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【取材記事】「脱Excel」から「活Excel」へ 働き方も変わるExcelイノベーションとは?

2020.01.31

近年バックオフィス業務のクラウド化やAI の導入が進む中、依然として利用されるExcel。しかし、Excel のデータ共有にちょっとした非効率を感じたことはないだろうか。誰もが一度は感じたことのある小さな非効率を解消し、“ 活Excel” を実現させるサービス「楽々Web データベース」の開発に携わった山下哲郎氏にお話を伺った。

誰もが経験するあの非効率。解消で得られるバリューとは

 一度は感じたことのあるExcelのデータ共有にまつわる小さな非効率。そもそもExcelは共有を目的として作られたツールではなく、個人個人の編集作業や集計作業を効率化するものである。個人が自分流に作成したデータは社内の共有ツールなどを使い社内で共有するが、ファイル名に一貫性はなく、どのファイルが最新か分かりづらい。誤って他部署のデータを編集してしまうことや、データが重くファイルが壊れてしまうことも多いのではないだろうか。しかし、こういった小さな非効率はわざわざIT部門がシステムを作るほどではない。ユーザー部門が自ら効率化できるサービスが必要なのではないか、と考えてサービスの開発に至ったという。山下氏は「システム化し部署や業務ごとにカスタムを施せば、効率化できることはどの企業も分かっています。Excelを使うこと自体が利益を生むわけではないので、システム化したいけれど動けないのが現状だと思うんです。業務フローの中にある小さなムダを省くことで、個人の業務効率化が進み、企業全体のコスト削減にもつながるはずです。現場もストレスから解放されハッピーになり、企業全体としてもハッピーになる。その姿こそ私たちの目指すところです」と語る。

業務にあわせ簡単アプリ化!既存のExcelをそのまま利用

 開発に携わった山下氏自身も、Excelを利用する中で非効率を日常的に感じていた張本人。同社でも業務の中で当然Excelを多用している。

「Excelをこれからどんどん使っていきましょう、とは思っていません。使い慣れたExcel業務を効率化するところから始めてほしい。IT部門への依頼も必要なく、個人で簡単にアプリ化できる点にこだわりました」(山下氏)

 その言葉どおり、「楽々Webデータベース」は業務や部門の特徴に合わせ、業務担当者が独自のアプリを作ることができる。棚卸業務を例に挙げると、Excelファイルを作成し各店舗担当者にメールで送信、回収してコピペ作業で集計を行い、さらに差異を一覧にして各担当者へメール送信という流れで作業している企業も多いのではないだろうか。「楽々Webデータベース」では、普段使っているExcelをドラッグ&ドロップでクラウドへ取り込み、簡単な設定を行うだけでアプリ化できる。もちろんWeb画面でデータの閲覧、入力・更新ができるのだが、既存のExcelシートにデータをダウンロード、修正してアップロードもできる。さらに、閲覧や入力の権限も簡単に設定可能だ。

 Excelの共有が可能なツールとしてはスプレッドシート共有サービスが存在する。同サービスはシートを共有するという点で優れており、会議の議事録や複数のユーザーで同じシートをリアルタイムで共有でき大変便利である。一方「楽々Webデータベース」は、データをシートとしてだけでなく、互いに連携できるデータの集合として共有できることにメリットがある。

 実際に社内で導入したところ、一つ一つの業務が簡単に効率化され自然と浸透していったという。使い慣れたExcelだからこそ導入時に操作や設定でつまずくことなく活用できたのだろう。

ニーズを反映し日々進化。さらにムダのない効率化を。

 Excelのデータ共有を効率的にかつ簡単に実現できる

「楽々Webデータベース」。今後の方針や新機能について山下氏に伺った。

「ご利用いただけるクライアント様が増えてきたこともあり、当初は中小企業向けにユーザーごとの利用料でクラウド型サービスを提供していましたが、最近では大手企業からも利用したいという声があり、クラウド版に加えて、各企業の社内ネットワークに設置するオンプレミス版の提供をスタートしました。業種や会社規模にかかわらず、皆様に使っていただきたいと思っています」

 現行のサービスは、ユーザーのニーズを反映させて3カ月に1度のアップデートを行い、日々進化している楽々Webデータベース。今後の課題はAIの活用で、楽々Webデータベースに蓄積されたデータを分析し、業務にとって付加価値を向上する有益な情報を提供できるサービスを検討中だという。

「今までと同様、お客様のニーズを丁寧に吸い上げて反映し、使いやすさを向上するだけでなく、提供できるバリューを高めていきたいと考えています。実はユーザーのニーズを製品に反映するのは、当社の得意技でもあるんです」

 個人個人の小さな非効率が解消されることで残業が減り、企業全体の生産性向上につながる。

「個人レベルのムダを減らすことで自然と働き方の改善ややりがいにつながっていきます。働く皆さんがハッピーを感じられるサービスを提供していきたいと考えています」

「楽々Webデータベース」3つのポイント

1.利用部門でも簡単にWebアプリ構築可能。
2.Excelをそのまま活かした業務効率化。活Excel。
3.クラウドサービスだけでなくオンプレでも提供可能。

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