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手書き文書を短時間でスムーズに電子化!検索機能も組み合わせ、効率的な文書管理を実現

2019.12.23

 株式会社ヴィセント(本社:東京都千代田区)は、2014年よりパートナーシップを組む米Alfresco社の文書管理ソフトウェア「Alfresco Content Services(以下ACS)」にOCRエンジン(AI OCRツール「AIRead® 」)を組み込むことで紙文書を簡単に電子ファイル化し、効率的な管理と検索を実現するソリューション「αOCR(アルファオーシーアール)」を開発。2019年11月6日~9日に開催された異業種交流展示会「メッセナゴヤ2019」にて発表した。

 これにより、様々な業種の企業において効率的な文書管理の実現ができるようだ。

■「αOCR」誕生の背景

 株式会社ヴィセントは、アメリカ・Alfresco社と2014年からパートナーシップを組んで以来、その優れたソリューションを日本市場に提供してきた。一方、ペーパーレスの時代が進み、企業における書類の電子ファイル化が急速に進む中、過去の紙文書の保管先の問題や、電子化した手書き文書やFAX書類を探す負担の問題を訴える声も挙がっていた。

 そこで株式会社ヴィセントでは、紙文書の電子ファイル化のさらなる促進、及び電子ファイル化した際の文字認識による検索性能の向上によって企業の業務改善を実現すべく、「αOCR」を開発した。

■「αOCR」製品概要

 αOCRは、ファイルサーバ(Alfresco)とOCRエンジンがセットになった一体型統合プラットフォームだ。

 OCRエンジンは人工知能(AI)で文字を認識しデータ化するアライズイノベーション株式会社開発のAI OCRツール「AIRead® 」をACSに組み込んでいる。簡単なセットアップを行うだけで、フォルダに格納したドキュメントをファイルサーバ側で自動的にOCR処理をすることが可能。またαOCR for On-Premiseでは、外部にデータを漏らさずに組織内のネットワークのみで、一連の工程をすべて完結させることができる。また、手書き文書にも対応しているため、機密文書のデータ化、および活用といった分野に対してもサポート可能なソリューションになると言う。

■「αOCR」の使い方・利用シーン

・手書き文書を電子ファイル化したい
・大量の手書き文書をできるだけ短時間でスムーズに電子ファイル化し業務改善を図りたい
・電子ファイル化した文書に精度の高い検索キーワードを持たせたい
・外部環境では管理しづらい電子ファイルを自社内管理したい

<参考:AIRead® のユースケースとしての読み込みの書類イメージ>
a. 商社、卸売、販売業(受発注業務、貿易業務)…注文書や請求書、Invoice,PackingListなど
b. データ入力代行業(BPO)(データ入力業務)…FAXお届明細書など
c. 金融業(融資・審査業務)…決算書(B/S、P/L)、勘定科目内訳明細書など
d. 小売り業(伝票入力業務)…チェーンストア統一伝票など
e. サービス業(マーケティング業務)…アンケート用紙など
f. その他(知財管理業務)…特許関連書類など

■「αOCR」の3つの特徴

1.手書きの文書にも対応
 オープンソースでカスタマイズ可能なACS(※)の特性を活かし、FAXや手書き書類から人工知能(AI)で文字を認識しデータ化するアライズイノベーション株式会社開発のAI OCRツール「AIRead® 」をACSに組み込んだ。AIに学習をさせることで精度が上がり、より正確な文字の抽出が可能となる。また、取り込んだファイルをキーワードごとに自動でフォルダ分けすることもできる。
(※)ACS・・・Alfresco Content Services

2.オンプレミスの環境で利用できる
 セキュリティー面の不安などからクラウドなどの外部環境において機密性の高いファイルを管理することができない場合でも、オンプレミスの環境で安全に自社内管理ができる。

3.複合機で管理ができる
 複合機から自動的にACSへ連携し、OCRをかけることができるため、大量の紙文書も短時間で効率的に電子ファイル化できる(WebDavまたはFTP接続できる複合機が条件となる)。

■まとめ

 手書き文書を電子化することは、文書の保存スペースや保存コストの削減につながるため、文書管理に課題を感じている企業にとっては頼れる味方となりそうだ。

 業務改善や効率化は、現場目線で行うことが重要だ。そのためには、自社の課題を理解し、どのような取り組みを行うかを検討する必要があるだろう。

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