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機密文書の出しっぱなし、63.3%が社内で見たことがあると回答。

2019.12.03

 近年、企業経営を取り巻くリスクのひとつに、個人情報や機密文書の流出といった情報漏洩と、それに伴う膨大な損害賠償(1件平均6.5億円 )が取り上げられるようになってきたが、情報漏洩の事故は後を絶たない。重要情報を管理する総務部門は、個人情報や機密文書の取り扱いは最重要課題のひとつになっている。そこで、株式会社日本パープル(本社:東京都港区)は、従業員数50名以上の企業・団体で総務部門に所属する1,057人を対象に「機密文書の処理に関する意識調査」を実施した。

 これにより、企業における機密文書の処理に関する課題が判明した。

■過去3年以内に2割以上の企業が機密文書の紛失・持ち出し・盗難などの漏洩事故を経験している

過去3年以内に機密文書の紛失・持ち出し・盗難などの漏洩事故があったか
過去3年以内に機密文書の紛失・持ち出し・盗難などの漏洩事故があったか

 過去3年以内に機密文書の紛失・持ち出し・盗難などの漏洩事故があったか、また社内で機密文書をデスクやキャビネットなどに出しっぱなしにしている場面を見たことがあるか質問をしたところ、22.6%の企業で過去3年以内に漏洩事故が起きていることがわかった。現実にも63.3%の人が、社内で機密文書をデスクやキャビネットなどに出しっぱなしにしている場目を見たことがあると回答しており、情報セキュリティのリスキーな現状が浮き彫りになった。

■機密文書の処理は、「シュレッダー(85.8% )」が最も多いと判明

自社の機密文書の処理方法を教えてください
自社の機密文書の処理方法を教えてください

 次に、密文書の処理方法を質問したところ、「シュレッダー」が85.8%に最多となり、次に「セキュリティボックス回収」で35.1%、「ダンボール箱などでまとめて破棄」が30.5%となった。

■機密文書の処理方法で改善を希望する点は「処理する時の手間」「セキュリティ面の強化」「コスト削減」

機密文書の処理方法で改善されたら良いと思うところはあるか
機密文書の処理方法で改善されたら良いと思うところはあるか

 機密文書の処理方法で改善されたら良いと思うところのついては、「処理するときの手間」60.2%、「セキュリティ面の強化」42.4%、「コスト削減」36.7%という結果だった。

■機密文書処理業者を選ぶ基準は何か

機密文書処理業者を選ぶ基準は何ですか
機密文書処理業者を選ぶ基準は何ですか

 最後に、機密文書処理業者を選ぶ基準は何かを質問したところ、「セキュリティレベル」が53.1%、次に「コスト」39.2%、「業界シェアなどの実績」31.6%となった。

■漏洩事故予備軍を増やさないために、手間のかからない機密文書の処理が求められる

 今回の調査で、総務部門の機密文書の処理に関する課題が浮き彫りになった。現在、機密文書の処理は、シュレッダーで行っている企業が多い一方、処理する手間や、セキュリティ面の強化といった部分で改善したいと感じている点も多い。

 処理する手間がかかることを理由に、機密文書をデスクやキャビネットに置きっぱなしにしてしまうといった、社員の情報漏洩に関する意識の低さも垣間見え、結果、漏洩事故に繋がっているのではと推察できる。どの企業においても情報漏洩予備軍を抱えていると言えるのではないか。

 また、セキュリティ教育を強化する前に、ISO27001等の安全管理措置に則った、物理的にも漏洩リスクを排除するような処理を行う脳検討することも重要と言えるだろう。

■調査概要

【名称】機密文書の処理に関する意識調査
【調査期間】2019年11月6日(水)~2019年11月7日(木)
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,057人
【調査対象】従業員数50名以上の企業・団体で総務部門に所属する方
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

■まとめ

 機密文書は、会社の信頼に関わる重要な書類だ。漏洩事故が起きる前に、企業においても大量な書類を安全かつスピーディーに処理を行うための方法を考える必要があると言えるだろう。十分なセキュリティ対策がされている専門業者など、コストと業務効率のバランスを見ながら検討してみてはどうだろうか。

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