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【取材記事】業界初!番号変更不要の『FNX e-受信FAXサービス』でFAX受発注の効率化・テレワーク対応を

2020.08.31

 FAX による受発注業務の非効率性を認識しながらも、導入時のコストや現場の負担がネックになり、電子化をためらう企業は少なくない。株式会社ネクスウェイの『FNX e- 受信FAX サービス(下、e 受信)』は、こうした悩みを持つ企業の生の声から生まれたクラウド型FAX サービスだ。従来のツールとは何が違うのか、同社の山岡良英氏、田島春菜氏に聞いた。

業務効率化とBCP対策に FAX受信の電子化は急務

▼山岡 弊社は約30年にわたり、FAX送信サービスを提供してきましたが、その中で、製造業・卸売業のユーザー様を中心にたびたび相談を受けていたのが「FAXでの受発注業務を効率化したい」ということでした。FAXを受信するたびに自席とFAX機を往復し、数百枚~数千枚という書類を仕分け・管理したり、そこから問い合わせのあった書類を探し出したりという一連の作業には、膨大な手間と時間がかかります。加えて、書類の紛失・誤送信のリスクや、企業によっては年間数千万円にも上る書類の保管コストも見逃せません。こうした無駄を解消するために、一刻も早くFAX受信を電子化したいという要望を頂いていたんです。

▼田島 FAX受信の電子化は、BCP対策の一環としても重要です。特に今年に入ってからは、新型コロナウイルス感染症流行の影響で出社できず、受発注業務の継続が困難になるケースも出てきています。感染症に限らず、災害なども含めたあらゆる危機に備えるために、アナログのFAX受発注業務の見直しが必要です。

▼山岡 一方、これらの課題を認識していながら、なかなかFAX受信の電子化に踏み切れない企業が多いのも実情です。「クラウド型サービスはFAX番号が変わり、現場の混乱を招く恐れがあるため導入できない」「オンプレミス型のシステムは構築に莫大なコストがかかる上、全社で一気に導入することになるため、失敗リスクが大きい」といったお話も伺っていました。こうした現状を受けてリリースしたのが、『e受信』なのです。

定型文や手書きにも対応! 受発注業務に特化した設計

▼山岡 『e受信』は、専用のアダプタを既存のFAX回線に接続することで、FAXの受信から閲覧、編集、返信までを、すべてWEBブラウザ上で行えるようになるサービスです。

 他社製品と比較した最大の強みは、FAX番号の変更が不要なこと。また、回線単位で導入できるため、一部の部署・拠点からスモールスタートすることができることです。料金体系についても、受信数やログインID数による課金は一切ありません。

▼田島 受信したFAXを電子化するだけでなく、一連の受発注業務全体を効率化できる機能を搭載しているのも特長です。例えば、FAX受信の自動/手動仕分けや、定型文や図形などの注釈挿入が可能。また、各受信FAXに「納期回答済み」「見積もり依頼中」といったステータスを付与したり、フォルダ内のFAXデータを検索したりすることもできます。受発注シーンに特化した設計になっているため、現状の業務フローを変えることなく運用できるのがポイントですね。加えて、直感的に操作できる極めてシンプルな設計になっているため、実際にITリテラシーに不安がある方でも、難なく使いこなされていますね。

▼山岡 すぐに使いこなせるものでなければ、どれほど便利なツールであっても、現場の方に短期的な負担を与えます。そうした現場の方の声に耳を傾け、負担を極力排除した設計になるよう、強く意識しています。

 例えば、図形や文章の差し込みは9色で表現することができます。「現場では3色ボールペンやマーカーなどを普段から使っており、黒1色の機械的な図形しか書き込めないと、注釈した箇所が判別できない」という現場のユーザー様のご意見を受けて実装したものです。こうした細かなニーズを機能改善に活かすため、現在でもさまざまな導入拠点へ頻繁に足を運んでいます。絶えずバージョンアップできるのも、クラウドサービスならではの強みですね。

紙を98%削減、残業ゼロ、テレワークもスムーズに

▼山岡 リリースして約3年が経ち、導入成果の報告も多数寄せられるようになっています。中には「残業時間がほぼゼロになった」「紙を98%削減できた」など定量的な成果を上げている企業様もいらっしゃいますね。また、導入拠点を訪れてみると、オフィスの風景が導入前とガラッと変わっていることもあります。例えば、デスク上の5段ボックスがなくなり、代わりにデュアルモニターを置いて、より効率的に業務を遂行されている例も見られました。こうした事例は「使いこなしBook」にまとめて他のユーザー様にも共有しています。業務効率化の次なるステップへの足掛かりになればと思いますね。

▼田島 BCP対策の面では、大阪のユーザー様から、「昨年、台風の被害で出社が困難になった際に、受信FAXを他地域の営業所からWEBで確認することで、受注業務を継続できた」というお話を伺いました。別の事例では「コロナ以前から『e受信』を導入していたことで、緊急事態宣言時にも迅速に在宅ワークに移行できた」というユーザー様もいらっしゃいます。

▼山岡 運用定着も進んでおり、継続率はほぼ100%です。他の部署・拠点への横展開について相談いただくことも増えています。「今や『e受信』は仕事になくてはならない」というありがたい声もいただいていますね。

第2波以降に備えるなら今 FAX受信電子化の第一歩を

▼田島 5月以降、コロナ感染拡大の第2波・第3波に備えて、弊社へのお問い合わせもそれ以前の2倍以上に急増している状況です。今後も、いつ出勤が制限されるかわかりません。万が一のことが起こる前に、早めの導入検討をお勧めしています。

▼山岡 その中で、これまでずっと紙のFAXで行ってきた受発注業務を、いきなりデジタル化することには不安もあるはずです。弊社では導入時・導入後に、営業担当者や専門のサポートチームが現場で直接質問や相談を受け付けたり、アドバイスさせていただいたりもしていますので、ぜひ頼っていただければと思います。『e受信』は、受発注業務の電子化・効率化の入り口になるサービスだと自負しています。まずは”お試し”の感覚で、気軽に使ってみていただければ幸いです。

「e受信」 3つのポイント

1.受発注業務に特化した機能
2.現在のFAX番号がそのまま使える
3.クラウド型なのですぐに始められる

お問い合わせ情報

0120-341-890
担当:e-受信FAX サービス セールス担当
(対応時間 平日9:00~12:00/13:00~18:00)
メール:clp@nexway.co.jp
URL:https://www.nexway.co.jp/service/jyushin/

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