当者がより円滑に、より効率的に業務を遂行できるようにするためにどのような対策が必要なのか、今回のアンケート調査を参考に検討してみてほしい。

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