経費精算のアナログ業務からの解放。攻めの経理部門を実現する「楽楽精算」とは

　社員 300 名を抱える企業が経費精算業務に費やす時間は、月 156 時間、年間で 1,872 時間にも上るという試算がある。株式会社ラクスが提供する、累計導入社数 No.1（*1）のクラウド型経費精算システム『楽楽精算』は、そんな膨大にかかる業務時間を大幅に短縮してくれるシステムだ。

　クラウド事業本部 ファイナンス・クラウド事業部 ダイレクトセールス課 リーダーの小林 拓也氏に、同システムがもたらすメリットについて話を伺った。

経費精算業務に忙殺される経理部門の実態

　「定時を過ぎているのに経費精算だけのために帰社する」「月末に1カ月分の経費精算を夜遅くまでする」など、経費精算のためだけのこうした事象が、あなたの会社でも発生していないだろうか。働き方改革が浸透していく中、非効率な業務はできるだけなくしたいもの。

　また経費精算自体、非常に手間のかかる作業だ。まず営業などの「申請者」が交通費や経費を精算する場合、自分がどういう経路で移動したかを思い出し、運賃を調べ直し、紙やエクセルに記載しなくてはならない。それをチェックする「承認者（＝管理職）」は申請された経費が本当に営業活動によるものなのか、金額は正しいのかを確認。しかし承認者は多忙なことが多く、細かい部分まで費用を確認することが難しいため、「経理担当者」が再度精査しなくてはならない。

　経費精算システム『楽楽精算』を提供するラクスの小林氏は「経理まで精算書が回ってきて、初めて間違いに気付くこともしばしばです。しかし、差し戻して修正してもらおうと思っても、申請者がつかまらなくて作業が進まないなど、精算業務での苦労話は尽きませんと語る。

　ようやくチェックが完了しても、今度は仕訳した精算データを会計ソフトへ入力しなければならない。紙やエクセルに記載したものをもう一度入力するということは、かなりのムダだ。にもかかわらず「何とかできている」「昔からこれでやってきた」と、同じ作業を繰り返している企業は少なくない。

　「人の手による経費精算は生産的でない上、チェック漏れがあるという声が多い一方で、システム化に踏み切れていない中小企業は多いのです」と小林氏は指摘する。
　同社の調べによると、約6割の中小企業が依然として紙やエクセルで経費精算をしているという。

経費精算業務をシステム化すべき理由

　経理部門には、経営戦略の立案や財務分析など、経営の骨格となる大切な役割が託されている。経費精算業務に追われていては、根幹業務に充てる時間を奪われてしまうだけでなく、担当者は疲弊し、生産性は上がらず、場合によっては企業の競争力を失うことになりかねない。

　そこで考えたいのが経費精算業務の効率化だ。経費精算というノンコア業務に費やしていた時間をコア業務に充当できれば、確かな根拠やデータに基づいた経営戦略が立てやすくなったり、詳細な部分まで見渡した財務分析がしやすくなる。その結果、会社の成長に貢献できる”攻めの経理部門”へと変貌を遂げるだろう。

システム化するなら『楽楽精算』がおすすめ

　累計導入社数No.1（*1）の『楽楽精算』は、営業による提案を積極的に行っているほか、ユーザーの声を汲み取りやすいサポート体制を整備。製品に対する要望や意見を反映してアップデートを繰り返している点などが支持され、満足度は非常に高い。その優位性が２０１４年以降、累計導入社数No.1（*1）を獲得し続けるという実績に表れている。

　『楽楽精算』の中でも経理担当者に便利な機能として注目されるのが、「自動仕訳」の機能だ。申請時に選ぶ項目を勘定科目や税区分に紐付けておくことで、申請者が項目を選択するだけで自動的に仕訳が完了する。そのため経理担当者が申請内容をチェックし、仕訳する必要がない。

　また、自動仕訳されたデータをCSVで出力し会計ソフトへ自動で取り込むこともできるため、煩雑な入力作業からも解放される。さらに、経費を振り込みたい場合は必要なデータを銀行振込用データとして出力することもでき、社内で現金管理する手間やリスクもなくなるなど、まさに経理担当者にとって至れり尽くせりのシステムだ。

　もう一つ支持されている点として、カスタマイズ性に優れている点が挙げられる。例えばタクシーの利用時に理由を書かなければならないというルールがある場合、初期設定で必須項目に入力が無い申請はできないようにすることが可能。社内規定に合わない申請を未然に防ぐことができる。『楽楽精算』を導入することにより、効率的に業務が行えるようになり、本来注力すべき業務に集中できるだろう。

充実のサポート体制で導入前も導入後も安心

　『楽楽精算』を導入した企業からは、「経費精算のチェックが従来の約半分の時間で済むようになった」「月80時間かけていた振り込み作業がゼロになった」といった、うれしい声が続々と寄せられている。今までと方法が異なるため、導入前は反対意見が出る企業もあるが、「すぐに使いこなしていただけている企業がほとんどです」と小林氏。

　ただ、導入直後はやはり慣れない部分もあるため、社内へ浸透するよう『楽楽精算』のサポートチームが全力でバックアップをしてくれる。その後もメールや電話で対応してくれるなど、サポート体制は万全だ。

　今後は消費税１０％が見込まれるなど、制度変更への対応も気がかりだが、『楽楽精算』は管理画面上で税率の設定ができるため、10％の増税や軽減税率にも対応可能だ。さらに、ユーザーの声を聞きながら随時アップデートを実施。システム改修費用を払うことなく、常に最新版を利用できる。クラウドならではのメリットを享受できるわけだ。

「経費精算業務は利益に直結しないノンコア業務です。申請者、承認者、経理担当者と、システム化することでメリットを得られる人は多く、会社に及ぼすインパクトも大きいでしょう。ぜひ本来のコア業務に集中していただければと思います」と小林氏はメッセージをくれた。


[注釈]
（*1） ITR「ITR Market View：予算・経費・就業管理市場 2018」SaaS 型経費精算市場：累計導入社数ランキング（初期出荷から 2017年12月末までの累計導入社数）

「楽楽精算」が選ばれる３つのポイント

１．便利な機能で作業時間を大幅削減（会計連携、自動仕訳など）
２．常に機能アップデートを行い使いやすい
３．専門チームによるサポート体制で安心

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