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経費精算業務を80%以上削減! 働き方改革にも直結する、クラウド経費精算「楽楽精算」とは?

2019.04.10

 多くの企業で改善が必要だと認識されながらも、改善が見送られがちな経費精算業務。全従業員に関わる業務だからこそ、効率化が実現できればコスト削減、時間短縮、そして働き方改革にもつながっていく。

 そして、近年では経費精算処理の効率化、自動化に注目が集まっている。従来のオンプレミス型ではなく、使い勝手の良い「クラウド型」の経理精算システムが登場したためだ。導入することによってどのように業務効率化されるのかを解説していく。

年間1,191時間以上も経費精算処理に時間を費やしている!?

 「業務効率化」という言葉が普及し、多くの企業が無駄な業務を少しでも減らすために自動化や一括化を進めている。特に営業やマーケティング、接客業では頻繁に業務の見直しが行われ、無駄な業務が排除されつつある。時が経つにつれて業務量が軽くなり、各個人の負担が減少している実情がある。

 そんな中、なかなか効率化や自動化が進められていない仕事の一つとして、経費精算業務が挙げられる。現在約70%以上の企業が経費処理を紙・エクセルで管理しており、ほぼ手作業の状態だ。

 例えば、営業部員は交通費精算のためにインターネットでルートを調べ、数字を入力。領収書もまとめて提出が必要となることは多い。そして、上司の承認が通ったとしても、経理側でミスが発覚し、承認が差し戻された場合には、また一からやり直さなくてはならない…。現場社員、管理職、経理部門、もはや社員全員が無駄な作業と時間に追われていると言っても過言ではない。また、経理部門に関しては、企業の規模が大きくなったとしても経理の人員は増えることはなく、昔ながらのアナログな処理を強いられることもある。 

 そして、コスト削減や業務の効率化、自動化が注目されているにもかかわらず、ほとんどの企業で経費精算業務は見過ごされてきた。原因の一つとして考えられるのは、「関心の薄さ」だと言える。

 経理部門以外の従業員は、だいたい月1回の頻度で処理を行うことが多い。そのため、経費処理の効率化を図ろうとは考えない。しかし、従業員数100人規模の場合、経理業務、承認業務、申請業務をあわせると年間1,191時間以上も経費精算処理に費やしているというデータがある(ラクス試算による)。トータルで見るとものすごい作業時間になるのだ。

 そのため、経費精算処理を効率化することによって、全従業員が無駄な経費処理に追われない環境づくりや働き方改革に繋がると言っても過言ではないだろう

20万人以上が精算業務の削減に成功!ラクスが提供する クラウド経費精算「楽楽精算」とは

 近年経理業務の効率化において、クラウド型の経費精算システムは高い注目を浴びている。従来のオンプレミス型とよばれる自社サーバーに経費精算システムをインストールするものと異なり、初期投資を抑えられるため、導入しやすいのが利点だ。

 中でも 株式会社ラクス がサービス提供している「楽楽精算」は既に20万人以上が利用、実に3,000社以上に導入されており、導入実績ナンバーワンを誇っている。お金にかかわるすべての処理を一元化できるため、全従業員の時間と業務の削減に繋がると人気を博している。

 では、具体的にどのように時間と業務を削減できるシステムなのかを見ていこう。

1.交通系ICカードとシステムの連動
営業部員が喜ぶのが交通費精算のシステム化だ。交通系ICカードと連携可能のため、利用履歴データが一瞬で取り込める。これだけでも入力ミスの大幅な削減が実現できる。さらにスマートフォンやタブレット端末からも申請できるため、経費精算のために帰社する必要がなくなる。カメラ機能で領収書を撮影すれば、データ添付することもできる。
 
2.カスタマイズ機能で申請を簡略化
承認者である役職者もスマートフォンから確認、承認ができる。そのため、申請が滞ることがない。加えて「楽楽精算」はカスタマイズ機能も充実している。社内ルールを定義しておけば、適合している場合にのみ申請が表示される仕組みだ。入力ミスなどが判明した場合は、自動的に部下へ承認が差し戻されるため、チェック作業などの手間を省くことが可能だ
 
3.会計ソフトとの連動、FBデータ作成
そして、「楽楽精算」が与えるメリットの中で、もっとも効果的なものは経理部門の業務削減、効率化だ。例として、勘定科目を予め設定しておくことで、申請データに自動的に紐づけることが可能だ。経理といえば集計、仕訳、会計ソフトへの入力作業に追われることが多いが、「楽楽精算」は会計ソフトと連動できるため、手入力の必要がなくなり、大幅な業務効率化が図れる。また、承認済みの経費精算データから全銀協フォーマット対応のFBデータ*1 を作成してくれるため、面倒な振込作業をすることもなくなる。(*1:Firm Banking [ファームバンキング]の略。 各銀行共通のフォーマットで作られたデジタルデータのこと。)

 全社で1,191時間以上も費やしていた経費精算処理も、「楽楽精算」を導入すれば271時間、つまり約80%まで削減することができる。そのため、全従業員の業務効率化、時間短縮に繋がるのだ。

 また、導入時の費用に関しては、「楽楽精算」の場合はクラウド型だからこそ低価格を実現している。50ライセンスまでであれば基本プランの初期費用は10万円、月額3万円と導入しやすい価格だ。

 経費精算の業務コストは実に年間289万円以上も掛かっているというデータもある(ラクス試算による)。「楽楽精算」を導入すれば、業務時間の短縮、コスト削減につながるため、導入費用を踏まえても年間63%〜70%以上のコスト削減が実現できる可能性が高い。導入前の費用が289万円だとすれば、63%のコスト削減は約183万円に匹敵する。費用対効果として考えても、導入すべきなのは一目瞭然だろう。

クラウド型だから導入も楽!セキュリティもサポートも万全

 クラウドシステムである「楽楽精算」は、自社サーバー内の設置やインストールが不要で、システムに詳しくない経理担当者であっても簡単に設定することができる。また、システムバージョンアップも定期的に行われているので、常に最新バージョンで運用可能できるのも魅力だ。

 セキュリティに関しての心配はいらない。サーバーは国内でも高い防災性能を誇る屈指のデータセンターに設置されており、さらに二重化されたファイヤウォールによって厳重に保護されている。データは毎日バックアップされているので、万が一にも備えている。

 そして、「楽楽精算」の運用も安心だ。専任のサポートスタッフがいるため、運用上のトラブルなどに徹底的に対応してくれる。サポート満足度は94%を誇っているほどだ。「楽楽精算」の公式ホームページでは、マニュアル/FAQも充実している。導入実績ナンバーワンだからこそ、使いやすさにこだわっていることが伺えるだろう。

経理業務の効率化で働き方改革の実現へ

 経理業務が効率化できれば、社員一人ひとりの負担が減り、時間短縮やコスト削減に繋がる。これは、労働生産性が上がることと同義であり、働き方改革にも直結する事柄だと言えるだろう。

 日本一の導入実績を誇る「楽楽精算」であれば、サポートやセキュリティ面に関しても万全であり、クラウド型だからこそ低価格で導入もしやすい。全社員が働きやすい職場環境のためにも、経費削減と効率化を検討している場合は、導入をおすすめできる。