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総務部必見!ビジネス年賀状の準備と便利ツールの紹介

2019.11.21

 年賀状は、取引先への日頃の感謝の気持ちを示すのに効果的なコミュニケーション手段の一つだ。ネットなどのデジタル時代の中、年賀状は顧客との大切な接点のひとつになり、繋がりを再確認できるのではないだろうか。年賀状でよい印象を与えると、その後のビジネスが進めやすくなるかもしれない。

 企業で年賀状を出す場合、総務部が主体となって取りまとめることも多いだろう。年始に届くように早めの準備が必要だ。そこで今回は、ビジネス年賀状に必要なポイントと、便利な年賀状ツールの紹介をする。

年賀状の準備と手配

年賀状を送る際に注意したいこと
 年賀状は元日(1月1日)から松の内(一般的に1月7日まで)に届くように準備をする。1月7日を過ぎてしまうと、寒中見舞いという形になるので、注意が必要だ。
 郵便局での年賀状の受付は12月15日から始まる。確実に元旦に届くようにした場合には、12月25日までに投函すると良い。一般はがきや私製はがきを年賀状として利用するときは、「年賀」の朱書きを必ず入れる。「年賀」の朱書きを忘れてしまうと、年が明けないうちに相手方に年内に届いてしまうので気をつけよう。

元旦に届けるための年賀状準備スケジュール
 年末は何かとあわただしいので、早めの準備が重要となる。
 ・11月中…住所録の整理
 ・12月初旬…ツールなどを利用して印刷開始、手書きのメッセージを添える。
 ・12月25日までに…郵便局かポストへ投函

取引先や顧客に出す年賀状、押さえておきたい3つのマナー

マナー①手書きのひとことを添える
 プリントされただけの年賀状は、事務的な印象を与えてしまうこともある。たくさんの年賀状の中でも目立つよう、取引先へのハガキには手書きのコメントを添えることにしよう。

マナー②宛先と敬称を間違えない
 取引先の担当者は異動等で部署や肩書きが変更になっている場合もある。相手に失礼にならないよう、住所録やメールの署名、名刺などを改めてチェックしておこう。
A社B営業部Cさんに送る場合、
【会社宛て】なら「A社御中」
【Cさん宛て】なら「A社B営業部C様」
というように、会社宛の敬称は「御中」を使用するが、特定の個人宛なら会社名に「御中」はつけないので注意しよう。役職を書くなら名前の上に小さめに書くのが一般的となる。

機種依存文字(環境依存文字)は使わない
年賀状をプリントする際には、文字化けに注意が必要だ。「(株)」や「(有)」、「①などの丸囲み文字」「Ⅲのようなギリシア数字」「℡」などの機種依存文字(環境依存文字)は使わないようにしよう。

年賀状制作便利ソフト・アプリ

ここでは、年賀状制作に向けてのソフトやアプリを紹介する。有料、無料のものがあるが、それぞれの特長を見比べて、自社にあったツールを選択してみてはどうか。

はがきデザインキット2020
日本郵政が無償で提供。年賀はがきのデザインや宛名を手軽に作成・印刷できるソフトだ。パソコンやスマートフォンに対応したアプリもある。
<特長>
・1000種類以上の素材から年賀状が作れる
・年賀状の他、喪中や寒中見舞いなどにも対応
・他の宛名ソフトなどから出力した住所録の読み込みができる

プリントマジック
無料で使える登録不要のハガキ作成ソフト。シンプルな操作で本格的な年賀はがきが仕上がる。
<特長>
・既存の宛名データをCSV・vCard形式でインポートして利用することができる
・手書き文字がボタン一つで毛筆になる機能搭載

プリンターメーカーの無料年賀状アプリ
 社内で使っているプリンターの会社が提供している年賀状アプリ。Wi-Fi対応のプリンターであれば、スマホ等でも簡単に年賀状が作成できる。
< Canon(キヤノン):PIXUSかんたん年賀状(iOS、Android)>
 ・テンプレートは249点。(喪中はがき・寒中はがき用のデザインも収録している)
 ・テキスト入力をはじめ、手書き文字も入れられる
 ・住所録データの読み込み/書き出しに対応

