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今、話題の働き方「テレワーク」特集Vol.1 テレワーク中の社員のモチベーション管理と集中力を上げる方法<後編>

2020.05.01

 働き方改革の一環として、また最近では感染症対策としても注目を集める「テレワーク」。前回の前編では、導入により従業員の労働時間短縮や企業全体の生産性向上に役立つ反面、従業員のモチベーションや集中力という点では課題があることも明らかになった。

 今回の後編では、従業員のモチベーションや集中力の低下に対する具体的な対策や集中力保持に役立つアイデアを紹介する。

目次

●従業員のモチベーション管理のために企業ができることとは
●テレワーク中のモチベーションや集中力を保つアイデア
●自宅で作業がはかどらないときの対処法
●まとめ

従業員のモチベーション管理のために企業ができることとは

 テレワークでは、生産性の維持や向上を図るためにも従業員のモチベーション管理が重要だ。ここでは従業員のモチベーション管理に対し、企業ができることを見ていこう。

業務状況を可視化する
 マネジメント側と従業員側が互いに遠隔で勤務するテレワークでは、従業員の仕事内容が見えづらくなり、「きちんと仕事をしているのか」「オフィスワークと同様の評価されているのか」という疑心暗鬼の状態になりやすい。これを解決するには、企業が従業員の業務状況を把握できる体制を構築することが重要だ。

 可視化するときは、「業務時間」と「業務プロセス」の2点から考えよう。まず「業務時間」の可視化に対しては、業務の開始と終了、中断時間の勤退管理の見える化が考えられる。チャットやSNSなどのコミュニケーションツールを利用したり、クラウド上での勤退管理システムを導入するのも良い。また「業務プロセス」の可視化では、テレワークで実施可能な業務と出社が必要な業務を整理し、現状を把握しよう。テレワークで行う業務を明確にすることで、従業員も迷いなく業務が進められ、マネジメント側も到達度や課題感が把握しやすくなるだろう。

適切な評価制度を構築する
 テレワーク中の従業員の成果に対する評価制度を構築することもモチベーション維持には有効だ。自分の業務に対する評価方法を知ることで、従業員にも「目標に向かって頑張ろう」という意識が芽生えるだろう。しかし、テレワークは実際に働く姿が見えないため、企業も完全な労務管理を行うことは難しい。そのため、業務中のアウトプットに比重を置くなど、企業に合った方法を検討することが重要だ。

従業員同士の交流機会を作る
 企業から率先して、従業員同士の交流が活性化するよう働き掛けることも重要だ。テレワークは、出社時と比べ従業員同士が顔を合わせる機会が少なく、会話量が減ることや他の人の働きが見えにくいことから、孤独を感じてモチベーションが低下する場合もある。オンライン上で顔を見ながらざっくばらんに話ができる場を定期的に開催したり、一定の決まり中で従業員が自由にオンラインでコミュニケーションを取ったりすることを認めるのも効果的だ。

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テレワーク中のモチベーションや集中力を保つアイデア

 テレワークにおいて仕事へのモチベーションを持続させるためにはどのようなことを意識しておくとよいのだろうか。ここでは、前編で紹介したモチベーションや集中力低下の要因を踏まえ、仕事へのモチベーションを上げる方法を紹介する。テレワークを効果的に活用するため、企業からも従業員に対して周知しよう。

出社時と同じリズムで準備する
 テレワーク中でも、朝は普段の出社時と同じ時間に起き、身支度をしよう。人と会う予定やオンラインミーティングの予定がない場合も、仕事用の服に着替えることでプライベートとの線引きができる。また、通勤に掛かっていた時間は自分の時間や家事に充てるなど、プライベートを充実させることでより仕事へのモチベーションもアップするだろう。

仕事専用のスペースを確保する
 仕事を効率的に行うには、プライベート空間と区切った仕事専用のスペースを設けることも効果的だ。集中力が途絶えにくいよう、工夫ができると良いだろう。例えば、「デスクは壁に向かって配置する」「付箋やメモなどの作業中に必要なものは予め手の届く場所に用意する」など、離席回数が減らせるスムーズな作業動線を作っておきたい。

一日のスケジュールを立てる
 その日にやるべきことを明確にし、スケジュールを立てることで1日の作業に集中しやすくなる。タスクの優先順位を踏まえてToDoリストを考えることで、効率よく作業が進められそうだ。また、メリハリを持って仕事に向かえるよう、あらかじめ終業時間は決めておこう。仕事の終わりを意識することで、その時間内で業務を終わらせるという意識も働きやすくなる。

やる気の出る音楽を流す
 テレワーク環境でどうしてもやる気が出ないという場合、音楽に頼るのも良さそうだ。集中力が途切れないよう、ヘッドホンをつけて外部の音を遮断し、代わりに集中できる音楽を流す。タスクの種類に応じて、集中できるプレイリストを作成しておくのも良いだろう。このほか、さまざまな雑音が混ざった環境音や雨音などの自然音を流すことで集中力を保てる人もいるようだ。

集中しやすい時間帯を有効に使う
 集中しやすい時間帯に、より頭を使うタスクを振り分けることも効果的だ。例えば、午前中の方が頭が冴えて作業がはかどる人は、朝や午前中に集中したい作業時間を作り、昼食や休憩をはさんだ午後にミーティングや連絡業務などの予定を組むと良いだろう。一日の流れにメリハリがつき、生産性向上も期待できそうだ。

適度な休憩と適度な運動を心がける
 また、適度な休憩時間を挟むことも集中力の持続に効果がある。休憩時間を活用して軽い運動を行うと運動不足の解消にもつながるだろう。肩甲骨をほぐす肩回しなどのストレッチやラジオ体操、ヨガのポージングなどは自宅でも手軽にできおすすめだ。また一日のうち1回は休憩時間を長めにとり、軽めのウォーキング等で外の空気に触れるのも効果的だろう。

自宅で作業がはかどらないときの対処法

 その日の体調や環境、仕事内容などによって、毎日同じ効率で業務を進めることが難しい場合もある。在宅で作業がはかどらない場合は、どのような対策をすると良いのだろうか。

無線LANがあり人がいる場所に行く
 一人や同一環境下では長い時間集中できないタイプの従業員もいるだろう。その場合は、カフェなどに出かけて仕事を行うことを許可してみてはどうだろうか。環境が変わると、気分を切り替えることができ、自宅よりも作業がはかどる場合もあるようだ。

職場と似た環境の場所に行く
 また、オフィスなど職場に似た環境で仕事ができるように配慮することも良いだろう。例えば、登録することで誰でも自由に利用できる、シェアオフィスやコワーキングスペースを活用するのもおすすめだ。ただし、外で仕事を行う場合は特にセキュリティ面への対策も必要になる。無線LANを利用する際のルールを定め、従業員に周知しておくと良いだろう。

まとめ

 新型コロナウイルス感染症の脅威に対するリスクヘッジとしても、急速に導入が進むテレワーク。人生100年時代における新しい働き方の選択肢の一つとしても、今後ますます導入が進むことが予想されている。その際には、テレワークのメリットのみならず課題にも目を向け、適切な対策を打つことも重要だ。企業と従業員双方がメリットを最大限享受できるよう、効果的なテレワークの推進に取り組んでみてはどうだろうか。

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