入金消込作業は大変だと思い込んでいませんか？ Victory-ONEは経理の“照合”に関する悩みを解決

　事業を行う上で必ず発生するお金のやり取り。それらに付随する入金消込・債権回収業務は避けて通ることができない。膨大な時間と責任がつきまとい、経理担当者に多くの負担がかかっているのが現状だ。

　その解決のヒントについて、債権関連の照合・消込に特化したシステム『Victory-ONE シリーズ』を手掛ける株式会社アール・アンド・エー・シーの花松 孝太朗氏に話を伺った。

手作業の消込がはらむリスクミスが信用低下の原因に

　債権関連の照合業務は、売上に直接影響する業務と比べ、どうしてもシステム化・合理化が遅れやすい。例えば、業種・業態問わず発生する入金消込業務は、手作業で行っている企業が規模を問わず多いという。
「販売管理システム上の請求金額と、銀行に振り込まれた入金額を目視やExcel上で突き合わせるアナログな消込がいまだに横行しています」（花松氏）

　手作業による照合の業務負荷の大きさは想像に難くなく、特に入金が集中する月末に担当者の残業時間が増えてしまう。

　また、手作業はミスが生じやすく、その過失が組織にもたらす弊害も多大だ。売掛金の回収不能リスクがあるだけでなく、二重請求や請求漏れ、不要な督促の原因にもなり、自社の信用低下につながる可能性がある。花松氏によると、業務負担・精神的負担が大きい消込業務を社員が避けるようになってしまい、属人化している企業もあるという。

　こうした看過できない債権照合の問題を解決に導くサービスが『Victory-ONEシリーズ』だ。

入金消込から債権管理まで一気通貫で効率化

　『Victory-ONE』は2007年に正式リリース。債権照合業務は得意先に業務フローを左右されるだけでなく、業態によっても業務フローが異なるため、相当作り込まなければシステムによる標準化が難しいといわれる。そうした中、10年以上かけて顧客の声を反映し、あらゆる業態に対応できるようサービスの改善が続けられてきた。

　一般的な銀行振込の入金消込を合理化するのは『Victory-ONE』だ。口座への入金情報と請求情報をほぼ全て自動で照合。振込人名義が異なっていたり、手数料が差し引かれた入金にも対応できる。また、入金データ自動連携機能により、入金情報は自動取得が可能。手動取込を省くことで工数を削減するとともに、内部統制も強化できる。

　さらに、督促状の発行や営業担当とのコミュニケーションツールも実装されており、入金回収業務を一気通貫で省力化するシステムとなっている。業務時間の短縮と属人性の排除を期待でき「お客様によっては、業務時間を90％削減した事例もあります」と花松氏。働き方改革に直接的な効果がありそうだ。

　

ECサイト運営企業向けにクレジット決済など、多様な決済手段にも対応堅牢な債権管理体制を構築

　また、ECサイトを運営する企業では、決済代行会社やモールから取得できる決済結果と自社の出荷・受注情報を照合する業務が煩雑になりがちだ。代金引換やクレジットカード決済など、多様な決済手段ごとにデータ照合が必要になる。『Victory-ONE【決済管理】』では、それらの課題をシステム化。照合の自動化はもちろん、債権管理体制の強化にも直結する。

「ExcelのVLOOKUPなどを使った照合は、恣意性が高いと捉えられることがあります。そのため、IPO 準備を進めている企業様など、堅牢な債権管理体制を構築したいとお問合せいたお問合せいただくお客様も多いですね」（花松氏）。
特に、明細単位で１件１件照合した証跡をシステム上で残せるのは大きな特徴だ。

　また、照合処理を基幹システムなどにアドオンして対応している企業では、決済手段を追加する場合にさらなるアドオンが必要になるケースが多い。その結果、「決済手段を会社として追加したいものの、タイムリーに追加できないという課題を抱えている企業もいらっしゃいます」（花松氏）。

　『Victory-ONE【決済管理】』では、あらゆる決済手段に対応しているため、市場ニーズに合った最新の決済手段の追加に躊躇する必要はなくなるだろう。

メーカー・卸売業向けに、検収照合の合理化にも対応。アンマッチの精査が可能に

　さらに、メーカーや卸売業向けには『Victory-ONE【検収照合】』も提供。出荷明細データと検収明細データを＂万＂の規模で突き合わせる検収照合業務を効率化する。
「人手不足で検収照合に膨大な時間がかかっている企業では、照合の結果見つかった数量・単価違いの原因を精査できず、最終的に利益の損失につながっていることもあります。この照合を効率化すれば、その分アンマッチの調査へ時間を割くことが可能です」（花松氏）

　『Victory-ONE【検収照合】』はインポートレイアウトが柔軟に設計されているため、決済管理と同じようにデータの種類が増えた際にも追加カスタマイズ不要だ。基幹システムのリプレース時にも再度の大型アドオンが不要であることを考えれば、コスト面のメリットは大きいだろう。

債権照合の自動化による最大の副産物はマンパワー

　『Victory-ONEシリーズ』はいずれの製品もピンポイントで導入でき、周辺システムを丸ごとリプレースすることなく、コストを抑えて照合業務の合理化を図ることが可能だ。また、各社システムとのAPI連携にも注力しており、既存スキームへの影響も最小限に抑えられる。さらに、導入やサポートを担当するスタッフの高い専門性も、入金消込／債権管理一筋で事業を展開する同社ならではの強みだ。

　同シリーズによる債権照合の効率化は、副次的な効果も生んでいる。
「債権照合のシステム化によって作り出されたマンパワーを、フロント業務のさらなる効率化に回せるようになったというお客様の声をよく耳にします」と花松氏。
フロント業務に比べて合理化が遅れている分、債権照合業務は低コストで大幅な効率化を実現でき、他の業務に充てられるマンパワーも作りやすいのだ。

　同社は今後も、債権照合の課題を全方位で解決できるよう、新製品・機能の追加も含めた展開を検討している。
「『照合を自動化して特定の課題を解決したい』という明確な目的がなくても、漠然と債権周辺の照合に引っかかりを覚える企業様は、ぜひご相談ください」と花松氏。
「効率化はし尽くした」と感じる企業ほど、債権照合業務を見直す余地はあるのかもしれない。

「Victory-ONE」３つのポイント

１．作業時間を9割以上削減
２．さまざまな入金方法でも対応可能
３．出荷・検収データの照合にも対応

■ お問い合わせ先情報

株式会社アール・アンド・エー・シー
電話番号　　　：03-5835-2197
メールアドレス：marketing@r-ac.co.jp
対応時間　　　：平日 9:00～18:00
ホームページ　：https://www.r-ac.co.jp/

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