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管理部門必見! 年末の大掃除 オフィス内での段取りと手順

2019.12.17

 いよいよ師走となった。年末年始を前に、オフィスの大掃除を考えている会社も多いだろう。中には、社内行事の1つとして、毎年社員総出で大掃除を行っている会社もあるのではないだろうか。しかし、稼働日数の少ない12月は決算や年末調整など、業務も山積みだ。「大掃除は効率良く終わらせ、少しでも業務の時間を確保したい」というのが社員の本音ではないだろうか。

 年末の大掃除は、管理部門の段取りの仕方で効率よく進めることができる。そこで今回は、大掃除当日に社員全員がスムーズに作業を行うための段取りと手順を紹介する。

事前の準備 

大掃除の日を決める
 まずは、大掃除の日程を決めよう。日程を早めに決めておくことで、「自分のデスク周辺はいつまでに片づけておくのか」など、社員が計画を立てて行動することができる。

掃除する場所を決める(計画書の作成)
 オフィスのどこからどこまで掃除するのか、範囲を決めておくことも大切だ。せっかくの機会だから、普段は掃除できないところを綺麗にしたいと思う担当者もいるだろう。しかし、大掃除にかけられる時間は限られているため、掃除箇所の優先順位を決めることが重要となっていくる。そうすることで、限られた時間内でも、掃除が必要な箇所を重点的にきれいにすることができるだろう。

 まずは、下の表を参考に「掃除する場所」「方法」「担当者」などを記載した計画書を作り、社員に配布しよう。一目で掃除箇所が把握できる計画書があることで、社員も大掃除に取り掛かりやすくなるだろう。

年末の大掃除計画表の例
年末の大掃除計画表の例

必要な道具の用意
 計画表を作成したら、必要な道具を揃えよう。会社の大掃除では複数人数が同時に作業するので、一つの道具を皆で共有していると時間のロスにもつながってしまう。担当する人数と作業の様子を考えた上で、必要十分な量を用意することが重要だ。洗剤などは事前に残量をチェックし、補充しておくと良い。

社員個人の掃除に対するアナウンス

 大掃除当日に、デスクやパソコン内のデータ整理、溜まった書類の整理など、個人作業をやり始めると、大掃除の担当箇所まで手が回らなくなってしまう社員もいるかもしれない。大掃除の日はそれだけに集中できるよう、個人作業は前日までに各自の空き時間で完了してもらうよう、事前にアナウンスをしておこう。

当日の作業に対するアナウンス

 当日は、作業開始前などに、以下の3つをアナウンスしておくとよいだろう。

清掃道具の配布・回収場所
 掃除道具類の配布・回収場所は1箇所に決め、各担当箇所の責任者などに取りに来てもらうとスムーズだ。しかし、作業中に用具が足りなくなることも考えられるので、計画書を作成したとき「予備の清掃道具がどこにあるか」についても記載しておくと良いだろう。

不要な書類の集積場所の指示
 機密書類とリサイクル紙類をわけてボックスを作り、集積場所を併せて指示しよう。機密書類は、廃棄処理においても、細心の注意と厳重な取り扱いが必要だ。情報漏えいなどが発生した場合の損害は大きく、経営上大きなリスクにもなり得る。機密書類は、専門の業者に依頼して破棄してもらうことも検討しておきたい。

ごみの集積場所の指示
 大掃除が終わると、大量のごみが出ることが予測される。各自治体のルールに従い「可燃」「不燃」などの表示をしたごみ集積場を設け、社員に対してもきちんとした分別を促すことも大切だ。粗大ゴミが出る場合は、回収業者の手配をしておく必要もある。

大掃除中の見回り

 会社の大掃除は、時間内に作業を終えられるよう気をつけなければいけない。掃除中のオフィスを見回り、滞っている場所があれば人員配置を変えるなど目を配ることも大切だ。大掃除を始めると、作業に集中するあまり予定よりも時間をかけてしまい、作業時間がオーバーしてしまうことも考えられる。隅々まで綺麗にすることにこだわるばかりでなく、オフィス全体がすっきり見えることを目標にしておくと良いだろう。来客者が見たときに「清潔にしているな」と感じることがポイントだ。

まとめ

 年末のオフィスの大掃除の計画づくりと手順について紹介した。
 会社の大掃除は綺麗にすることに加え、制限時間内で終わらせなければいけない。社員一人ひとりが協力する環境づくりも重要となるだろう。そのためには、掃除場所や担当者などを記入した計画書を作成し、社員がスムーズに作業できるよう準備を進めることも必要だ。力を合わせて効率よく大掃除に取り組み、快適なオフィスで新年を迎えよう。