< EPSON(エプソン):スマホでカラリオ年賀(iOS、Android)>
 ・最新の年賀状が一括でダウンロード可能。個々にダウンロードする手間が省ける
 ・スタンプや飾り文字もワンステップで追加可能
 ・住所録もソフト内で管理

< brother(ブラザー):Brotherはがき・年賀状プリント(iOS、Android)>
 ・ビジネスシーンなどでも使える年賀状素材など1000点以上がすべて無料でダウンロード可能
 ・豊富な年賀状素材の他にも、季節の挨拶などに使える無料のデザインテンプレート素材がダウンロードできる

筆まめ
年賀状ソフトの中でも最多のデザイン・イラスト45万点を収録している。デザインを選んで、イラストや写真を入れ替えたら、印刷するだけの、かんたん3ステップで年賀状が作れる。
<特長>
・5台までインストール可能
・新元号対応
・郵便番号か電話番号を入力するだけの「住所自動表示」
・年賀のあいさつ用はもちろん、日常的に使える文例を2,724点収
・長い会社名や部署名もバランスよく配置することがが可能

筆ぐるめ
 コンセプトは、「たのしく」「かんたん」「きれい」。初心者でも簡単り使用することができる。様々な年代の人へ対応した年賀状作成が可能だ。
<特長>
・旧漢字の宛名などにも対応
・プレビュー画面で直接レイアウトに書き込みすることができる
・年賀状や暑中見舞いなどをデジタル化しパソコンに保存可能
・筆ぐるめで管理できる

筆王
 低価格で機能が充実。公式ガイドブックが同梱され、音声ガイド機能で、パソコンが苦手な人でも年賀状を作ることができる。
<特長>
・年賀状ソフト最多、フォント152書体収録し、正しい漢字で綺麗に宛名を印刷することができる
・宛先ごとにメモを残せ、取引先などの記録を残すことで、一言コメントを書く際にも活用できる
・テンプレートやイラストなど30万点の素材をジャンル別に表示

年賀状維新
企業、法人、会社やお店、事業所が出す年賀状に特化したソフト。業種別に分類したデザインが多数ある。
<特長>
・14の業種別に分類した、会社・お店向けの年賀状デザインカテゴリー
・業種を問わず、様々なビジネスシーンに最適な会社用に利用できる

宛名ガキ大将
 はがき作成、封筒印刷、ラベル印刷、名刺作成、のし印刷、ラベル印刷、グリーティングメール作成などに対応。約5,000点の豊富なイラストがあり、バラエティ豊かに作成できる。
<特長>
・全国約3,000万件の個人・法人最新電話帳データベース
・アドレス帳管理機能で、顧客リストの整理にも活躍
・エクセル等で作った住所録をCSV経由で取り込むことが可能、また連携ソフトを使って登録した住所の地図や最寄り駅を表示することも可能

楽々はがき
順番通りに進めていくだけで年賀状が完成する。転居報告も兼ねることができる地図入り年賀状や、カレンダー入り年賀状など、オリジナル感溢れるデザインも作成できる機能を搭載している。
<特長>
・他社住所録ファイルの取り込み機能が強化されているので、面倒な住所録の打ち直しが必要ない
・「かんたん項目表示」「かんたん慶弔お付き合い設定」など、送り先の情報整理に便利な機能が充実

まとめ

 ビジネス年賀状には取引先や得意先との関係を円滑に保つ役割もある。しかし、普段から郵便をほとんど出さずメールでやりとりしている企業は、経費もかかるため廃止を検討している場合もあるようだ。「虚礼廃止」の方針を取る企業が増えている中、年賀状は大切な取引先との関係性維持や、取引の活性化のための企業間コミュニケーションツールである。本記事では、ビジネス年賀状の準備と便利ツールを紹介した。年賀状を送る際に気をつけること、また、便利ツールを利用し、今後の関係性の維持や向上につなげてほしい。