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電子契約サービス「クラウドサイン」と「Sansan」が連携。Sansan上で契約情報の確認が可能に。

2020.01.24

 弁護士ドットコム株式会社とSansan株式会社は、電子契約サービス「クラウドサイン」とクラウド名刺管理サービス「Sansan」との連携を発表した。

 この連携により、Sansan上でクラウドサインの契約管理機能を活用できる「契約管理オプション powered by クラウドサイン」が提供される。2020年1月21日から問い合わせを受け付け、2020年5月頃の機能提供を目指すようだ。

■機能提供の背景

 企業が営業活動やサービスの購買、業務提携などをする際、自社と相手企業の関係や相互性を確認するために、それまでの契約の履歴を見て、契約の締結や取引された時期、関係者などの確認が発生する。この作業は企業の法務・総務部門が対応しており、ペーパーレス化が普及しつつある現在でも、自社が契約を行ったリストを確認する作業に手間と時間がかかっていた。

 また、コーポレートガバナンスが重視されるようになった現在、契約情報は法務部が一括して管理するケースが多いことから、他部門が自社とこれから取引を開始しようとする企業との相互性を把握することは容易ではない。

 クラウドサインは、契約をより早く安全に締結・管理することで契約締結にまつわる業務負荷を削減し、契約データの集約化を実現する。また、Sansanは「名刺管理から、働き方を変える」をサービスコンセプトに、Sansanのサービス上にあらゆるビジネス情報が集まる「ビジネスプラットフォーム」を目指している。

 今回二社が行う機能開発では、これまで法務部門に閉ざされていた契約の案件管理を、必要な情報のみ他部門にオープン化し、コーポレートガバナンスを機能させながら、スムーズな商談やアライアンスへの貢献を目指すようだ。

■名刺管理から、働き方を変える「Sansan」

 今回、同社と連携した「Sansan」は、Sansan株式会社が開発・提供する法人向けクラウド名刺管理サービスだ。名刺をスキャナーやスマートフォンアプリで読み取るだけで、独自のオペレーションシステムによって名刺情報を正確にデータ化する。

 高度なAI技術により、企業内の人脈を管理・共有することが可能になるほか、社内の連携を促進する機能や顧客データを統合・リッチ化する機能を備えた「ビジネスプラットフォーム」となっている。

■機能の概要

 「契約管理オプション powered by クラウドサイン」は、名刺をスキャンすると、相手企業との契約情報が確認できる、Sansanのオプション機能。本機能の利用には、Sansanとクラウドサイン、両サービスの契約が必要となる。
 
 Sansanによってデータ化された名刺の「会社名データ」と、クラウドサインに登録されている契約データとを突合し、該当企業と自社との契約情報のうち、「契約締結の有無」「契約時期」「契約名」など、必要な情報だけが、Sansan上に通知される。

 また、Sansanの会社詳細画面上でも、これらの契約情報を確認することができる。契約内容の詳細は、会社詳細画面から、クラウドサインのサービスに飛び、確認することが可能。その際の閲覧権限は、クラウドサインのアカウントをもつ社員に限定され、コーポレートガバナンスに充分配慮した機能を提供する。提供開始時には、雇用契約など個人情報が含まれる契約データは自動で除かれる。

■提供できる価値

契約確認業務の短縮化
 企業の営業担当者や購買担当、アライアンスを担う部門は、他社と取引など行う際、企業間の関係や相互性を確認するために、これまでの契約の履歴情報を法務・総務部門に依頼していた。法務・総務部門は、自社の契約リストを確認し、その内容を返答するまでに多くの時間と手間がかかるなど、営業活動が滞り、契約締結までのリードタイムが長引くこともあった。
 本機能により、名刺を入り口に確認業務を法務・総務部門に依頼することなく企業間の関係や相互性が把握できるようになり、スムーズな商談や交渉、アライアンスにつながり、事業スピードを加速させる。

法務部門の業務負担軽減
 契約の履歴情報の確認を依頼された法務・総務部門は、自社の契約リストを確認し、契約の有無のほか締結された時期、契約名などの確認を行っている。紙で締結された契約書原本が倉庫に収納されている場合は、突発的に多くの時間と手間がかかっていた。
本機能により、名刺を取り込むだけで確認依頼が不要になり、契約内容に関わる情報は伏せることができるので、コーポレートガバナンスを保ちながら業務効率化に大きく貢献する。

契約データを営業の力に。ABMを促進
  昨今、企業との接点を有効活用して、営業・マーケティング活動を行うABM(アカウントベースドマーケティング)という手法に注目が集まっている。
 これまで法務部門に閉じていた契約情報のうち、部外秘を除いた必要な情報だけ他部門でも参照でき、企業間コミュニケーションの状況を把握して、精度の高いアプローチや確度の高い営業活動に繋げる。

■まとめ

 社内の名刺を一括管理することは、営業力強化や生産性向上にも一役買いそうだ。自社の名刺管理の負荷を軽減し、社内人脈を可視化できるサービスを取り入れてみてはどうだろうか。

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