まだ手作業でやっていますか？増税前に 「通勤費管理」をシステム化すべき理由【株式会社無限 清水 宏太 氏 インタビュー記事】

事業部門のみならず管理部門にも働き方改革を！そんな気運が高まるなか、管理部門の生産性を下げる“隠れたボトルネック”となっている業務がある。それが「通勤費管理」だ。通勤費管理をIT化するメリットとは？導入を急ぐべき理由は？　業界のパイオニアである株式会社無限の代表取締役社長 清水 宏太氏にお話を伺った。

管理部門業務を圧迫 !?実は、負担大の通勤費管理

　あなたの会社では「通勤費精算」をどのような方法で行なっているだろうか。社員が規定の用紙やエクセルに、自宅の最寄駅を書いて申請。人事や総務担当が地図や路線図を確かめながら「社内規定に合っているか」「運賃はいくらか」を一つ一つ確かめていく。

　チェック項目が多く、ミスが起きやすい作業であるにもかかわらず、実はほとんどの企業において、担当者による手作業で行なわれているのが実情だ。通勤費管理システムの導入企業は全体の2割にも満たないといわれている。

「働き方改革」が叫ばれ、管理部門の業務プロセスを見直す動きがある一方で、通勤費管理のシステム化が遅れているのは、なぜなのだろうか。

　通勤費管理システム『らくらく通勤費』をリリースし、国内シェアNo.1の実績を誇る、業界のパイオニア 株式会社無限の清水社長はこう語る。

「繁雑な通勤費精算を、実はシステムで一括管理できる。そもそも、この事実をご存知ではない企業も多いです。企業の管理部門で通勤費管理を主業務とされている方は少ないでしょう。みなさん人事や総務、経理といった他業務と兼務されています。メイン業務ではないために＂システム化しよう＂といった声は上がりにくい。ですが、社員の入退社や転勤が多い時期には本来の仕事に影響を与えかねないほど、膨大な作業量が発生していることもまた事実なのです」

　同社の試算によると『らくらく通勤費』を導入することで削減できる時間は、社員数500人規模の組織で年間平均180時間。管理部門が本来の業務に集中できる環境をつくるためにも見逃せない数字だ。

コスト削減効果は1千万円規模になることも

　通勤費管理において重要なのは、通勤費の「不正支給・過剰支給」を防ぐこと。

『らくらく通勤費』を導入すれば、社員の自宅住所と勤務先住所を打ち込むだけで、利用可能な駅やバス停、通勤経路をすべて自動で見ることができる。

「最短経路」や「最安経路」「乗換回数の少ない経路」など、さまざまなパターンでの運賃算出が可能だ。社員の通勤経路が適切かどうかを逐一確認する手間が省けることに加え、不正支給や過剰支給を確実に防ぐことができる。経路を見直すだけで、全通勤費の「約5％」を削減できるという試算もあるというからメリットは大きい。

「システムを導入することでさらに大きなコスト削減を期待できるのが、＂定期更新＂時期の見直しです。異動や転勤が多い企業では、通勤経路の変更に伴う管理業務があまりに複雑なため＂1カ月ごとの定期更新＂を採用しているケースが多い。これを6カ月定期へと移行するだけで、大幅なコスト削減につながります。通勤費の平均年間支給額は一人あたり18万円といわれていますから、社員500人規模の組織で6カ月定期に切り替えた場合、年間の削減効果は1350万円。これに経路見直しによる５％の削減効果を合わせると、1800万円にも上ります。毎年継続して1800万円の利益を出すことは容易ではありませんが、通勤費管理をシステム化するだけで、毎年多額の損失を防げるようになるのです」（清水氏）

増税前の今が好機！一刻も早く対策を講じよう

　消費税が8％に増税された2014年。社内で通勤費管理に携わっていた方なら、現場の負担がどれだけ重かったか、記憶に深く刻まれているのではないだろうか。

　増税による運賃改定に伴い、全従業員の通勤費を再計算しなければならないのはもちろんのこと、運賃改定のタイミングが鉄道会社ごとに異なっていたことが混乱に追い打ちをかけた。JRや私鉄、バスなど複数の交通機関を乗り継いで出社している社員がいた場合、それぞれの鉄道会社が運賃を改定するたびに、何度も作業を繰り返さなければならなかったのだ。全国展開する従業員の多い企業では、すべての対応を完遂するのに1年かかったケースもあったとか。

「従業員数が多い会社や、社員の転勤・異動が頻発する企業、少人数で管理部門業務を手掛けている中小企業において、通勤費管理の作業を削減できる効果は大きなものです。今年行なわれる増税を一つのきっかけにして、ぜひシステム化を検討いただきたいと思います。『らくらく通勤費』はクラウドを使用しているため、いずれの企業においても気軽に始めることができます。裏を返せば簡単にやめることもできるわけですが、『らくらく通勤費』導入企業の継続率は99％。それだけ、導入のメリット・効果を感じていただけているのだと思います。

　弊社では『らくらく通勤費』のノウハウを基に、旅費経費の管理や各種申請の承認管理、位置情報の一括探索システムをリリースし、『らくらくBOSS』シリーズとしてブランド化しました。既に600社を超える企業に導入いただいています。管理部門の業務改善やコスト削減、内部統制の整備の重要性は、年々高まっているように感じます」（清水氏）

　管理部門の負担を減らし、大幅なコスト削減にもつながる可能性を秘めた、バックオフィス業務のシステム化。導入が早ければその分享受できる効果も大きいだろう。増税前の今こそ、自社の管理体制を見直す、絶好のタイミングといえそうだ。

「らくらく通勤費」3つのポイント

1.　社員の最適な通勤経路の見直しが容易
2. 　定期期間や経路見直しによる 大幅なコスト削減効果
3. 　増税などの新運賃の改定にも素早く対応

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電話番号　　　：03-3343-2250
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