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テレワークにおける「決裁・承認」と「押印」の課題 ペーパーロジックがレポートを発表

2020.07.21

 企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービスpaperlogicを展開するペーパーロジック株式会社(本社:東京都品川区、代表:横山公一)は新型コロナウイルス感染拡大に伴うテレワーク化とその課題に関する最新レポートを発表した。

決裁・承認の電子化は必要不可欠

 2020年、新型コロナウイルス感染拡大に伴い多くの企業がテレワークの導入を開始した。テレワークの導入により効率的な働き方が期待される一方で、「請求書など紙書類の作業のために出社しなければならない」「押印処理のために出社しなければならない」といった声が挙げられた。

 ビジネスにおいて、方針決定や大きな費用処理の際に「決裁・承認」の行為が必ず必要になる。経営スピードを上げるためにも、このプロセスをいかに素早く進めるかが重要だが、多くの企業で「紙とハンコ」が多用されている。テレワークでも迅速なビジネス判断をするためには改善が必要である。

 今後、テレワークが日常の勤務に永続的に取り入れられ、働き方が大きく変化していくことを考えると、電子化・ペーパーレス化で業務効率の向上を目指せるのではないだろうか。

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電子のハンコでセキュリティ向上

 契約書や取引書類をペーパーレス化する際は、「電子のハンコ(電子証明書)」を用いることで、なりすましや改ざん防止が可能になり、紙書類に比べてセキュリティの向上が見込まれる。

 税務関連書類の電子化に関しては、電子帳簿保存法で2019年には「重要な国税関係書類(領収書、契約書、請求書や納品書など資金やモノの流れに直結する書類)を過去にさかのぼってデジタル化保存を可能にする」、2020年には「領収書の代わりに電子データを利用可能とする」など規制緩和の流れが一層加速している。2019年のデジタルファースト法(デジタル手続法)では行政手続きをオンライン化するなど、ビジネスから行政まで書類の電子化・ペーパーレス化の環境は整ってきており、法規制緩和も着実に進んでいる。

 「電子のハンコ」は、電子印鑑として利用されている「画像(JPEG/PNG)のハンコ」とは性質が異なる。PDF化した書類にJPEG/PNG形式の印影画像を挿入しただけでは、本当に当事者本人が決裁や承認を行ったものなのか検証ができない。ペーパーロジック株式会社が提供する「電子のハンコ」では、決裁・承認者本人を証明するための電子証明書(PKI~Public Key Infrastructure~基盤に基づく)を伴う電子署名をし、なりすましを排除することが可能である。

 また、10年間有効な税務の保存要件を満たす認定タイムスタンプが同時に付与され、決裁時点でその文書が存在していたことを証明でき、電子証明と合わせて強力な改ざん検知が可能である。

保管コスト問題も解決

 取引書類の電子化・ペーパーレス化では決裁や承認時のなりすまし、改ざん防止の他に、長期間の法定保存に耐え得る仕組みが必要になる。税務においては添付領収書など確認したい時にすぐ改ざん検知できるシステムがないと電子保存は認められていない。画像のハンコでは、手元の書類を電子化することはできても電子ファイルのままデータ保存することはできず、最終的には紙に印字して保存する必要があるため、保管コストや、法定保存期間の書類管理コストなどの問題は解決できない。

まとめ

 働き方改革、新型コロナウイルスの影響を受け、テレワークの定着を求める声が多く寄せられている。テレワークを効率的、効果的に実践するためにも書類の電子化、ペーパーレス化を進めていくことが必要である。

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