バックオフィス業務の引き継ぎ「マニュアルなし」が約6割　メタップスHD調査

株式会社メタップスホールディングス（所在地：渋谷区、代表取締役社長：山﨑祐一郎）が提供する従業員ライフサイクル管理ツール「mfloow（エムフロー）」は、企業のバックオフィス担当者を対象に「引き継ぐ人」「引き継がれる人」の両方の立場から、業務の引き継ぎに関する実態調査を実施。引き継ぎの理解度について、双方間でギャップがあることなどを明らかにした。

調査概要

バックオフィス業務の引き継ぎに関する実態調査
調査期間：2025年5月26日
調査対象：今までに業務を引き継いだ/引き継がれたことがある、1名〜500名未満の企業に勤めるバックオフィス担当者
有効回答数：324
調査方法：インターネット調査
出典元：バックオフィスの引き継ぎに関する実態調査（株式会社メタップスホールディングス）

約6割が「マニュアルなし」で引き継ぎ　引き継ぐ人と引き継がれる人で大きなギャップ

本調査では引き継ぎ方法について質問した結果として「対面でのOJT（実務をしながらの指導）（59.6%）」「口頭での説明（55.9%）」が上位に挙げられたことを報告している。マニュアルを用いた引き継ぎは32.9%にとどまったという。

続いて本調査では、引き継ぎ後の業務理解度について質問。その結果「レベル4・5（理解度が高い）」との回答割合は「引き継ぐ人：36.7%」「引き継がれる人：25.1%」と、11ポイントの差がみられたという。

さらに「どのような方法があれば、もっと時間をかけずに効率的に業務の引き継ぎができたと思いますか」と質問。「事前にマニュアルを作成しておくこと（引き継ぐ人54.7%、引き継がれる人62.6%）」「業務フローを可視化できるツールの活用（引き継ぐ人38.5%、引き継がれる人46.0%）」や「十分な引き継ぎ期間の確保（引き継ぐ人42.2%、引き継がれる人44.2%）」などが、引き継ぎをより時間をかけず効率的に行う方法として有効だと捉えられていることが明らかになった。

まとめ

担当者の知識や経験をベースとする部分が多く、属人化しやすい傾向があるバックオフィス業務。本調査では担当者が変わる際の引き継ぎにおいて、マニュアルの活用や理解度のギャップといった課題が明らかになった。

引き継ぎをする人、される人ともに、効率化において有効な手段としてマニュアルの作成をTOPに挙げており、その必要性については共通の認識があるようだ。これを機会にバックオフィス業務のマニュアルについて再確認してみてはいかがだろうか。