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決裁プロセスの「電子化」。52.3%が希望すると回答。

2019.12.19

 企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービス paperlogic®を展開するペーパーロジック株式会社 (本社:東京都品川区)は、東京圏(1都3県)で勤め先の決裁方法が全て印鑑による決裁という人111名を対象に実施した「ハンコ決裁」に関するアンケート調査の結果を発表した。

 調査結果から、ハンコ決裁により「仕事の進みが遅くなる」と感じる人は多く、決裁プロセスに改善を求める声も多いことがわかった。

■ハンコ決裁で仕事の進みが遅くなると感じる人

Q1.
Q1.

 最初に「Q1. ハンコ決裁により、仕事の進みが遅くなると感じるか?」と(n=111)と質問したところ、「とても感じる」30.7%、「感じる」が29.7%、「どちらかと言えば感じる」が21.6%と、82%の人が、ハンコ決裁が原因で仕事の進行が遅くなると感じていることが判明した。

■75.7%の人がハンコ決裁の負担を実感

Q2.
Q2.

 続けて、「Q2. ハンコ決裁により、業務上の負担を感じるか?」(n=111)と質問したところ、「とても感じる」が22.5%、「感じる」が27.1%、「どちらかと言えば感じる」が26.1%と、ほとんどの人がハンコ決裁に対して、負担と感じていることが分かった。

■ハンコ決裁は「心理的にも負担」66.7%

Q3.
Q3.

 次に、「Q3 ハンコ決裁により、心理的に稟議等を上げづらいと感じるか?」(n=111)と質問したところ、「とても感じる」が16.3%、「感じる」が22.5%、「どちらかと言えば感じる」が27.9%と、半数以上の人がハンコ決裁で心理的にも負担が生じていることが判明した。

■決裁プロセス「電子化」希望52.3%

Q4.
Q4.

 さらに、「Q4 決裁プロセスについて、ハンコと電子化のうちどちらを希望するか?」(n=111)と質問すると、ハンコが7.2%、電子化が52.3%、どちらでも良いが35.1%、わからないが5.4%と、「電子化」が最多の結果になった。

■自由回答でも「生産性向上を妨げる」などの否定意見が約42%

Q5.
Q5.

 最後に、自由回答からのコメント76件でみると、ハンコ決裁へのスタンスは肯定的が25件(31.6%)、中立が21件(26.6%)、否定的が33件(41.8%)と否定的なコメントが多いものの、それぞれのスタンスが拮抗する形となった。

<自由回答/一部抜粋>

肯定
・責任感に対する意識の強化。
・日本独特であるし、厳格さを示すという面では良いと思う。
・伝統的安心感があるしなじみやすいと思う。
・書類に重みがます感じが好き。
・デジタル化してるのが、印鑑を押す機会がなくなりちょっと寂しく思う。

中立
・特にない。
・独特。

否定
・時代遅れでできることは、サインで済ませたらいい。
・形式的な部分が大きいと思うが、特に無くても問題無い物だと思う。
・証明にはならなくなってきていると思う。
・公務員のはんこ書類をやめてほしい。なんのために押すのかよくわからない。
・電子で十分と思う。
・判子は書類が多いと押すのにかなりの手間がかかる為、ほとんどの作業を電子化できれば効率が上がると思う。

 ハンコ決裁を肯定する意見のうち、「伝統的」及び「日本の文化」としたものが9件、「好き」及び「ないと寂しい」としたものが7件、「安心感」がある、または「信用できる」としたものが5件、ハンコの「効力」を挙げた意見が5件となり、日本の社会に深く根付いた伝統文化であり、ハンコへの愛着がうかがえる。

 ただし、生産性向上を妨げるものとの意見が約42%と最多を占めるのも事実で、積極派が業務効率を改善するのを横目で見つつ、「うちもやるか」と重い腰を上げるような感じでハンコ決裁の電子化移行が進んでいくのではないだろうか。

■まとめ

 今回の調査では、ハンコ決裁を業務上の負担と感じ、デジタル化を望む意見が多くあることが明らかになった。世界に目を向ければ、盗難の危険もあるハンコ自体、日本を含むアジアの数か国だけが決裁等に用いている。

 企業では「判子(書類)」に人が付いて回る、書類の「持ち回り」が行われている。物理的コストだけでなく心理的な負担にもなり、生産性向上を妨げているのではないだろうか。電子化が求められる分野になってきているようだ。

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