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企業が夏期休暇&お盆休みに入る前にやっておきたいこと

2019.08.06

 多くの企業で、まもなく夏期休暇・お盆休みがやってくる。連休中に「心身ともにリフレッシュ」することは、ワークライフバランスの向上に効果的だ。

 一方で、何も準備しないまま夏期休暇・お盆休みに突入すると、「取引先に影響が出る」「社内の業務が滞る」といった可能性もある。

 トラブルなく連休を迎えるため、事前にどのようなことをする必要があるのだろうか。ここでは、オフィスで夏期休暇・お盆休みに入る前にやっておきたいことを、さまざまな角度から見ていく。

社外に向けてやっておきたいこと

 企業によって、夏期休暇・お盆休みの期間はさまざまだ。そのため、まとまった休みに入る際には、取引先など社外への影響が懸念される。夏期休暇・お盆休みの前に、社外に向けてやっておきたいことを見ていこう。
 
「いつからいつまで」休みになるのかを知らせる
 夏期休暇・お盆休みの期間を社外に伝えていないと、「急ぎの要件でメールをしたのに返信が全く無い」といったことが起こりかねない。それにより、取引先などからの信頼を失う可能性もある。

 「いつからいつまで」休みになるのかを事前に知らせておくことが必要だ。メール・電話・FAXなどを使い、夏期休暇・お盆休みの期間を社外に確実に知らせよう。また、メールの署名に「●●日~▲▲日まで夏休み」と記載したり、ビジネス用チャットのアカウント名に「夏休みの期間」を追記しておくのも良い。

自分の休み中、だれが業務を担当するかを伝える
 企業によっては、全社一斉の休日ではなく、一人ひとりが希望する日に夏期休暇・お盆休みを取得できるところもあるだろう。そうした職場では、一人が休んでいるときには別の社員が代わりに業務を行うというケースが多い。

 取引先としては、自社の担当者の夏期休暇・お盆休みの期間だけわかっていても、誰がその間、窓口となるのかがわからないと連絡がしづらい。そのため、休み中「代わりに誰が担当となるのか」やその社員の「連絡先」を先方に伝えておこう。

社内環境・設備のためにやっておきたいこと

 日々の業務に追われていると、社内環境や設備に関することは「やろうと思っているけれど、普段はなかなかできない」だろう。夏期休暇・お盆休みに入る前は、そうした作業を行う良い機会だ。休み明けに心地よく業務に向かえるよう、社内環境・設備のためにやっておきたいことを見ていこう。

パソコンのバックアップ
 長期休み明け、「ハードディスクがクラッシュしてしまった」「OSがうまく作動しない」といったパソコンのトラブルに遭遇した経験がある人も多いだろう。不具合によりパソコンのデータが飛んでしまうと、業務に大きな影響が出る。

 パソコンのデータが消失しないよう、夏期休暇・お盆休みに入る前にはバックアップを取っておこう。バックアップの方法がわからない場合は、パソコンに詳しい社員に手順を確認すると良い。

デスク周りの掃除
 デスク周りが整っていると、きれいなデスクで気分良く、業務を行うことができる。しかし時間がなく、デスク周りの掃除は、年末の大掃除でしかしないという人もいるだろう。

 年末の大掃除を楽にするためにも、夏期休暇・お盆休みに入る前にデスク周りの掃除をやっておこう。また、気付かないうちに汚れが溜まりがちなパソコンのキーボードもきれいにしておきたい。

オフィスの掃除・整理整頓
 夏場は、カビやダニなどが発生しやすい。そのため衛生上、特にオフィスをきれいにしておきたい時期だ。

 人事・総務部の主導のもと、夏期休暇・お盆休みに入る前にはオフィス全体の掃除や整理整頓を行おう。特に重点的に掃除・整理整頓したいのが、会社の顔である「エントランス」、衛生的に保つ必要がある「水周り」、掃除をすることで省エネ効果がある「エアコンフィルター」、賞味期限切れの食材に注意が必要な「冷蔵庫」だ。

個別に夏期休暇・お盆休みを取る場合にやっておきたいこと

 以前は全社一斉に夏季休暇・お盆休みに入る企業が多かったが、最近では働き方の多様化に伴い、社員一人ひとりが希望する時期に連休を取るという企業も増えてきている。そうした企業の場合、事前に特別な対応が必要だ。個別に夏期休暇・お盆休みを取る際、事前にやっておきたいことを見ていこう。

「いつからいつまで休むか」を関係者に連絡する
 夏期休暇・お盆休みの期間が個々に違うため、「自分は休みだけれど、他の人は仕事」という可能性もある。休み中は「すぐにメールを返信できない」といったこともあるだろう。

 そのため、自身の「休暇期間」と「休暇中の緊急連絡先(電話番号・メールアドレスなど)」を社内外の関係者に伝えておこう。夏期休暇・お盆休みに入る前日に、「明日から●●日までお休みをいただきます」と一言伝えるとさらに丁寧だ。

代わりに業務をやってくれる人に引継ぎを行う
 自分の夏期休暇・お盆休み中に代わりの業務を行ってくれる人が、自分の業務について詳しく知っているとも限らない。概要はわかっていても、詳細はわからないという可能性がある。

 代わりに業務を行ってくれる人が一目見て業務を理解できるよう、業務フロー入りのわかりやすいマニュアルを作成しておこう。また相手が困らないよう、まとまった時間をかけて丁寧に引き継ぎをすることも必要だ。

休み明けの業務に備えてやっておきたいこと

 夏期休暇・お盆休み明けに、業務が滞ってしまうことはさけたい。スムーズに業務を再開するためには、連休に入る前の準備が欠かせない。休み明けの業務に備えてやっておきたいことを見ていこう。

進行中の業務を片付けておく
 やり残した作業があるまま夏期休暇・お盆休みに入ると、「心身ともに落ち着いて休めない」こともあるだろう。
心置きなく連休を満喫できるよう、進行中の業務は出来る限り、休み前に片付けておこう。

休み明けのToDoを書き出す
 長期休み明け、「どういう業務を行えば良いか」「何の業務から始めたら良いか」など迷った経験のある人も多いだろう。スムーズに業務に移るため、そうした迷いは無くしておきたい。

 夏期休暇・お盆休み前には、休み明けの作業のToDoを書き出しておこう。それによりやるべきことが整理でき、連休明けに「何をやったら良いか」と考える時間を減らすことができる。

休み明けのスケジュールを決める
 連休明け、「すぐに仕事モードに戻れない」ということもあるだろう。心身を仕事モードに戻すためには、ある程度の時間が必要かもしれない。

 休み明けは比較的楽な業務から始められるよう、事前にスケジュールを決めておこう。また、連休明け初日は溜まったメールの返信に時間を取られがちなので、それも見越したスケジュールを組む必要がある。

まとめ

 まもなく始まる連休に備えて、社外に「いつからいつまで」休みなのかを連絡したり、社内美化をしたりといった対応が求められる。また休み明けにスムーズに業務を始めるため、事前にToDoの洗い出しなどを行うことも効果的だ。
 
 連休中に心身ともにリフレッシュできるよう、夏期休暇・お盆休み前にやるべきことは済ませておこう。